하나의 가족, 두 개의 비즈니스를 한 공간에

글: Lindsay Wilder, Dave Wilder

기업가의 삶은 박진감이 넘치지만, 여기에는 큰 노력이 필요합니다. 본인이 회사를 대표하는 얼굴일 뿐만 아니라, 보이지 않는 곳에서 모든 것을 체계적으로 관리해야 하죠. 

어떻게 아냐고요? 저희가 매일매일 직접 경험하기 때문이죠.

안녕하세요, Lindsay와 Dave 부부입니다. 저희는 완전히 다른 업계에서 각자 비즈니스를 운영하고 있습니다.

저는 부티크 인테리어 디자인 회사 Lindsay O. Creative의 대표입니다. 2008년에 이 회사를 시작하며 저는 회사 서버가 따로 있었던 과거의 운영 방식보다 더 효율적인 방식으로 회사를 운영하고 싶었습니다.

그래서 효율성과 유연성, 체계성을 확보하기 위해 Dropbox를 선택했습니다. 우리는 프로젝트를 시작하자마자 프로젝트에 번호를 지정한 후 Dropbox 폴더를 만듭니다. 그리고 현재 버전은 아니지만 참조용으로 나중에 필요할 수도 있는 자료는 따로 보관하고 있죠. 이렇게 하면 프로젝트 폴더에 있는 PDF 파일, CAD 도면, 텍스트 문서 등의 모든 자료가 언제나 가장 완성도 높은 최신 버전으로 유지됩니다.

우리 팀은 간편한 정리 기능 외에도 링크로 대용량 파일을 간편하게 공유할 수 있는 기능을 좋아합니다. 규모가 작은 디자인 프로젝트라고 해도 대용량 파일과 문서는 필수입니다. 하지만 우리는 전송하기에 너무 큰 파일이 있어도 걱정할 필요가 없습니다. Dropbox에서 파일 링크로 간편하게 전송할 수 있기 때문이죠.

저는 언제나 서로 다른 위치에 있는 다양한 사람들이 파일에 액세스할 수 있도록 해야 합니다. 최근에는 여름방학을 맞은 대학생들을 채용하며 권한 관리의 중요성이 더욱 커졌습니다.

그래서 우리는 학생들이 수신함 겸 발송함으로 사용할 수 있는 임시 폴더를 만들었습니다. 팀은 학생들이 작업해야 할 파일을 수신함에 넣고, 학생들은 작업을 완료한 후 파일을 발송함으로 옮기는 방식이죠. 개별적으로 권한 설정을 변경할 수도 있지만, 학생들이 수시로 바뀌는 와중에도 그대로 유지되는 폴더를 만드는 편이 훨씬 간편합니다. 그러면 기밀 파일이 언제나 기밀로 유지되죠.

제 일은 Lindsay가 하는 일과는 완전히 다릅니다. 저는 2010년부터 금융 자문가로 일해 왔습니다. 저는 일 자체는 좋아했지만, '금융권 종사자'가 되는 것은 싫었습니다. 반듯한 정장, 긴 업무 시간, 조직 문화 등 제 장기적인 삶의 목표와 부합되는 것이 하나도 없었기 때문입니다. 그래서 저는 2016년에 Lantern Wealth라는 이름의 회사를 직접 차렸습니다.

Lindsay가 저에게 Dropbox를 소개해줬을 때 저는 Dropbox가 꽤 마음에 들었습니다. 그리고 Dropbox가 기본적으로 Windows의 파일 탐색기와 동일한 방식으로 작동한다는 것을 알고는 더더욱 마음에 들었죠. 기존에 파일을 만들고, 액세스하고, 복사하고, 삭제하고, 옮겼던 방식 그대로 사용하면 되어 사용상의 문제가 전혀 없었습니다. 그리고 클라이언트마다 동일한 구조의 폴더를 만들기 때문에 팀원 모두 어떤 파일이 어디에 있는지 알고 있죠.

저는 민감한 정보를 다루는 사람입니다. 그래서 컴플라이언스 규정을 엄격하게 준수해야 하죠. Dropbox에서는 가장 높은 수준의 암호화 기술로 파일이 암호화되어 민감한 정보의 유출을 최소화할 수 있습니다. 노트북을 아무 데나 뒀다가 누군가가 무단으로 정보에 액세스할까 봐 걱정되면 휴대폰으로 파일 액세스를 간편하게 차단할 수 있죠.

저는 민감한 문서를 공유하는 방식으로 비밀번호를 설정한 PDF 파일보다 Dropbox 링크를 선호합니다. 신뢰할 수 있는 Dropbox 보안 덕분에 추가적인 조치를 취해야 할 필요가 없죠.

