Twee bedrijven, één familie, iedereen samen

Door Lindsay en Dave Wilder

Ondernemer zijn is spannend, maar ook veel werk. Je bent niet alleen het gezicht van je onderneming, maar je moet achter de schermen ook alles georganiseerd houden. 

Wij ervaren dit elke dag, dus we weten waar we het over hebben.

Wij zijn Lindsay en Dave Wilder, allebei ondernemer maar wel in totaal verschillende sectoren.

Ik ben eigenaar van Lindsay O. Creative, een klein interieurdesignbedrijf. Toen ik in 2008 met mijn bedrijf begon, wilde ik efficiënter werken dan mijn vorige ervaring met een bedrijfsserver.

Wij gebruiken Dropbox om efficiëntie, flexibiliteit en structuur te krijgen. Zodra we met een project aan de slag gaan, wordt er een projectnummer aan toegewezen en maken we een Dropbox-map. Ook houden we een archief met materiaal aan dat we ter referentie kunnen gebruiken, maar dat niet meer actief wordt gebruikt. Op die manier weten we zeker dat alles in de projectmap, zoals PDF-bestanden, CAD-tekeningen en tekstdocumenten, de meest recente en beste versie hebben.

Dit maakt de organisatie niet alleen stukken makkelijker, maar zorgt er ook voor dat mijn team grote bestanden kan verzenden door enkel een link te delen. Zelfs voor kleine ontwerpprojecten kunnen vrij grote bestanden en documenten nodig zijn. Maar we hoeven niet bang te zijn dat het bestand te groot wordt om te verzenden; we delen gewoon de link naar het bestand in onze Dropbox-map.

Ik wilde altijd al dat onze bestanden vanaf verschillende locaties en voor meerdere mensen toegankelijk waren. Sinds kort heb ik voor de zomer studenten in dienst, waardoor er meer druk kwam op het beheren van machtigingen.

We maakten dus een tijdelijke map aan voor studenten: submappen die als hun Postvak IN en UIT fungeren. Mijn team plaatst de bestanden waar de studenten aan werken in het Postvak IN en zodra het werk is voltooid, verplaatst de student het bestand naar het Postvak UIT. We hadden ook de instellingen voor machtigingen kunnen wijzigen, maar het is net zo makkelijk om mappen te maken die altijd hetzelfde blijven voor alle studenten die hier komen werken en weer vertrekken. Op deze manier blijven vertrouwelijke documenten altijd vertrouwelijk.

Mijn werk is precies het tegenovergestelde van dat van Lindsay. Ik ben financieel adviseur en ben begonnen in 2010. Het werk was geweldig, maar ik vond het niet leuk dat ik een 'bankiertje' was. De nette pakken, de lange uren, de bedrijfscultuur... het paste gewoon allemaal niet bij hoe ik mijn leven op de lange termijn zag. Dus ben ik in 2016 met mijn eigen bedrijf, Lantern Wealth, begonnen.

Toen Lindsay me Dropbox liet zien, was ik verkocht. En ik vond het nog beter toen ik erachter kwam dat Dropbox als het ware Windows Verkenner spiegelt. Dat verlaagde de drempel wel voor mij, omdat ik het op dezelfde manier kan gebruiken om bestanden te maken, openen, kopiëren, verwijderen en verplaatsen. Elke klant ziet dezelfde mappenstructuur, dus iedereen in mijn team weet waar alles te vinden is.

Ik werk met gevoelige informatie, dus ik moet me aan strikte nalevingseisen houden. Dropbox versleutelt gegevens op het hoogste niveau, dus ik kan erop vertrouwen dat ik zo min mogelijk word blootgesteld aan risico's. Als ik mijn laptop ergens laat liggen en me zorgen maak over de gegevensbeveiliging, kan ik toegang tot de bestanden snel en gemakkelijk afsluiten vanaf mijn telefoon.

