Два бизнеса, одна семья, все вместе

Преимущества Dropbox для семьи предпринимателей с точки зрения профессиональных и личных целей.

Семья из четырех человек

Авторы: Линдси и Дэйв Уайлдер

Быть частным предпринимателем интересно, но нелегко. Нужно не только быть «лицом» своего бизнеса, но и управлять внутренними процессами. 

Мы хорошо это знаем, потому что занимаемся этим каждый день.

Мы — это Линдси и Дэйв Уайлдер, предприниматели. Однако сфера бизнеса у каждого своя, и они совершенно разные.

Мне нужно делиться большими файлами, управлять разрешениями и поддерживать порядок

Линдси стоит на кухне, которую она спроектировала

Я владею фирмой Lindsay O. Creative, специализирующейся на дизайне интерьеров. Открыв свое дело в 2008 году, я поставила перед собой цель организовать процесс более эффективно, чем на предыдущем месте работы, где мы использовали корпоративный сервер.

Чтобы обеспечить эффективность, гибкость и порядок, мы выбрали Dropbox. При создании проекта мы присваиваем ему номер и создаем отдельную папку в Dropbox. Мы также ведем архив, где хранятся ранее использованные материалы, которые могут понадобиться для справки. Таким образом, мы знаем, что в папке проекта хранятся только самые последние версии PDF-файлов, чертежей или текстовых документов.

Помимо удобной структуры хранения моей команде также нравится, что вместо отправки больших файлов можно просто предоставить на них ссылку. Файлы и документы даже для скромных дизайнерских проектов могут иметь очень большой размер. Но благодаря Dropbox мы можем не беспокоиться об этом: если файл слишком велик для отправки, мы просто отправляем ссылку на него.

По мере увеличения числа сотрудников было необходимо повысить эффективность и совершенствовать подход к организации.

Интерьер с дверью и встроенными полками
На экране мобильного устройства показаны файлы творческих проектов в Dropbox

Я всегда хотела, чтобы рабочие файлы были доступны с разных устройств и для разных людей. В последние годы я начала нанимать на лето студентов, в связи с чем пришлось уделить особое внимание управлению разрешениями.

Для этих целей мы создали для студентов временную папку с подпапками, которые выполняют функцию почтовых ящиков для входящих и исходящих сообщений. Мои сотрудники кладут файлы для студентов в папку «Входящие», а студенты, выполнив работу, кладут файлы в папку «Исходящие». Создать папки проще, чем настраивать разрешения для временных работников. И это позволяет обеспечить конфиденциальность.

Мне нужно интуитивно понятное, безопасное решение для электронного документооборота

Улыбающиеся мужчина и ребенок

Моя деятельность — полная противоположность тому, чем занимается Линдси. С 2010 года я предоставляю свои услуги в качестве финансового консультанта. До этого я был банковским служащим, и работа была по душе, но меня не совершенно устраивали условия труда. Дресс-код, продолжительный рабочий день, корпоративная культура — не такой я представлял свою жизнь в долгосрочной перспективе. Поэтому в 2016 году я открыл собственную компанию Lantern Wealth.

Когда Линдси показала мне Dropbox, мне очень понравилось это решение. Оно понравилось мне еще больше, когда я узнал, что Dropbox работает по принципу Проводника Windows, то есть в нем таким же образом можно создавать, открывать, копировать, удалять и перемещать файлы. Для меня это стало решающим фактором. Для каждого клиента мы используем одну и ту же структуру папок, поэтому все мои сотрудники знают, где и что находится.

Высокий уровень шифрования означает, что я могу спать спокойно, ведь данные моих клиентов всегда в безопасности.

Логотип Lantern Wealth
На экране телефона показана файловая структура

Информация, с которой я работаю, конфиденциальна, то есть необходимо соблюдать строгие правила нормативного соответствия. Dropbox использует самые надежные методы шифрования, минимизируя риски. Даже если я потеряю ноутбук, можно быстро отключить доступ к файлам с телефона.

Для предоставления доступа к конфиденциальным документам я предпочитаю использовать ссылки на файлы в Dropbox, а не защищенный паролем файл PDF. Такой способ не требует дополнительных усилий и гарантирует высокий уровень безопасности.

Новый уровень электронного документооборота с HelloSign

В моей сфере деятельности требуется оформлять огромное множество документов. Если клиент покупает полис страхования жизни или открывает зарегистрированный сберегательный план, необходимо заверить эти документы физической подписью. Однако в моем офисе вы не найдете физических копий договоров. Мы подписываем все документы, которые требуется заверить подписью, сканируем их, сохраняем в Dropbox и тут же уничтожаем.

HelloSign стал для меня еще одним важным открытием. Теперь я могу заверять юридически обязывающие документы электронной подписью, а временная метка и журнал аудита гарантируют их защиту. Процесс оформления документов стал еще проще.

Облачное хранилище помогает нам экономить время и деньги

Dropbox упрощает работу для нас обоих. Без него нам пришлось бы отдать на аутсорсинг управление сервером, пожертвовав частью прибыли. Благодаря ему мы смогли развивать свое дело, и мы знаем, что по мере увеличения потребностей всегда можем получить дополнительные ресурсы. А поскольку наша информация больше не хранится на физических устройствах, исключена вероятность простоев. Если сломается ноутбук, ничего страшного — мы можем взять другой и продолжить работу с того места, на котором остановились. 

Мы оба пользуемся телефонами iPhone и считаем, что приложение Dropbox очень хорошо адаптировано для них. С его помощью можно делать заметки и фотографии, добавлять к ним примечания и сохранять прямо в Dropbox, поэтому мы можем заниматься делами или решать бытовые вопросы прямо на ходу.  

Линдси и Дэйв в день свадьбы

Семья и жизнь: полный порядок во всем

При планировании свадьбы мы решили создать единое место для хранения и просмотра информации. Таким образом, все, начиная с бюджета и списка гостей и заканчивая свадебными фотографиями, хранилось в Dropbox. Это решение идеально подошло для наших нужд и с годами стало играть еще более важную роль в нашей жизни.

Сегодня в нашей семье уже четыре человека, и иногда в личной жизни приходится прикладывать больше усилий, чем при управлении бизнесом. Мы используем Dropbox для хранения всех важных документов и файлов — от фотографий и налоговых деклараций до документов на машину и чеков. Справедливости ради надо сказать, что в личных папках царит не такой строгий порядок, как в рабочих, но, по крайней мере, мы избавились от лишних бумаг в нашей жизни и нашем доме. 

Благодаря Dropbox файлы можно не только с удобством хранить, но и с легкостью предоставлять к ним доступ. У нас есть общая папка с информацией об уходе за детьми и о домике для отдыха, который мы делим с друзьями. С ее помощью очень удобно делиться фотографиями.

Линдси и Дэйв гуляют и разговаривают со своими дочерьми

Удобный цифровой архив

Даже если ваша деятельность связана с творчеством или вы никогда не пользовались современными решениями для хранения файлов, не нужно бояться Dropbox. Это простой и удобный способ держать свои материалы в порядке и делиться ими. Dropbox можно использовать на любых устройствах — от вас не требуется никаких технических познаний.

Мы выбросили гигантские шкафы для документов и знаем, что при необходимости всегда можем увеличить размер облачного хранилища. Теперь наши документы находятся в полной безопасности, и нам даже не пришлось осваивать новые программы. Нам понадобилось всего одно простое решение для того, чтобы организовать бизнес и быт. Что бы ни понадобилось нам в будущем, у нас есть Dropbox.

Откройте для себя простой способ работать эффективнее

Начните работу с Dropbox