Професійні й особисті переваги, які Dropbox приносить одній родині підприємців.
Автори: Ліндсей і Дейв Уайлдер
Бути приватним підприємцем дуже цікаво, але водночас нелегко. Потрібно бути не лише обличчям свого бізнесу, але й організовувати всі внутрішні процеси.
Нам це відомо, бо ми живемо цим щодня.
Ми — Ліндсі та Дейв Уайлдери, обидва підприємці в дуже різних сферах бізнесу.
Моя компанія Lindsay O. Creative спеціалізується на дизайні інтер'єрів. Відкриваючи свою справу в 2008 році, я поставила перед собою завдання організувати робочий процес ефективніше, ніж на попередньому місці роботи, де ми використовували корпоративний сервер.
Щоб досягти ефективності, гнучкості й упорядкованості, ми вибрали Dropbox. Під час створення проєкту ми призначаємо йому номер і створюємо папку в Dropbox. Також ми ведемо архів, де зберігаються раніше використані матеріали, які втратили актуальність, але можуть знадобитися для довідки згодом. Таким чином, ми знаємо, що в папці проєкту завжди зберігаються найактуальніші версії PDF-файлів, креслень CAD або текстових документів.
Окрім зручності організації, моїй команді також подобається те, що замість надсилання великих файлів можна просто поділитися посиланням на них. Навіть для невеликих дизайнерських проєктів потрібні файли й документи, які можуть бути досить великими. Але завдяки Dropbox нам не потрібно хвилюватися про розмір файлів, оскільки ми просто ділимося посиланнями на них.
Із розширенням нашої команди зростала необхідність підвищувати ефективність праці й удосконалювати підхід до організації.
Я завжди хотіла, щоб наші робочі файли були доступні з різних місць різним людям. Віднедавна я почала наймати на літо студентів, через що виникла необхідність приділити особливу увагу управлінню дозволами.
Тож ми створили для студентів тимчасову папку з підпапками, які виконують функцію поштових скринь для вхідних та вихідних повідомлень. Мої працівники розміщують файли, над якими можуть працювати студенти, в папці «Вхідні», а після завершення роботи студент переміщує файл у папку «Вихідні». Можна було б змінювати налаштування дозволів, але створювати для тимчасових працівників папки, які залишаються незмінними, набагато простіше. Це надає можливість забезпечити конфіденційність файлів.
Моя робота докорінно відрізняється від того, чим займається Ліндсі. Я надаю послуги фінансового радника з 2010 року. Мені подобалася робота, але я був не в захваті від канцелярської атмосфери. Дрес–код, довгий робочий день, корпоративна культура — я мав дещо інше уявлення про моє життя в довгостроковій перспективі. Тому в 2016 році я заснував власну компанію Lantern Wealth.
Коли Ліндсі показала мені Dropbox, мені дуже сподобалося це рішення. Воно сподобалося мені ще більше, коли я дізнався, що Dropbox працює за таким самим принципом, що й Провідник у Windows. Це стало для мене вирішальним фактором, оскільки в ньому я міг так само створювати, відкривати, копіювати, видаляти й переміщувати файли. Для кожного клієнта ми використовуємо однакову структуру папок, тому всі мої співробітники знають, де що знаходиться.
Завдяки високому рівню шифрування я можу не хвилюватися через дані моїх клієнтів, знаючи, що вони завжди будуть захищені.
Я працюю з конфіденційною інформацією, тому необхідно дотримуватися суворих правил нормативної відповідності. Dropbox використовує найвищий рівень шифрування, мінімізуючи ризики. Якщо я десь залишу свій портативний комп’ютер і хвилюватимусь про безпеку даних, я можу швидко й легко закрити доступ до файлів зі свого телефону.
Щоб надати спільний доступ до конфіденційних документів, мені зручніше використовувати посилання на файл у Dropbox, а не захищений паролем PDF-файл. Такий спосіб не вимагає додаткових зусиль і гарантує високий рівень безпеки.
У моїй роботі потрібно оформлювати безліч документів. Якщо клієнт купує поліс страхування життя або відкриває зареєстрований ощадний план, необхідно завірити ці документи фізичним підписом. Однак у моєму офісі немає фізичних копій документів. Ми підписуємо всі документи, які потрібно завірити підписом, скануємо їх, зберігаємо в Dropbox і відразу знищуємо.
Dropbox Sign став для мене ще одним важливим відкриттям. Тепер я можу завіряти юридичні документи електронним підписом, а мітка часу й контрольний журнал аудиту гарантують їх захист. Процес оформлення документів став іще простішим.
Dropbox полегшує підприємницькі аспекти роботи для нас обох. Без нього нам довелося б віддати на аутсорсинг керування сервером, що вплинуло б на наш прибуток. Завдяки Dropbox ми отримали можливість розвивати наш бізнес, і знаємо, що платформа може розширюватися відповідно до наших потреб. Оскільки наша інформація більше не зберігається на фізичних пристроях, виключена ймовірність простоїв. Нічого страшного, якщо зламається портативний комп’ютер або інший пристрій. Ми можемо взяти інший і продовжити роботу з того місця, на якому зупинилися.
Ми обидва користуємося телефонами iPhone і вважаємо, що програма Dropbox дуже добре адаптована для них. За її допомогою можна робити нотатки або фотографії, додавати підписи та зберігати безпосередньо в Dropbox — усе це часто консолідує наш робочий процес і полегшує ведення бізнесу або вирішення побутових питань на ходу.
Під час планування весілля ми вирішили, що буде зручніше створити єдиний ресурс для зберігання й перегляду інформації. Від бюджету до списку гостей, а згодом і наші весільні фотографії — усе це зберігалося в Dropbox. Це рішення ідеально пристосовано до наших потреб і з роками почало грати ще важливішу роль у нашому житті.
Сьогодні в нашій родині вже чотири людини, тому іноді в побутовому житті виникає більше хаосу, ніж у бізнесі. Ми використовуємо Dropbox для зберігання всіх важливих документів і файлів — від фотографій і податкових декларацій до документів на машину й чеків. Справедливо сказати, що в особистих папках панує не такий порядок, як у робочих, але принаймні ми позбулися зайвих паперів у нашому житті й у нашому домі.
Окрім зберігання, Dropbox дає змогу легко ділитися файлами не лише з найближчими родичами. Ми маємо спільну папку з інформацією про догляд за дітьми та про будиночок для відпочинку, який ми використовуємо спільно з друзями. І так легко ділитися нашими фотографіями.
Навіть якщо ваша діяльність пов’язана з творчістю або ви ніколи не користувалися сучасними рішеннями для зберігання файлів, не слід боятися Dropbox. Це просте й зручне рішення навести лад у своїх матеріалах і ділитися ними. Dropbox можна використовувати на будь-яких пристроях, і для цього не потрібні жодні технічні знання.
Ми позбулися велетенських шаф для документів і знаємо, що за потреби завжди можемо збільшити розмір хмарного сховища. Тепер усі наші документи надійно захищені, і в той же час нам не потрібно опановувати нове програмне забезпечення. Нам знадобилося лише одне просте рішення для того, щоб упорядкувати робоче й особисте життя. Які б потреби у нас не виникли в майбутньому, Dropbox допоможе їх задовольнити.
Творчий процес у Super Bonjour
Гібридні події від Semi Permanent
Пляжна фотографія Aquabumps
Ефективне рецензування для творчих процесів