Voor het delen van gevoelige documenten gebruik ik liever een Dropbox-link dan een PDF die met een wachtwoord is beveiligd. Het vergt geen extra inspanningen van mensen, omdat je vertrouwen kunt hebben in de beveiliging.

Mijn papierloze kantoor wordt nog beter met Dropbox Sign

In mijn vak is voor alles een enorme papierwinkel vereist. Als een klant een levensverzekering aanschaft of een geregistreerd spaarplan opent, moeten die contracten fysiek worden ondertekend. Maar in mijn kantoor ligt nergens fysiek papier. Alles wat een handtekening nodig heeft, wordt ondertekend, gescand, opgeslagen in Dropbox en ter plekke versnipperd.

Toen ik Dropbox Sign voor het eerst ging gebruiken, was ook dit een ware revolutie voor me. Nu kan ik een juridisch bindende handtekening elektronisch verkrijgen. Ook profiteer ik van de beveiliging van de tijdstempel en het controlespoor van het document. Het proces voor papierwerk is nu nog eenvoudiger.

Door cloudopslag besparen we tijd en geld

Dropbox maakt voor ons allebei de ondernemingsaspecten van ons werk mogelijk. Zonder Dropbox zouden we beiden het beheer van een server moeten uitbesteden, wat ten koste zou gaan van onze winst. Dropbox was er toen onze bedrijven groeiden, dus we weten dat het platform kan worden uitgebreid om aan onze verwachtingen te voldoen. En omdat er geen informatie wordt opgeslagen op een fysiek apparaat, heeft niemand hinder van downtime. Als een laptop of ander apparaat ermee ophoudt, is dat geen probleem. We pakken gewoon een ander apparaat en gaan verder waar we gebleven waren. 

Ook gebruiken we allebei een iPhone en de Dropbox-app is daar zeer goed mee geïntegreerd. De mogelijkheid om aantekeningen en foto's te maken, iets te ondertekenen en het direct op te slaan in Dropbox versterkt ons proces en maakt het voor ons makkelijker om zaken te doen (of ons huishouden te regelen) als we onderweg zijn.  

Ons gezin en ons leven: zo georganiseerd mogelijk

Toen we onze bruiloft planden, was het logisch om informatie op een centrale plek op te slaan en te bekijken. Alles, van ons budget tot de gastenlijst, werd dus in Dropbox opgeslagen, inclusief de uiteindelijke trouwfoto's. Op dat moment was het perfect voor wat wij nodig hadden, maar het zou in de loop der jaren een nog grotere rol in ons leven gaan spelen.

Ons huishouden bestaat inmiddels uit vier personen, waardoor het er soms net even chaotischer aan toegaat dan in een bedrijf. Met Dropbox slaan we alles, van foto's en belastingteruggaven tot voertuigdocumenten en recepten, daarin op. Het is misschien niet zo georganiseerd als onze werkmappen, maar het heeft ons leven en ons huis wel papierloos gemaakt. 

Niet alleen is opslag heel makkelijk, je kunt ook bestanden eenvoudig delen met mensen buiten ons gezin. We hebben een centrale locatie voor informatie over kinderopvang en ons vakantiehuisje dat we met vrienden delen. En het delen van onze foto's is ontzettend eenvoudig.

Een digitale archiefkast die weinig onderhoud vergt

Met Dropbox hoef je je niet geïntimideerd te voelen, of je nu een creatief bedrijf runt of meer traditionele bestandsopslag gebruikt. Het biedt je een eenvoudige, gemakkelijke manier om bestanden te organiseren en met anderen te delen. Je kunt Dropbox met alles koppelen; minder onderhoud is bijna niet mogelijk.

We hebben de logge archiefkasten de deur uitgedaan en we weten dat we onze opslaggrootte altijd kunnen uitbreiden als dat nodig is. En alles is veilig, zonder dat we nieuwe software moeten leren gebruiken. We hebben onze beide ondernemingen en ons gezinsleven weten te organiseren met één eenvoudige oplossing. Wat we in de toekomst ook nodig zullen hebben: Dropbox staat voor ons klaar.