Преимущества Dropbox для семьи предпринимателей с точки зрения профессиональных и личных целей.
Авторы: Линдси и Дэйв Уайлдер
Быть частным предпринимателем интересно, но нелегко. Нужно не только быть «лицом» своего бизнеса, но и управлять внутренними процессами.
Мы хорошо это знаем, потому что занимаемся этим каждый день.
Мы — это Линдси и Дэйв Уайлдер, предприниматели. Однако сфера бизнеса у каждого своя, и они совершенно разные.
Я владею фирмой Lindsay O. Creative, специализирующейся на дизайне интерьеров. Открыв свое дело в 2008 году, я поставила перед собой цель организовать процесс более эффективно, чем на предыдущем месте работы, где мы использовали корпоративный сервер.
Чтобы обеспечить эффективность, гибкость и порядок, мы выбрали Dropbox. При создании проекта мы присваиваем ему номер и создаем отдельную папку в Dropbox. Мы также ведем архив, где хранятся ранее использованные материалы, которые могут понадобиться для справки. Таким образом, мы знаем, что в папке проекта хранятся только самые последние версии PDF-файлов, чертежей или текстовых документов.
Помимо удобной структуры хранения моей команде также нравится, что вместо отправки больших файлов можно просто предоставить на них ссылку. Файлы и документы даже для скромных дизайнерских проектов могут иметь очень большой размер. Но благодаря Dropbox мы можем не беспокоиться об этом: если файл слишком велик для отправки, мы просто отправляем ссылку на него.
По мере увеличения числа сотрудников было необходимо повысить эффективность и совершенствовать подход к организации.
Я всегда хотела, чтобы рабочие файлы были доступны с разных устройств и для разных людей. В последние годы я начала нанимать на лето студентов, в связи с чем пришлось уделить особое внимание управлению разрешениями.
Для этих целей мы создали для студентов временную папку с подпапками, которые выполняют функцию почтовых ящиков для входящих и исходящих сообщений. Мои сотрудники кладут файлы для студентов в папку «Входящие», а студенты, выполнив работу, кладут файлы в папку «Исходящие». Создать папки проще, чем настраивать разрешения для временных работников. И это позволяет обеспечить конфиденциальность.
Моя деятельность — полная противоположность тому, чем занимается Линдси. С 2010 года я предоставляю свои услуги в качестве финансового консультанта. До этого я был банковским служащим, и работа была по душе, но меня не совершенно устраивали условия труда. Дресс-код, продолжительный рабочий день, корпоративная культура — не такой я представлял свою жизнь в долгосрочной перспективе. Поэтому в 2016 году я открыл собственную компанию Lantern Wealth.
Когда Линдси показала мне Dropbox, мне очень понравилось это решение. Оно понравилось мне еще больше, когда я узнал, что Dropbox работает по принципу Проводника Windows, то есть в нем таким же образом можно создавать, открывать, копировать, удалять и перемещать файлы. Для меня это стало решающим фактором. Для каждого клиента мы используем одну и ту же структуру папок, поэтому все мои сотрудники знают, где и что находится.
Высокий уровень шифрования означает, что я могу спать спокойно, ведь данные моих клиентов всегда в безопасности.
Информация, с которой я работаю, конфиденциальна, то есть необходимо соблюдать строгие правила нормативного соответствия. Dropbox использует самые надежные методы шифрования, минимизируя риски. Даже если я потеряю ноутбук, можно быстро отключить доступ к файлам с телефона.
Для предоставления доступа к конфиденциальным документам я предпочитаю использовать ссылки на файлы в Dropbox, а не защищенный паролем файл PDF. Такой способ не требует дополнительных усилий и гарантирует высокий уровень безопасности.
В моей сфере деятельности требуется оформлять огромное множество документов. Если клиент покупает полис страхования жизни или открывает зарегистрированный сберегательный план, необходимо заверить эти документы физической подписью. Однако в моем офисе вы не найдете физических копий договоров. Мы подписываем все документы, которые требуется заверить подписью, сканируем их, сохраняем в Dropbox и тут же уничтожаем.
Использование Dropbox Sign стало поворотным моментом для моего бизнеса. Теперь я могу заверять юридически обязывающие документы электронной подписью, а временные метки и журнал аудита гарантируют их защиту. Процесс оформления документов стал еще проще.
Dropbox упрощает работу для нас обоих. Без него нам пришлось бы отдать на аутсорсинг управление сервером, пожертвовав частью прибыли. Благодаря ему мы смогли развивать свое дело, и мы знаем, что по мере увеличения потребностей всегда можем получить дополнительные ресурсы. А поскольку наша информация больше не хранится на физических устройствах, исключена вероятность простоев. Если сломается ноутбук, ничего страшного — мы можем взять другой и продолжить работу с того места, на котором остановились.
Мы оба пользуемся телефонами iPhone и считаем, что приложение Dropbox очень хорошо адаптировано для них. С его помощью можно делать заметки и фотографии, добавлять к ним примечания и сохранять прямо в Dropbox, поэтому мы можем заниматься делами или решать бытовые вопросы прямо на ходу.
При планировании свадьбы мы решили создать единое место для хранения и просмотра информации. Таким образом, все, начиная с бюджета и списка гостей и заканчивая свадебными фотографиями, хранилось в Dropbox. Это решение идеально подошло для наших нужд и с годами стало играть еще более важную роль в нашей жизни.
Сегодня в нашей семье уже четыре человека, и иногда в личной жизни приходится прикладывать больше усилий, чем при управлении бизнесом. Мы используем Dropbox для хранения всех важных документов и файлов — от фотографий и налоговых деклараций до документов на машину и чеков. Справедливости ради надо сказать, что в личных папках царит не такой строгий порядок, как в рабочих, но, по крайней мере, мы избавились от лишних бумаг в нашей жизни и нашем доме.
Благодаря Dropbox файлы можно не только с удобством хранить, но и с легкостью предоставлять к ним доступ. У нас есть общая папка с информацией об уходе за детьми и о домике для отдыха, который мы делим с друзьями. С ее помощью очень удобно делиться фотографиями.
Даже если ваша деятельность связана с творчеством или вы никогда не пользовались современными решениями для хранения файлов, не нужно бояться Dropbox. Это простой и удобный способ держать свои материалы в порядке и делиться ими. Dropbox можно использовать на любых устройствах — от вас не требуется никаких технических познаний.
Мы выбросили гигантские шкафы для документов и знаем, что при необходимости всегда можем увеличить размер облачного хранилища. Теперь наши документы находятся в полной безопасности, и нам даже не пришлось осваивать новые программы. Нам понадобилось всего одно простое решение для того, чтобы организовать бизнес и быт. Что бы ни понадобилось нам в будущем, у нас есть Dropbox.
Творческий процесс в Super Bonjour
Гибридные мероприятия от Semi Permanent
Пляжная фотография с Aquabumps
Эффективное рецензирование для творческих профессий
