Due aziende, una famiglia, tutte insieme

Di Lindsay e Dave Wilder

Essere un imprenditore è entusiasmante, ma richiede anche molto lavoro. Non solo sei il volto della tua attività, ma devi anche assicurarti di mantenere tutto organizzato dietro le quinte.

Noi lo sappiamo bene perché viviamo questa realtà ogni giorno.

Siamo Lindsay e Dave Wilder e siamo entrambi imprenditori, anche se in settori molto diversi.

Sono la titolare di Lindsay O. Creative, un'agenzia di interior design. Quando ho avviato la mia attività, nel 2008, volevo lavorare in modo più efficiente rispetto alla mia precedente esperienza con un server aziendale.

Dropbox è lo strumento che ci consente di ottenere efficienza, flessibilità e struttura. Quando iniziamo un nuovo progetto, gli assegniamo un codice e creiamo una cartella Dropbox corrispondente. Inoltre teniamo un archivio dei contenuti che potrebbero esserci utili da consultare come riferimento, ma che non fanno più parte dei progetti in corso. In questo modo possiamo assicurarci che tutti i contenuti della cartella del progetto (PDF, disegni CAD o documenti di testo) siano sempre le versioni più recenti e migliorate.

Oltre alla semplicità con cui è possibile organizzare i contenuti, il mio team apprezza molto la possibilità di inviare file di grandi dimensioni attraverso un semplice link. Anche i progetti di design più piccoli spesso richiedono l'uso di file e documenti di dimensioni piuttosto grandi, ma con Dropbox non dobbiamo preoccuparci se un file è troppo grande per essere inviato attraverso i canali tradizionali: basta condividere il link al file nel nostro account Dropbox ed è fatta.

Ho sempre avuto la necessità di rendere i file accessibili a persone diverse e da luoghi diversi. Di recente ho iniziato ad assumere studenti nel periodo estivo e questo mi ha fatto capire ulteriormente l'importanza della gestione delle autorizzazioni.

Abbiamo creato una cartella temporanea per gli studenti, con sottocartelle che fungono rispettivamente da cartella di partenza e cartella di ritorno. il mio team inserisce i file su cui devono lavorare gli studenti nella cartella di partenza e, a lavoro completato, lo studente inserisce i contenuti finali nella cartella di ritorno. Abbiamo la possibilità di modificare le impostazioni relative alle autorizzazioni, ma in realtà è molto semplice creare cartelle che rimangono invariate man mano che nuovi studenti entrano ed escono dall'azienda. In questo modo, i file riservati rimangono tali.

Il mio lavoro è l'esatto opposto di quello di Lindsay. Sono un consulente finanziario e lavoro in questo settore dal 2010. Mi piaceva molto il lavoro che svolgevo, ma detestavo essere il “classico impiegato di banca”. Il completo, le giornate infinite, la cultura del lavoro... nessuno di questi elementi rientrava nella mia visione a lungo termine. Così ho deciso di avviare la mia attività, Lantern Wealth, nel 2016.

Quando Lindsay mi ha fatto conoscere Dropbox, mi è piaciuto subito ciò che ho visto. E mi è piaciuto ancora di più quando ho scoperto che Dropbox rispecchiava praticamente il funzionamento della cartella Esplora file di Windows. Questa scoperta mi ha permesso di abbattere una barriera, perché potevo utilizzarlo allo stesso modo per creare, copiare, eliminare, spostare e accedere ai file. Posso creare la stessa struttura di cartelle per ogni cliente, in modo che ogni membro del mio team sappia esattamente dove si trova ogni contenuto.

Trattando informazioni sensibili, devo adeguarmi a rigorose norme di conformità. Poiché Dropbox applica il livello più elevato di crittografia, posso assicurarmi che la mia esposizione ai rischi sia limitata. Se lascio il computer da qualche parte e temo che qualcuno possa accedere ai dati, posso facilmente disattivare l'accesso ai file direttamente dal mio telefono.

Per condividere un documento sensibile preferisco utilizzare un link di Dropbox piuttosto che un PDF protetto con password, poiché non richiede lavoro in più al destinatario, grazie all'alto livello di sicurezza che offre.

