クリエイターの問題を考えてみましょう。心血を注ぎ、熟慮に熟慮を重ね、入念に作り込んだ制作物ができあがったとします。細部まで完璧だと自負できる仕上がりです。しかしここで難問に突き当たります。成果物をクライアントや共同作業相手に共有し、的確なフィードバックを受け取る必要があるのです。
言いにくいことですが、せっかくのフィードバックも、まとめ方によってはイライラさせられることがあります。たとえば、クライアントからコメントを適当にまとめただけのリストがメールで送られてくる。チーム メンバーが Zoom で意見を述べるだけで、文章にまとめてくれない。こうした経験は誰にでもあるのではないでしょうか。たとえ建設的なフィードバックでも、提供方法に問題があれば反映も難しくなります。
デモ動画を編集するのでも、営業用のスライドをブラッシュアップするのでも、関係者全員のコメントを解決しなければ、プロジェクトを前に進めることはできません。そこで、一貫性があり反復可能なレビュー プロセスを確立することができれば、関係者全員の負担を大きく軽減できます。既存のワークフローに少し手を加えるだけで、レビュー作業が劇的に改善されます。
以下に挙げる 3 つのヒントをぜひ実践してみてください。成果物をチームやクライアントとより効率よく共有し、もっと的確なフィードバックをもらえるようになります。
1. 一貫性を保つ — いつも同じ方法でファイルを共有する
一貫性は、優れたプロセスに欠かせない要素です。ただし、一貫性を保つのは決して簡単ではありません。特に、サイズの大きい成果物を共有する場合は原則を外れがちです。メールの添付ファイルにサイズ制限があるからといって印刷物を回覧すれば、何か重大なミスが起きるのはほぼ間違いありません。そのような事態を回避するためには、成果物を共有するシンプルな方法が必要です。ファイルの形式やサイズに関係なく、いつでも使える方法が。方法に一貫性があれば、案件のたびにチーム メンバー全員にそのやり方を教える手間がなくなります。レビュー担当者は、毎回同じ場所で最新版の成果物を見つけることができるので、目的のファイルを探し回ったりもう一度共有してもらったりする必要がありません。フィードバックも、1 つの場所でスムーズにやり取りできます。
プロセスが複雑であることの最大の問題は、解決される問題よりも多くの問題を生み出しかねないことです。誰だって、必要以上に些末なことに時間を取られたくはないでしょう。そのため Dropbox では、ファイル共有のプロセスをできるだけシンプルにしています。Dropbox では誰とでもファイルを共有できるので、納品する側にとってもレビューする側にとっても作業はスムーズです。フォト カタログ丸ごとでも大容量の動画ファイルでも、ほんの数クリックで相手に送付できます。校正刷りも、修正を反映したらすぐに送ることができます。さらにレビュー担当者は、Dropbox で直接注釈を記入することが可能です。Dropbox なら、フィードバックやファイルのバージョン履歴など、すべての背景情報を 1 か所にまとめておけます。
2. 習うより慣れろ — 最適なプロセスを見いだして遵守する
新しいプロセスに習熟するには時間がかかります。しかし、そのプロセスを実践すればするほど、プロセスが簡単に、そして効果的になります。まずは、問題の発生を防止する「ガードレール」付きでフィードバック プロセスを実践してみましょう。プロジェクトの最初に逆算計画を策定し、改訂を何回重ねるかを決定します。その際、希望するフィードバックの形式をためらわずに伝えましょう。これは、フィードバックを反映する担当者の重要な権利です。伝える内容が具体的であればあるほど、反映の作業が楽になります。
制作の担当者もレビューの担当者も、最終的に目指すところは同じです。どちらも、できるだけ質の高い成果物に仕上げたいと考えています。しかし、フィードバックが適切に伝えられなければ、せっかくの善意も無駄になりかねません。だからこそ、レビュー プロセスを効率化、標準化することが重要なのです。Dropbox は、これを実現するための機能を備えています。たとえば、共有リンクに有効期限を設定して、フィードバックの遅れを防ぐことができます。また特定のユーザーに読み取り専用権限を付与すれば、閲覧とコメント記入を許可しつつ、編集を禁止できます。さらに便利なのは、誰がすでにファイルを閲覧し、誰がしていないかを確認できることです。この機能は、関係者全員の責任を明確にする簡易的な機能として利用できます。
3. 自分の希望を伝える — フィードバックがほしい場所を明確にする
成果物について誰よりも詳しく理解しているのは、制作者であるあなたです。その強みを存分に活かしましょう。フィードバックを募る際には、各レビュー担当者に、あなたが何を求めているかを正確に伝えます。たとえば、ライターやエディターには文法チェックを、クリエイティブ ディレクターにはデザイン全般についての意見を、アカウント エグゼクティブには成果物がクライアントの要件を満たしているかどうかのチェックを、それぞれ求めるといった具合です。前もって希望を伝えることで、コメントを必要十分な量に絞り込みつつ、各レビュー担当者の専門分野に焦点を当てた的確なフィードバックを集めることができるはずです。
細かな指示を出すのは悪いことではありません。ただし、1 つ注意が必要な点があります。それは方向性を明確にすることです。フィードバックが必要な場所を文字で伝えるだけでなく、目でわかるように示しましょう。Dropbox では、フィードバックが必要なファイルに直接コメントを書き込み、そのうえで共有することができます。このようにすると、レビュー担当者がファイルを開いたときに、あなたのメモや注釈がすぐ目に入るようになります。コメントや質問は、画像、動画、デザイン ファイル、テキスト ドキュメントの特定の部分に記入できるので、レビュー担当者は、特にフィードバックが必要とされている場所を正確に理解できます。
優れた制作物は、たくさんの要素で成り立っています。レビューはその中でも特に重要な要素です。的確なフィードバックがあれば、成果物の質を一段上のレベルへと引き上げることができます。その一方、紛らわしいフィードバックや不明確なフィードバックは、プロジェクトを停滞させる要因になりかねません。大切なのは、レビュー担当者があなたを助けられるよう、あなたがレビュー担当者を助けてあげることです。躊躇せず、あなたが求めていることをしっかりと伝えましょう。そして、「作業に最適なツールを選ぶ、決められたプロセスを遵守する、フィードバックが必要な部分を伝える」という自らの行動で、皆の良き手本になりましょう。
