Zawodowe i osobiste korzyści z Dropbox dla jednej przedsiębiorczej rodziny.
Lindsay i Dave Wilderowie
Prowadzenie biznesu jest ekscytujące, ale wymaga też wytężonej pracy. Nie tylko jesteś twarzą swojej firmy, ale musisz również zadbać o to, żeby wszystkie sprawy za kulisami były odpowiednio zorganizowane.
Wiemy to, ponieważ tym właśnie żyjemy na co dzień.
Nazywamy się Lindsay i Dave Wilderowie i każde z nas prowadzi działalność w zupełnie innej branży.
Prowadzę specjalistyczną firmę Lindsay O. Creative zajmującą się projektowaniem wnętrz. Kiedy zaczynałam działalność w 2008 roku, chciałam pracować efektywniej niż wcześniej podczas korzystania z serwera firmowego.
Dropbox to nasz sposób na wydajne, elastyczne i uporządkowane działanie. Gdy tylko zaczynamy jakiś projekt, otrzymuje on swój numer i tworzymy folder Dropbox. Prowadzimy również archiwum dokumentów, które nie są już aktualne, ale których możemy później potrzebować. Dzięki temu wiemy, że wszystkie materiały w folderze projektu – pliki PDF, rysunki CAD i dokumenty tekstowe – są w najnowszej i najlepszej wersji.
Oprócz tego, że można łatwo utrzymać porządek, mój zespół uwielbia też to, że wysyłanie dużych plików sprowadza się do udostępnienia łącza. Nawet w małych projektach potrzebne bywają dość duże pliki i dokumenty. Nie musimy się jednak martwić, jeśli plik jest za duży do wysłania – po prostu udostępniamy łącze w usłudze Dropbox.
Gdy zaczęłam powiększać swój zespół, kluczowego znaczenia nabrały usprawnienie naszych działań i dopracowanie kwestii organizacyjnych.
Zawsze chciałam, żeby nasze pliki były dostępne z różnych miejsc i dla różnych ludzi. Ostatnio zaczęłam zatrudniać studentów chcących dorobić sobie podczas wakacji i w związku z tym pojawiła się nowa potrzeba – zarządzanie uprawnieniami.
Utworzyliśmy więc tymczasowy folder dla studentów, a podfoldery służą im jako skrzynka odbiorcza i nadawcza. Mój zespół umieszcza w skrzynce odbiorczej pliki, nad którymi mają pracować studenci, a po zakończeniu pracy student przenosi plik do skrzynki nadawczej. Moglibyśmy zmienić ustawienia uprawnień, ale korzystanie z folderów jest bardzo proste. Pozostają one takie same mimo kolejnych zmian, gdy do pracy przychodzą nowe osoby. Dzięki temu poufne pliki zawsze pozostają poufne.
Moja praca jest całkowitym przeciwieństwem tego, co robi Lindsay. Jestem doradcą finansowym i działam w tej branży od 2010 roku. Uwielbiałem tę pracę, ale nie lubiłem być „facetem z banku”. Garnitury, długie godziny pracy, kultura pracy – nic z tego nie pasowało do mojego spojrzenia na życie. Dlatego w 2016 roku założyłem własną firmę, Lantern Wealth.
Kiedy Lindsay pokazała mi Dropbox, od razu mi się to spodobało. Polubiłem tę usługę jeszcze bardziej, gdy odkryłem, że zasadniczo działa tak samo jak Eksplorator plików w systemie Windows. Było to dla mnie przełamanie pewnej bariery, ponieważ mogłem w taki sam sposób korzystać z usługi Dropbox do tworzenia, udostępniania, kopiowania, usuwania i przenoszenia plików. Każdy klient ma tę samą strukturę folderów, więc wszyscy w moim zespole wiedzą, gdzie co jest.
Wysoki poziom szyfrowania oznacza, że mogę spać spokojnie, bo wiem, że informacje moich klientów są zawsze bezpieczne.
Informacje, które przetwarzam, są poufne, co oznacza, że muszę przestrzegać surowych przepisów prawa. Dzięki temu, że Dropbox zapewnia szyfrowanie na najwyższym poziomie, mam pewność, że ryzyko jest ograniczone. Gdybym zostawił gdzieś laptopa i miał obawy, że ktoś dostanie się do moich danych, mogę szybko i łatwo zablokować dostęp do plików za pomocą telefonu.
