Zwei Unternehmen, eine Familie, alle zusammen

Von Lindsay und Dave Wilder

Unternehmer zu sein ist aufregend, aber es ist auch eine Menge Arbeit. Sie sind nicht nur das Gesicht Ihres Unternehmens, sondern Sie müssen auch hinter den Kulissen alles organisieren. 

Wir wissen das, weil wir es jeden Tag erleben.

Wir sind Lindsay und Dave Wilder, beide Unternehmer in sehr unterschiedlichen Geschäftsbereichen.

Ich bin Eigentümerin von Lindsay O. Creative, eine Firma für das Raumdesign von Boutiquen. Als ich 2008 mein Unternehmen gründete, wollte ich effizienter arbeiten, als dies mit einem vorher genutzten Unternehmensserver der Fall war.

Dropbox ist unser Weg zu mehr Effizienz, Flexibilität und Struktur. Sobald wir ein Projekt beginnen, wird ihm eine Projektnummer zugewiesen, und wir erstellen einen Dropbox-Ordner. Wir führen auch ein Archiv mit Inhalten, die wir möglicherweise als Referenz benötigen, die aber nicht mehr aktuell sind. Auf diese Weise wissen wir, dass alles im Projektordner – PDF-Dateien, CAD-Zeichnungen oder Textdokumente – die neueste und beste Version ist.

Abgesehen von der Einfachheit der Organisation ist mein Team auch davon begeistert, dass das Senden großer Dateien so einfach ist wie das Teilen eines Links. Selbst kleine Designprojekte erfordern Dateien und Dokumente, die ziemlich groß sein können. Aber wir müssen uns keine Sorgen machen, dass die Datei zu groß ist, um sie zu versenden; wir teilen einfach den Link zur Datei in unserer Dropbox.

Ich musste schon immer darauf achten, dass unsere Dateien von verschiedenen Orten aus und für verschiedene Personen zugänglich waren. Vor kurzem habe ich begonnen, im Sommer Studierende einzustellen, wodurch die Verwaltung von Berechtigungen noch wichtiger wurde.

Also haben wir einen temporären Ordner für die Studierenden erstellt: Unterordner, die als Posteingang und Postausgang dienen. Mein Team legt die Dateien, an denen die Studierenden arbeiten sollen, in den Posteingang, und sobald die Arbeit abgeschlossen ist, verschieben die Studierenden die Datei in den Postausgang. Wir könnten die Einstellungen für die Berechtigungen ändern, aber es ist so einfach, Ordner zu erstellen, die immer gleich bleiben, wenn Studierende in das Unternehmen kommen oder es verlassen. So bleiben vertrauliche Dateien immer vertraulich.

Meine Arbeit ist das genaue Gegenteil von Lindsays. Ich bin seit 2010 als Finanzberater tätig. Ich liebte die Arbeit, aber ich hasste es, „ein Banker“ zu sein. Die Anzüge, die langen Arbeitszeiten, die Arbeitskultur – all das passte nicht in meine langfristige Lebensplanung. Also gründete ich 2016 mein eigenes Unternehmen, Lantern Wealth.

Als Lindsay mir Dropbox zeigte, gefiel mir, was ich sah. Es gefiel mir noch besser, als ich herausfand, dass Dropbox im Wesentlichen die Funktionsweise des Datei-Explorers in Windows widerspiegelt. Damit war für mich eine Barriere beseitigt, denn ich konnte damit auf die gleiche Weise Dateien erstellen, aufrufen, kopieren, löschen und verschieben. Jeder Kunde sieht die gleiche Ordnerstruktur, sodass jeder in meinem Team weiß, wo alles gespeichert ist.

Aufgrund der Sensibilität der Informationen, mit denen ich umgehe, muss ich strenge Compliance-Vorschriften einhalten. Dropbox verschlüsselt Dateien auf höchstem Niveau, sodass ich sicher sein kann, dass die Risiken für mich begrenzt sind. Wenn ich meinen Laptop irgendwo stehen lasse und mir Sorgen um den Zugriff mache, kann ich den Zugriff auf die Dateien von meinem Handy aus schnell und einfach blockieren.

Wenn ich ein sensibles Dokument teilen möchte, verwende ich lieber einen Dropbox-Link als eine passwortgeschützte PDF-Datei. Es erfordert keine zusätzliche Schulung und bietet ein hohes Maß an Vertrauen in seine Sicherheit.

