Dos empresas, una familia, todos juntos

Por Lindsay y Dave Wilder

Ser empresario es emocionante, pero también da mucho trabajo. No solo eres la cara de tu empresa, sino que tienes que mantener todo organizado detrás de escena. 

Lo sabemos porque lo vivimos todos los días.

Somos Lindsay y Dave Wilder, ambos empresarios en líneas de negocio muy diferentes.

Soy propietaria de Lindsay O. Creative, una firma de diseño de interiores boutique. Cuando empecé mi negocio en 2008, quería operar de manera más eficiente que en mi experiencia previa con un servidor de la empresa.

Dropbox es nuestra forma de lograr eficiencia, flexibilidad y estructura. En cuanto iniciamos un proyecto, se le asigna un número de proyecto y creamos una carpeta de Dropbox. También conservamos un archivo de contenido que podemos necesitar como referencia, pero que ya no está actualizado. De esa manera, sabemos que todo lo que hay en la carpeta del proyecto (PDF, dibujos CAD o documentos de texto) es la última y mejor versión.

Además de la simplicidad de la organización, a mi equipo también le encanta que para enviar archivos grandes solo haya que hacer algo tan simple como compartir un vínculo. Incluso los proyectos de diseño pequeños requieren archivos y documentos que pueden ser bastante grandes. Pero no tenemos que preocuparnos si el archivo es demasiado grande para enviarlo; simplemente compartimos el vínculo al archivo en nuestro Dropbox.

Siempre he necesitado tener nuestros archivos accesibles desde diferentes espacios y para diferentes personas. Recientemente, comencé a contratar estudiantes de verano, lo que puso un nuevo énfasis en la administración de permisos.

Así que creamos una carpeta temporal de estudiante: subcarpetas que sirven como su bandeja de entrada y salida. Mi equipo coloca archivos para que los estudiantes trabajen en la bandeja de entrada y, una vez que el trabajo está completo, el estudiante mueve el archivo a la bandeja de salida. Podríamos cambiar la configuración de los permisos, pero es muy fácil crear carpetas que permanezcan iguales mientras los estudiantes entran y salen de la empresa. De esta manera, los archivos confidenciales siempre se mantendrán confidenciales.

Mi trabajo es todo lo contrario al de Lindsay. Soy un asesor financiero que se inició en la industria en 2010. Me encantaba el trabajo, pero odiaba ser "un tipo de banco". Los trajes, las largas horas, la cultura del trabajo, nada de eso encaja en mi visión a largo plazo de mi vida. Comencé mi propia empresa, Lantern Wealth, en 2016.

Cuando Lindsay me presentó Dropbox, me gustó lo que vi. Me gustó más cuando descubrí que Dropbox reflejaba esencialmente cómo funciona el Explorador de archivos en Windows. Eso derribó un obstáculo para mí, porque podía usarlo de la misma manera para crear, acceder, copiar, eliminar y mover archivos. Todos los clientes tienen la misma estructura de carpetas, por lo que todos en mi equipo saben dónde está todo.

El nivel de confidencialidad de la información que manejo significa que tengo que seguir estrictas normas de cumplimiento. Dropbox cifra al nivel más alto para garantizar que mi exposición a los riesgos sea limitada. Si dejo mi computadora portátil en cualquier lugar y me preocupa el acceso, puedo cerrar rápida y fácilmente el acceso a los archivos desde mi teléfono.

Para compartir un documento confidencial, prefiero usar un vínculo de Dropbox en lugar de un PDF protegido con contraseña. No requiere un esfuerzo adicional para nadie, y existe un alto nivel de confianza en su seguridad.

Mi oficina sin uso de papel va al siguiente nivel con Dropbox Sign

En mi línea de trabajo, todo requiere un montón de documentación. Si un cliente está por comprar una póliza de seguro de vida o abrir un plan de ahorro registrado, esos contratos requieren firmas físicas. Pero en mi oficina, no hay papel físico en ningún lugar. Se firma cualquier documento que lo requiera, se escanea, se guarda en Dropbox y se tritura en el momento.

Cuando comencé a utilizar Dropbox Sign, cambiaron las reglas del juego para mí. Puedo obtener una firma legalmente vinculante de forma electrónica. También tengo la seguridad de la marca de tiempo y el registro de auditoría del documento. El proceso de documentación ahora es aún más fácil.

El almacenamiento en la nube nos ahorra tiempo y dinero

Para ambos, Dropbox habilita los aspectos empresariales de nuestro trabajo. Sin Dropbox, ambos tendríamos que subcontratar la administración de un servidor, lo que afectaría nuestras ganancias. Dropbox ha estado mientras desarrollamos nuestras empresas, y sabemos que la plataforma puede expandirse para satisfacer nuestras necesidades. Y como no hay información almacenada en un dispositivo físico, nunca hay tiempo de inactividad. Si deja de funcionar una computadora portátil u otro dispositivo, todo está bien. Podemos encontrar otro y continuar donde lo dejamos. 

Los dos también somos usuarios de iPhone y descubrimos que la aplicación de Dropbox se integra muy bien con iPhone. Ser capaces de tomar notas o una foto o firmar algo y guardarlo directamente en Dropbox a menudo consolida nuestro proceso y hace que sea más fácil hacer negocios, o administrar nuestro hogar, sobre la marcha.  

Nuestra familia y nuestra vida: lo más organizadas posible

Mientras planificábamos nuestra boda, necesitamos tener una ubicación central para guardar y revisar la información. Así que todo, desde el presupuesto hasta la lista de invitados, se almacenó en Dropbox, incluidas nuestras eventuales fotos de la boda. Era perfecto para nuestras necesidades en ese momento y jugaría un papel aún más importante en nuestras vidas a lo largo de los años.

Nuestra familia ahora se compone de cuatro personas, lo que a veces se vuelve aún más caótico que una empresa. Con Dropbox, almacenamos todo, desde fotos hasta declaraciones de impuestos, pasando por documentos del vehículo y recibos. Aceptémoslo, no está tan organizado como nuestras carpetas de trabajo, pero ha eliminado todo ese papel de nuestra vida y de nuestro hogar.

Más allá del almacenamiento, esto hace más fácil compartir con personas ajenas a nuestra familia inmediata. Tenemos un lugar central para obtener información sobre el cuidado infantil y la cabaña de vacaciones que compartimos con nuestros amigos. Y es muy fácil compartir nuestras fotos.

Un archivador digital de bajo mantenimiento

Tanto si eres alguien cuya empresa adopta la creatividad como si dispones de un almacenamiento de archivos más tradicional, Dropbox no intimida a nadie. Es una manera simple y fácil de organizar y compartir con otros. Puedes vincular Dropbox a cualquier cosa: es de muy bajo mantenimiento.

Nos hemos despedido de los monstruosos archivadores y sabemos que podemos ampliar el tamaño de nuestro almacenamiento si alguna vez lo necesitamos. Y todo es seguro sin tener que aprender un nuevo software. Organizamos nuestros negocios individuales y nuestra vida en el hogar con una solución simple. No importa cuáles sean nuestras necesidades en el futuro, Dropbox nos ayudará.