Dropbox Sign으로 구축한 새로운 차원의 페이퍼리스 환경

제가 종사하는 업계에서는 무슨 일을 하든 엄청난 서류 작업이 필요합니다. 클라이언트가 생명보험에 들거나 새로운 적금 계좌를 개설할 경우 계약서에 물리적인 서명을 해야 하죠. 하지만 제 사무실에서는 어디서도 종이를 찾아볼 수 없습니다. 서명이 필요한 모든 문서는 그 즉시 서명을 받고 스캔해 Dropbox에 저장한 후 폐기하기 때문입니다.

Dropbox Sign은 또 다른 신의 한 수였습니다. Dropbox Sign을 사용한 후 법적 구속력이 있는 서명을 온라인으로 받을 수 있는 것은 물론 문서 활동 시간과 문서 감사 내역이 제공되어 보안도 강화되었죠. 그래서 지금은 서류 작업이 한결 더 수월합니다.

시간과 비용을 절약해주는 클라우드 스토리지

우리 두 사람 모두 Dropbox 덕분에 기업가로서의 삶이 가능했습니다. Dropbox가 없었더라면 둘 다 서버 관리를 아웃소싱 업체에 맡기느라 더 큰 비용을 지출해야 했을 겁니다. Dropbox는 우리가 비즈니스를 키워가는 과정에 함께했고, 앞으로도 필요한 경우 규모 확장을 통해 우리의 요건을 충족해줄 겁니다. 또한, 정보가 물리적인 장치에 저장되어 있지 않으니 다운타임이 발생할 일도 없죠. 노트북이나 다른 장치가 고장나도 괜찮습니다. 다른 장치를 구매해 이전 그대로의 환경을 간편하게 복구할 수 있기 때문입니다. 

그리고 우리 부부는 둘 다 iPhone을 사용하는데, Dropbox는 iPhone과 정말 원활하게 연동됩니다. 메모를 하거나, 사진을 찍거나, 문서에 서명한 후 Dropbox에 바로 저장할 수 있어 프로세스가 하나로 통합되고 이동 중에도 간편하게 비즈니스를 운영할 수 있죠. 가계를 운영하기도 훨씬 수월합니다.  

가족과 삶에 더해진 체계

결혼을 준비할 때 우리 부부는 온갖 정보를 저장해 놓고 검토할 수 있는 하나의 중심 공간이 있으면 좋겠다고 생각했습니다. 그래서 예산부터 하객 명단, 심지어 결혼사진까지 모든 것을 Dropbox에 저장했죠. Dropbox는 당시 우리가 원하던 모든 요건에 완벽하게 부합했고, 이후 우리의 삶에서 생각했던 것보다 더 큰 역할을 하고 있습니다.

이제 우리 가족은 네 명이 되었고, 가끔은 가족의 삶이 비즈니스를 운영하는 것보다 더 정신이 없을 때도 있습니다. 우리는 Dropbox에 사진, 세금 환급 서류, 자동차 관련 서류, 영수증 등 모든 것을 저장합니다. 업무용 폴더처럼 체계적으로 정리되어 있지는 않지만, Dropbox 덕분에 집에서 종이가 자취를 감췄죠. 

스토리지 공간 이외에도 좋은 점은 많습니다. 가족이 아닌 사람들과도 파일을 간편하게 공유할 수 있고, 친구들과 육아나 휴가 때 이용할 숙소 등에 관한 정보를 공유할 수 있는 중심 공간이 되어주기도 하죠. 또한, 사진도 손쉽게 공유할 수 있습니다.

손이 덜 가는 디지털 파일 보관함

창의력이 필요한 비즈니스를 운영하든, 보다 전통적인 파일 스토리지가 필요하든, Dropbox 사용에 겁먹을 필요는 없습니다. Dropbox는 간편하게 파일을 정리하고 공유할 수 있는 작업 공간입니다. 다양한 도구를 연결해 사용할 수도 있고, 관리는 거의 필요하지 않죠.

우리는 이제 더 이상 커다란 파일 보관함을 사용하지 않습니다. 그리고 언제든 필요할 때 스토리지 규모를 확장할 수 있다는 사실을 잘 알고 있죠. 새로운 소프트웨어를 사용하는 방법을 배우지 않아도 모든 자료가 안전하게 보관됩니다. 우리 가족은 개인 비즈니스와 가정생활을 하나의 간편한 솔루션으로 정리했습니다. 앞으로 무엇이 필요할지는 몰라도 Dropbox가 있으니 걱정 없습니다.