Mein papierloses Büro erreicht mit Dropbox Sign die nächste Stufe

In meinem Beruf ist alles mit einer Menge Papierkram verbunden. Wenn ein Kunde eine Lebensversicherung abschließt oder einen Sparplan eröffnet, müssen diese Verträge physisch unterschrieben werden. Aber in meinem Büro gibt es nirgendwo physisches Papier. Alles, was eine Unterschrift erfordert, wird unterzeichnet, gescannt, in Dropbox gespeichert und an Ort und Stelle geschreddert.

Als ich begann, Dropbox Sign zu verwenden, war das für mich ein weiterer enormer Vorteil. Ich kann eine rechtsgültige Unterschrift auf elektronischem Wege einholen. Außerdem habe ich die Sicherheit des Zeitstempels und des Prüfprotokolls für Dokumente. Der ganze Papierkram ist jetzt noch einfacher.

Cloud-Speicher spart uns Zeit und Geld

Für uns beide bietet Dropbox für die unternehmerischen Aspekte unserer Arbeit enorme Vorteile. Ohne Dropbox müssten wir beide die Verwaltung eines Servers auslagern, was unseren Gewinn schmälern würde. Dropbox hat uns begleitet, als wir unsere Unternehmen vergrößert haben, und wir wissen, dass die Plattform unseren Anforderungen entsprechend erweitert werden kann. Und da keine Informationen auf einem physischen Gerät gespeichert sind, kommt es zu keinen Ausfallzeiten. Wenn ein Laptop oder ein anderes Gerät ausfällt, ist das nicht schlimm. Wir finden ein anderes und können dort weitermachen, wo wir aufgehört haben. 

Wir beide sind auch iPhone-Nutzer, und wir finden, dass sich die Dropbox-App wirklich gut in das iPhone integrieren lässt. Die Möglichkeit, Notizen oder ein Foto zu machen oder etwas zu unterschreiben und es direkt in Dropbox zu speichern, konsolidiert unsere Prozesse und erleichtert uns die Arbeit – oder die Führung unseres Haushalts – von unterwegs.  

Unsere Familie und unser Leben: so organisiert wie möglich

Als wir unsere Hochzeit planten, war es sinnvoll, einen zentralen Ort zu haben, an dem wir Informationen speichern und überprüfen konnten. So wurde alles, vom Budget bis zur Gästeliste, in Dropbox gespeichert, einschließlich unserer zukünftigen Hochzeitsfotos. Es war perfekt für unsere damaligen Bedürfnisse und sollte im Laufe der Jahre eine noch größere Rolle in unserem Leben spielen.

Unser Haushalt ist inzwischen auf vier Personen angewachsen, was manchmal noch chaotischer ist als ein Unternehmen. Mit Dropbox können wir alles speichern, von Fotos über Steuererklärungen bis hin zu Fahrzeugpapieren und Quittungen. Es ist nicht ganz so gut organisiert wie unsere Arbeitsordner, das muss man schon sagen, aber es hat all das Papier aus unserem Leben und unserem Zuhause eliminiert. 

Abgesehen von der Speicherung ist es einfach, die Dateien mit Personen außerhalb unserer unmittelbaren Familie zu teilen. Wir haben einen zentralen Ort für Informationen über Kinderbetreuung und unsere Ferienwohnung, die wir mit Freunden teilen. Und es ist so einfach, unsere Fotos zu teilen.

Ein wartungsarmer digitaler Aktenschrank

Ganz gleich, ob Sie ein kreatives Unternehmen leiten oder ob Sie Ihre Dateien auf herkömmliche Weise speichern, Sie müssen sich von Dropbox nicht einschüchtern lassen. Es ist eine einfache und unkomplizierte Möglichkeit, Dateien zu organisieren und mit anderen zu teilen. Sie können Dropbox mit allem verknüpfen, was Ihnen wichtig ist – und mit extrem geringen Wartungsaufwand.

Wir haben uns von unseren riesigen Aktenschränken verabschiedet, und wir wissen, dass wir die Größe unseres Speichers erweitern können, wann immer dies notwendig ist. Und alles ist sicher, ohne dass wir die Handhabung einer neuen Software erlernen müssen. Wir haben unsere einzelnen Unternehmen und unser Privatleben mit einer einfachen Lösung organisiert. Für alles, was wir in Zukunft brauchen, ist Dropbox da.