Il mio ufficio privo senza carta fa un salto di qualità con Dropbox Sign

Nel mio settore, ogni singola azione richiede pile di scartoffie. Se un cliente deve acquistare una polizza vita o aprire un piano di risparmio, questi contratti richiedono delle firme fisiche. Tuttavia, nel mio ufficio non è presente neppure un foglio di carta. Tutto ciò che richiede una firma viene firmato, scansionato e salvato in Dropbox e condiviso direttamente sul posto.

Quando ho iniziato a utilizzare Dropbox Sign, questo strumento ha rivoluzionato il mio modo di lavorare. Ora posso ottenere elettronicamente una firma legalmente vincolante, con la sicurezza di una marca temporale per ogni azione effettuata e un audit trail del documento. Con questi strumenti, la gestione delle pratiche è decisamente più semplice.

L'archiviazione su cloud ci consente di risparmiare tempo e denaro

Per entrambi, Dropbox soddisfa tutte le nostre esigenze imprenditoriali. Se non ci fosse Dropbox, dovremmo affidarci a un server esterno che peserebbe sulle nostre entrate. Dropbox ci ha accompagnati nella crescita delle nostre attività grazie alla sua capacità di espandersi per adattarsi alle nostre esigenze. Poiché le informazioni non sono archiviate su un'unità fisica, non ci sono tempi di inattività per gli utenti. Se un computer o un altro dispositivo si guasta, non è un problema: possiamo trovarne un altro e riprendere da dove ci eravamo interrotti. 

Entrambi utilizziamo un iPhone e troviamo che l'app di Dropbox si integri molto bene con questo dispositivo. La possibilità di prendere appunti, scattare una foto o firmare un documento e salvare il tutto direttamente in Dropbox ci permette di consolidare i nostri processi e di condurre le nostre attività con maggiore facilità (compresa la gestione della casa), ovunque ci troviamo.  

La nostra vita famigliare e personale: un'organizzazione quasi perfetta

Quando abbiamo pianificato il nostro matrimonio, ci sembrava una buona idea avere un luogo centralizzato in cui salvare e riguardare le informazioni. Così abbiamo archiviato tutto in Dropbox, dal budget alla lista degli invitati, fino alle foto del matrimonio stesse. In quell'occasione, la piattaforma si è dimostrata perfetta per le nostre esigenze e siamo certi che nel corso degli anni assumerà un ruolo ancora più importante nelle nostre vite.

La nostra famiglia ora conta quattro persone, che a volte possono generare ancora più caos di un'impresa. Con Dropbox archiviamo tutti i nostri file importanti, come foto, documenti fiscali, documentazione relativa ai veicoli e ricevute. Per quanto, devo ammetterlo, le cartelle non siano ben organizzate come quelle di lavoro, almeno abbiamo eliminato tutta quella carta dalle nostre vite e dalla nostra casa. 

Oltre ad archiviare i contenuti, Dropbox ci consente di condividerli facilmente con gli altri membri della famiglia. Abbiamo uno spazio centralizzato in cui salvare le informazioni sulle scuole delle nostre figlie e gli album fotografici delle vacanze da condividere con gli amici. Inoltre, condividere le foto è facilissimo.

Un archivio digitale che richiede poca manutenzione

Se sei un professionista creativo o hai bisogno di archiviare più file tradizionali, non farti intimidire dall'uso di Dropbox: si tratta di un modo semplice e immediato per organizzare i contenuti e condividerli con gli altri. Puoi collegare Dropbox a qualsiasi altro strumento con pochissimo sforzo.

Finalmente ci siamo liberati degli ingombranti e strabordanti schedari; ora possiamo espandere la nostra capacità di archiviazione in base alle nostre esigenze e ogni file è al sicuro senza l'uso di nuovi software di cui bisogna apprendere il funzionamento. Abbiamo organizzato le nostre rispettive attività e la nostra vita famigliare con un'unica e semplice soluzione. Per tutte le esigenze che avremo in futuro possiamo contare su Dropbox.