一個家庭,兩份工作,共生共存

將 Dropbox 在事業與個人領域的優勢帶給同為創業家的一家人。

四口之家

作者:Lindsay 與 Dave Wilder

創業是一件令人心情振奮的事,但同時也有許多工作得做。創業家不只是企業的門面,還要在幕後讓一切保持井然有序。

這點我們感同身受,因為我們的日常工作正是如此。

我們是 Lindsay Wilder 與 Dave Wilder,各自在截然不同的商業領域創業。

我需要分享大型檔案、管理使用權限、保持井然有序

Lindsay 站在自己設計的廚房裡

我擁有 Lindsay O. Creative 這家小型高級室內設計公司。我在 2008 年創業,當時便希望自己的公司管理效率能比以前使用公司伺服器時的經驗更好。

我們達到良好效率、靈活彈性、維持條理的方法,正是 Dropbox。每當開始一項專案時,就會將專案編號,並且建立一個 Dropbox 資料夾。我們也會將可能需要留作參考,但目前不再使用的內容封存起來。如此一來,我們就能對專案中所有資料夾瞭若指掌,包括 PDF、CAD 圖檔,或是文字文件,全都保持最新最好的版本。

除了整理起來簡單明瞭之外,我的工作團隊也很滿意在寄送大型檔案時,只需要輕鬆分享連結。即使只是小型的設計專案,檔案與文件都可能相當龐大。但我們不需要擔心是否會因為檔案過大而無法傳送,只要分享 Dropbox 檔案的連結就好。

在開始擴編工作團隊時,一定要提升營運效率並且加強組織方式,這兩點至關重要。

有一扇門和固定式層架的室內空間
行動裝置上顯示 Dropbox 中的創意檔案

我向來要求我們的檔案必須能在不同的儲存空間由不同人存取。最近我開始招聘暑期實習生,管理使用權限因此變得更加重要。

所以我們建立了一個實習生專用的臨時資料夾:子資料夾當成實習生的收件匣與寄件匣使用。我的工作團隊將交給實習生處理的檔案放在收件匣中,實習生完成工作後便將檔案移動到寄件匣。雖然可以更改使用權限設定,但是公司的實習生來來去去,建立維持不變的資料夾是相當輕鬆的解決方法。如此一來,機密檔案永遠不會洩漏。

我需要符合直覺、安全的解決方案,實現無紙化辦公室

男人與小孩微笑

我的工作與 Lindsay 非常不同。我是一名財務顧問,在 2010 年入行。我喜歡工作本身,不過討厭「銀行家」這個頭銜。像需要衣著西裝、工時漫長,還有工作文化,處處都跟我對人生的長期願景格格不入。所以我在 2016 年創立 Lantern Wealth

Lindsay 向我介紹 Dropbox 時,我就很有好感。發現 Dropbox 與 Window 檔案總管的運作方式如出一轍時,讓人更加心動。如此消除了我的疑慮,因為我能用相同的方式建立、存取、複製、刪除和移動檔案。每位客戶的資料夾結構都相同,所以工作團隊的每個人都知道每個檔案的所在位置。

高度加密代表客戶資訊時時安全無虞,讓我高枕無憂。

Lantern Wealth 標誌
手機畫面顯示檔案結構

由於我處理的是敏感資訊,必須遵守嚴格的法規遵循規定。Dropbox 達到最高的加密級別,因此我能確定暴露在風險之中的機率不大。如果我把筆電忘在某處而擔心檔案遭到存取,我可以馬上從手機將檔案的存取權關閉,簡單輕鬆。

想要分享敏感文件的時候,我偏好使用 Dropbox 連結,而非密碼保護的 PDF 檔。這樣就不需要經過任何人的額外手續,還能在安全性上達到極高的機密性。

HelloSign 讓無紙化辦公室更上一層樓

我的工作流程處處需要大量文書作業。如果客戶購買人壽保險保單或是開立註冊儲蓄計畫,這些合約都需要實體簽名。但是我的辦公室裡沒有任何實體紙本。所有需要簽名的文件,都在簽署完後馬上掃描並儲存到 Dropbox,並當場銷毀。

開始使用 HelloSign 後,一切徹底改觀。我可以在電子化平台上取得具有法律效力的簽名,而且時間戳記和文件稽核紀錄能增添安全性。紙本作業流程現在變得更加輕鬆容易。

雲端儲存省時又省錢

Dropbox 讓我們兩人能在工作時發揮創業精神。如果沒有 Dropbox,我們都必須將伺服器管理業務外包,而這需要付出更多成本。Dropbox 在我們的公司成長時常伴左右,我們也知道這個平台能隨著需求擴張。而且因為資訊並非儲存在實體裝置上,從來沒有人碰到需要停機中斷工作的情況。就算筆電或其他裝置故障,也沒有問題。我們可以使用另外一部裝置,從中斷的地方繼續作業。

我們兩人也都是 iPhone 使用者,我們發現 Dropbox 與 iPhone 應用程式的整合堪稱天衣無縫。能當場做筆記、照相,或是簽署文件後直接儲存到 Dropbox,我們的工作流程常因此更加穩固,也更容易隨時隨地工作,管理家務也是如此。

婚禮當天的 Lindsay 與 Dave

家庭與生活目標:追求有條不紊

規劃婚禮時,理所當然要將各式資訊集中儲存和檢視。所以大大小小的事項,從預算到來賓名單都儲存在 Dropbox 上,婚禮相片的最終成品也不例外。當時 Dropbox 完美符合我們的需求,在之後數年的人生中更是扮演更舉足輕重的角色。

我們的家庭已經成長成四口之家,混亂程度跟管理企業相比有過之而無不及。有了 Dropbox,從相片到報稅資料,從車輛文件到收據,我們把所有東西都儲存在上面。跟工作資料夾相比,家庭資料夾的確沒有那麼井然有序,但是這讓我們的生活與家中不再需要實體紙本。

除了儲存空間,Dropbox 讓我們能夠輕鬆與核心家庭成員以外的人分享資訊。我們有一個兒童醫療資訊的集中處,還有與朋友共用的度假小屋資訊。此外,分享相片可說是易如反掌。

Lindsay 和 Dave 與女兒們一同散步聊天

不須過多維護的數位檔案櫃

無論公司樂於發揮創意,還是採取傳統的檔案儲存方式,都不必對 Dropbox 戒慎恐懼。這是一種簡單容易的整理方式,能輕鬆與他人分享。可將 Dropbox 與一切事物連結,而且不需要經常維護。

我們已經向怪獸般的檔案櫃告別,我們知道只要有需要便能擴大儲存空間的大小。一切安全無虞,也不需要學習新軟體。只需一個簡單的解決方案,就能讓我們的個人事業與家庭生活井井有條。不管未來有何需要,Dropbox 有求必應。

發現輕鬆協作的方法

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