Découvrez les avantages professionnels et personnels qu'offre Dropbox à une famille d'entrepreneurs.
De Lindsay et Dave Wilder
Devenir entrepreneur est passionnant, mais c'est aussi beaucoup de travail. Non seulement vous êtes le visage de votre entreprise, mais vous devez aussi tout organiser en coulisses.
Nous le savons, car c'est quelque chose que nous vivons au quotidien.
Nous sommes Lindsay et Dave Wilder, tous deux entrepreneurs dans des secteurs d'activité très différents.
Je suis propriétaire de Lindsay O. Creative, une agence de décoration d'intérieur haut de gamme. Quand j'ai lancé mon activité en 2008, je voulais travailler de manière plus efficace et ne plus passer par un serveur d'entreprise.
Dropbox m'offre l'efficacité, la flexibilité et la structure dont j'ai besoin. Dès que nous démarrons un projet, nous lui attribuons un numéro et créons un dossier Dropbox. Nous conservons également une archive des contenus qui ne sont plus d'actualité, mais dont nous pourrions avoir besoin pour référence. De cette manière, nous savons que tout ce qu'il y a dans le dossier de projet (PDF, dessins de CAO ou documents texte, par exemple) est à jour.
Outre la simplicité d'organisation, mon équipe apprécie le fait de pouvoir envoyer des fichiers volumineux juste en partageant un lien. Même les petits projets de design nécessitent parfois des fichiers et documents qui prennent de la place. Mais ce n'est pas un problème pour nous. Pour envoyer un fichier, même volumineux, il nous suffit de partager un lien dans Dropbox.
Quand mon équipe a commencé à grandir, il est devenu vital pour nous de mieux nous organiser et de gagner en efficacité.
Il faut que les fichiers restent accessibles où que l'on travaille et quelle que soit la personne qui en a besoin. Récemment, j'ai commencé à embaucher des étudiants l'été, ce qui m'a amenée à revoir la gestion des autorisations.
Nous avons donc créé un dossier temporaire pour ces étudiants, avec des sous-dossiers qui leur servent de boîtes d'envoi et de réception. Mon équipe met les fichiers sur lesquels les étudiants vont travailler dans leur boîte de réception, et une fois qu'ils ont terminé, ils les mettent dans la boîte d'envoi. Nous aurions pu modifier les paramètres d'autorisation, mais il est plus simple de créer des dossiers qui resteront en place pour tous les étudiants à venir. De cette manière, les fichiers confidentiels restent confidentiels.
Mon travail est à l'opposé de celui de Lindsay. Je suis conseiller financier, et j'ai commencé à travailler dans ce secteur en 2010. J'aimais beaucoup le métier, mais je détestais être “banquier”. Le costume, les longues heures, la culture d'entreprise… Rien de tout cela ne correspondait à ma vision de la vie sur le long terme. J'ai donc créé ma propre entreprise, Lantern Wealth, en 2016.
Quand Lindsay m'a montré Dropbox, j'ai tout de suite été séduit, d'autant plus quand j'ai découvert que Dropbox fonctionnait comme l'explorateur de fichiers Windows. C'était rassurant, car je pouvais l'utiliser de la même façon pour créer, consulter, copier, supprimer et déplacer des fichiers. Tous mes dossiers client ont la même structure, afin que tous les membres de mon équipe puissent s'y retrouver.
Le haut niveau de chiffrement me permet d'avoir l'esprit tranquille, en sachant que les données de mes clients sont sécurisées.
À cause du caractère sensible des informations que je traite, je dois me conformer strictement aux normes en vigueur. Le chiffrement Dropbox est du plus haut niveau qui soit. Je sais donc que les risques sont limités. Si j'ai laissé mon ordinateur portable quelque part et que je ne veux pas que quelqu'un y accède, il me suffit de bloquer l'accès aux fichiers depuis mon téléphone.
Pour partager un document confidentiel, je préfère utiliser un lien Dropbox plutôt qu'un PDF protégé par mot de passe. Cela ne demande aucun effort supplémentaire à qui que ce soit, et j'ai confiance dans la sécurité de ce système.
Dans mon métier, il y a beaucoup de paperasse. Quand un client achète une assurance-vie ou ouvre un compte épargne, il faut une signature physique sur le contrat. Mais chez moi, vous ne trouverez pas de papier. Tout ce qui nécessite une signature est signé, numérisé, enregistré dans Dropbox, puis passé à la déchiqueteuse.
Dropbox Sign m'a changé la vie. Non seulement je bénéficie d'une solution de signature électronique à valeur juridique, mais aussi d'un horodatage et d'une piste d'audit sécurisés pour chaque document. Gérer la paperasse est devenu beaucoup plus facile.
Avec Dropbox, nous pouvons vivre pleinement nos vies d'entrepreneurs. Sans Dropbox, il nous faudrait externaliser notre gestion sur un serveur, ce qui réduirait nos bénéfices. Dropbox nous a accompagnés tout au long du développement de nos activités, et nous savons que cette plateforme peut évoluer pour répondre à nos besoins. Comme aucune information n'est stockée sur un appareil physique, personne ne risque de se retrouver au chômage technique. Si un ordinateur ou un autre appareil tombe en panne, ce n'est pas grave. Nous pouvons le remplacer et reprendre notre travail où nous l'avions laissé.
En outre, nous utilisons tous les deux un iPhone, et nous trouvons que l'application Dropbox s'y intègre vraiment bien. C'est très pratique de pouvoir prendre des notes ou une photo, ou encore de signer quelque chose et de l'enregistrer directement dans Dropbox. Cela nous facilite la vie, tant sur le plan professionnel que personnel.
Au moment d'organiser notre mariage, nous avons décidé de regrouper toutes les informations au même endroit pour mieux nous y retrouver : le budget, la liste des invités et même les photos de mariage. Tout est passé dans Dropbox. C'était parfait pour nos besoins à l'époque, et cela a joué un rôle encore plus important dans nos vies par la suite.
Notre famille compte maintenant quatre membres, et c'est parfois beaucoup plus chaotique qu'une entreprise. Avec Dropbox, nous stockons tout, des photos aux déclarations d'impôts, en passant par les reçus et les papiers de voiture. Ce n'est pas aussi bien organisé que nos dossiers de travail, il faut l'avouer, mais cela nous a permis de débarrasser nos vies et notre maison d'une énorme quantité de papier.
En plus du stockage, cela nous permet de partager facilement des contenus avec les personnes en dehors de notre famille proche. Nous pouvons ainsi regrouper les informations sur la garde d'enfants et sur notre chalet de vacances que nous partageons avec des amis. Et il est si facile de partager des photos.
Que vous soyez quelqu'un de créatif au travail ou que vous ayez des besoins de stockage plus traditionnels, ne soyez pas intimidé par Dropbox. C'est un moyen simple d'organiser et de partager des fichiers. Vous pouvez associer Dropbox à tout ce que vous voulez. Cela demande peu de travail.
Nous avons dit adieu à nos énormes classeurs, car nous savons que nous pouvons augmenter notre capacité de stockage si besoin. Tout est en sécurité, et il n'y a pas besoin d'apprendre à se servir d'un logiciel. Nous avons organisé notre vie professionnelle et notre vie de famille avec une seule et même solution très simple. Quels que soient nos besoins à l'avenir, nous savons que nous pouvons compter sur Dropbox.
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