Duas empresas, uma família, todos reunidos

Por Lindsay e Dave Wilder

Ser empreendedor é empolgante, mas também requer muito trabalho. Além de ser a cara da sua empresa, você precisa manter tudo organizado nos bastidores. 

Sabemos disso pois vivemos isso todos os dias.

Somos Lindsay e Dave Wilder, empreendedores em linhas de negócios muito diferentes.

Sou dona da Lindsay O. Creative, uma empresa de design de interiores exclusiva. Quando comecei meu negócio em 2008, queria operar com mais eficiência do que na minha experiência anterior com um servidor empresarial.

O Dropbox é a nossa maneira de conquistar eficiência, flexibilidade e estrutura. Assim que iniciamos um projeto, ele recebe um número e criamos uma pasta para ele no Dropbox. Também arquivamos o conteúdo que podemos precisar para consulta, mas que não é mais atual. Dessa forma, sabemos que todos os arquivos existentes na pasta do projeto — PDFs, desenhos CAD ou documentos de texto — correspondem às versões mais recentes e otimizadas.

Além da simplicidade da organização, minha equipe também adora enviar arquivos grandes, pois é tão simples quanto compartilhar um link. Até mesmo pequenos projetos de design podem exigir arquivos e documentos muito grandes. Mas não precisamos nos preocupar se o arquivo é grande demais para ser enviado, é só compartilhar o link do arquivo no Dropbox.

Sempre precisei que nossos arquivos estivessem acessíveis de diferentes espaços e para pessoas diferentes. Recentemente, comecei a contratar estudantes no verão, o que deu nova ênfase ao gerenciamento de permissões.

Para isso, criamos uma pasta temporária de estudante: subpastas que servem como caixa de entrada e caixa de saída. Minha equipe coloca arquivos para os estudantes trabalharem na caixa de entrada e, assim que o trabalho é concluído, o estudante move o arquivo para a caixa de saída. Poderíamos alterar as configurações de permissões, mas é muito fácil criar pastas que permaneçam iguais à medida que os estudantes entram e saem da empresa. Dessa forma, os arquivos confidenciais sempre permanecem confidenciais.

Meu trabalho é exatamente o oposto do trabalho da Lindsay. Sou um consultor financeiro que começou no setor em 2010. Adorava o trabalho, mas odiava ser "um cara de banco". Os ternos, as longas horas, a cultura do trabalho: nada disso se encaixa na visão de longo prazo que tinha da minha vida. Por isso, em 2016, abri minha própria empresa, a Lantern Wealth.

Quando a Lindsay me apresentou o Dropbox, gostei muito do que vi. Gostei mais ainda quando descobri que o Dropbox basicamente espelhava o modo como o Explorador de Aquivos funciona no Windows. Eu podia criar, acessar, copiar, excluir e mover arquivos na nova ferramenta da mesma forma. Com o Dropbox, cada cliente recebe a mesma estrutura de pastas, e todos na minha equipe sabem onde está cada arquivo.

Como muitas das informações com as quais eu lido são confidenciais, tenho que cumprir rigorosos regulamentos de conformidade. O Dropbox criptografa no nível mais alto, o que garante que minha exposição a riscos é limitada. Se eu esquecer meu laptop em algum lugar e estiver preocupado com o acesso, posso desativar de forma rápida e fácil o acesso aos arquivos usando meu celular.

Para compartilhar um documento confidencial, prefiro usar um link do Dropbox em vez de um PDF protegido por senha. Não requer esforço extra de ninguém, e a segurança tem alto nível de confiança.

O Dropbox Sign leva meu escritório a um novo patamar, sem papel

Na minha linha de trabalho, tudo exige uma tonelada de documentação. Se um cliente está comprando uma apólice de seguro de vida ou abrindo um plano de poupança registrado, esses contratos exigem assinaturas físicas. Mas, no meu escritório, não há papel físico em lugar nenhum. Qualquer documento que exija uma assinatura é assinado, digitalizado, salvo no Dropbox e destruído na hora.

O Dropbox Sign foi outro divisor de águas no meu dia a dia. Com ele, consigo uma assinatura legalmente vinculativa de forma eletrônica. Também tenho a segurança proporcionada pelo carimbo de data e hora e da trilha de auditoria do documento. O processo da documentação agora é ainda mais fácil.

O armazenamento em nuvem economiza nosso tempo e dinheiro

Para nós dois, o Dropbox viabiliza os aspectos empresariais do nosso trabalho. Sem o Dropbox, nós teríamos que terceirizar o gerenciamento de um servidor, o que afetaria nossos resultados. O Dropbox acompanhou o crescimento de nossas empresas e sabemos que a plataforma pode ser expandida para atender às nossas necessidades. E, como nenhuma informação é armazenada em um dispositivo físico, nunca precisamos passar por um tempo de inatividade. Se um laptop ou outro dispositivo deixar de funcionar, não tem problema. Podemos substituí-lo e continuar de onde paramos. 

Nós dois também somos usuários do iPhone, e achamos que o aplicativo do Dropbox se integra muito bem ao dispositivo. Conseguir tomar notas, tirar uma foto ou assinar algo e salvar diretamente no Dropbox muitas vezes consolida nossos processos e facilita nossos negócios, assim como a administração da nossa casa, de qualquer lugar que estivermos.  

Nossa família e nossa vida: organização máxima

Enquanto planejávamos nosso casamento, fez sentido ter um local central para salvar e revisar informações. Então, tudo, do orçamento à lista de convidados, foi armazenado no Dropbox, inclusive nossas fotos de casamento. O Dropbox foi perfeito para as nossas necessidades da época e desempenhou um papel ainda maior na nossa vida ao longo dos anos.

Nossa família cresceu e agora somos quatro, o que às vezes consegue ser ainda mais caótico do que uma empresa. Com o Dropbox, armazenamos tudo: fotos, declarações de imposto, documentos de veículos, recibos. É justo dizer, não é tão organizado quanto nossas pastas de trabalho, mas ao menos eliminamos todo esse papel da nossa vida e da nossa casa. 

Além do armazenamento, é fácil compartilhar com pessoas de fora da nossa família imediata. Temos um local central com informações sobre cuidados infantis e nossa cabana de férias que compartilhamos com amigos. E é facílimo compartilhar nossas fotos.

Um armário de arquivos digitais com baixa manutenção

Se você tem uma empresa em que a criatividade impera ou se você tem um armazenamento de arquivos mais tradicional, não há motivo se intimidar pelo Dropbox. É uma maneira simples e fácil de organizar e compartilhar com outras pessoas. Você pode vincular o Dropbox a qualquer coisa, a manutenção é mínima.

Nós nos despedimos dos armários de arquivos monstruosos e sabemos que podemos expandir o tamanho do nosso armazenamento se precisarmos. Tudo está seguro e não tivemos que aprender a usar nenhum software novo. Organizamos nossas empresas individuais e nossa vida doméstica com uma solução simples. Seja qual for a nossa necessidade no futuro, o Dropbox estará conosco.