Kiedy chcę udostępnić poufny dokument, wolę użyć łącza Dropbox niż chronionego hasłem pliku PDF. Nie wymaga to od nikogo żadnej dodatkowej pracy, a jednocześnie daje wysoką pewność co do bezpieczeństwa.
W mojej branży wszystko wymaga mnóstwa papierów. Jeśli klient kupuje polisę na życie lub otwiera emerytalny rachunek oszczędnościowy, wszystkie umowy wymagają fizycznego podpisu. Tyle że w moim biurze nigdzie nie ma zwykłego papieru. Wszystko jest podpisywane, skanowane i zapisywane w Dropbox, a w razie potrzeby dokumenty mogę łatwo „zniszczyć”.
Kiedy zacząłem używać Dropbox Sign, był to dla mnie kolejny przełom. Mogę uzyskać prawnie wiążący podpis drogą elektroniczną. Mam też zabezpieczenie w postaci sygnatury czasowej i dziennika kontroli dokumentu. Załatwianie papierkowej roboty jest teraz jeszcze łatwiejsze.
Dzięki Dropbox możemy zająć się biznesowymi aspektami naszej pracy. Bez tej usługi oboje musielibyśmy zlecić zarządzanie serwerem firmie zewnętrznej, a to obniżyłoby nasze zyski. Dropbox był z nami, gdy rozwijaliśmy nasze firmy, i wiemy, że platforma ta może się rozrastać tak, by sprostać naszym potrzebom. Żadne informacje nie są przechowywane na urządzeniach fizycznych, więc nigdy nie zdarza się, żeby ktoś miał wymuszoną przerwę w pracy. Jeśli laptop lub jakieś inne urządzenie ulegnie awarii, nie ma większego problemu. Możemy wziąć inny sprzęt i kontynuować pracę od miejsca, w którym ją przerwaliśmy.
Oboje jesteśmy też użytkownikami iPhone'ów i według nas aplikacja Dropbox naprawdę dobrze integruje się z tymi urządzeniami. Możliwość robienia notatek lub zdjęć bądź podpisania czegoś i zapisania tego bezpośrednio w Dropbox często konsoliduje nasze działania i ułatwia prowadzenie firmy lub zajęcie się sprawami domowymi – nawet gdy jesteśmy zalatani.
Gdy planowaliśmy nasz ślub, uznaliśmy, że warto mieć jakieś jedno centralne miejsce do zapisywania i przeglądania informacji. W efekcie wszystko, od budżetu po listę gości, było przechowywane w Dropbox – w tym nasze zdjęcia ślubne. Było to idealne rozwiązanie dla naszych ówczesnych potrzeb, a z biegiem lat odegrało jeszcze większą rolę w naszym życiu.
Nasze gospodarstwo domowe rozrosło się do 4 osób, i czasami jest jeszcze bardziej chaotyczne niż firma. W Dropbox przechowujemy wszystko: od zdjęć, przez deklaracje podatkowe i dokumenty samochodu, aż po paragony. Trzeba uczciwie powiedzieć, że porządek nie jest tu taki jak w naszych folderach w pracy, ale z naszego życia i domu udało się wyeliminować cały papier.
Oprócz przechowywania różnych rzeczy łatwiejsze jest też udostępnianie ich osobom spoza najbliższej rodziny. Mamy centralne miejsce na informacje o opiece nad dziećmi i naszym domku wakacyjnym, z którego korzystamy wspólnie ze znajomymi. Do tego bardzo łatwe jest też udostępnianie zdjęć.
Niezależnie od tego, czy Twoja firma jest nastawiona na kreatywność, czy też przechowujesz pliki w bardziej tradycyjny sposób, nie musisz obawiać się, że Dropbox jest skomplikowany. To prosty i łatwy sposób na uporządkowanie i udostępnianie dokumentów. Dropbox można połączyć z czymkolwiek – to niezwykle proste rozwiązanie.
Pożegnaliśmy się z monstrualnymi szafami na dokumenty i wiemy, że w razie potrzeby możemy powiększyć naszą przestrzeń magazynową. Wszystko jest bezpieczne i nie trzeba uczyć się obsługi nowego oprogramowania. Zorganizowaliśmy nasze firmy i nasze życie domowe za pomocą jednego prostego rozwiązania. Bez względu na to, jakie będą nasze przyszłe potrzeby, Dropbox jest zawsze pod ręką.
Kreatywny proces Super Bonjour
Hybrydowe wydarzenia Semi Permanent
Aquabumps – fotografia na plaży
Skuteczne recenzje kreatywne
