สองธุรกิจ หนึ่งครอบครัว รวมไว้ด้วยกัน

โดย Lindsay และ Dave Wilder

การเป็นผู้ประกอบการเป็นเรื่องน่าตื่นเต้น แต่ก็มีงานที่ต้องทำมากมายเช่นกัน คุณไม่เพียงแต่เป็นหน้าตาของธุรกิจเท่านั้น แต่ยังต้องจัดระเบียบทุกอย่างที่อยู่เบื้องหลังอีกด้วย 

เราทราบดีเพราะเราอยู่กับธุรกิจในทุกๆ วัน

เราชื่อ Lindsay และ Dave Wilder พวกเราต่างก็เป็นผู้ประกอบการในสายงานธุรกิจที่แตกต่างกันมาก

ฉันเป็นเจ้าของ Lindsay O. Creative บริษัทออกแบบตกแต่งภายในบูติก ตอนเริ่มต้นธุรกิจในปี 2008 ฉันอยากดำเนินงานให้มีประสิทธิภาพมากกว่าเซิร์ฟเวอร์ของบริษัทที่เคยเจอประสบการณ์มาก่อนหน้านี้

Dropbox เป็นหนทางของเราในการบรรลุประสิทธิภาพ ความยืดหยุ่น และโครงสร้าง ทันทีที่เราเริ่มต้นโครงการ จะมีการกำหนดหมายเลขโครงการและสร้างโฟลเดอร์ Dropbox เรายังมีการเก็บบันทึกเนื้อหาที่อาจจำเป็นสำหรับการอ้างอิงแต่ไม่เป็นปัจจุบันแล้วเอาไว้ด้วย วิธีดังกล่าวทำให้เราทราบว่าทุกๆ อย่างในโฟลเดอร์โครงการ เช่น PDF, ภาพเขียนแบบ CAD หรือเอกสารข้อความเป็นเวอร์ชันล่าสุดและดีที่สุด

นอกเหนือจากความเรียบง่ายของการจัดการอย่างเป็นระบบแล้ว ทีมของฉันยังชื่นชอบการส่งไฟล์ขนาดใหญ่ที่ง่ายดายเหมือนกับการแบ่งปันลิงก์ เพราะแม้กระทั่งโครงการออกแบบขนาดเล็กก็ต้องใช้ไฟล์และเอกสารที่อาจมีขนาดค่อนข้างใหญ่ แต่เราไม่ต้องกังวลว่าไฟล์จะใหญ่เกินจนส่งไม่ได้ เพราะเราแค่เพียงแบ่งปันลิงก์ไปยังไฟล์ใน Dropbox ของเราเท่านั้น

ฉันต้องทำให้บุคคลอื่นๆ สามารถเข้าถึงไฟล์ได้จากพื้นที่ต่างๆ อยู่เสมอ และเมื่อไม่นานนี้ ฉันได้เริ่มว่าจ้างนักศึกษาภาคฤดูร้อน ทำให้ต้องมุ่งเน้นเรื่องการจัดการสิทธิ์เพิ่มขึ้นมาอีกเรื่อง

ด้วยเหตุนี้ เราจึงสร้างโฟลเดอร์ชั่วคราวของนักศึกษา ซึ่งเป็นโฟลเดอร์ย่อยที่ทำหน้าที่เป็นกล่องขาเข้าและขาออก ทีมของฉันจะใส่ไฟล์ไว้ให้นักศึกษาทำงานในกล่องขาเข้านี้ และเมื่องานนั้นเสร็จสมบูรณ์แล้ว นักศึกษาจะย้ายไฟล์ไปยังกล่องขาออก เราสามารถเปลี่ยนการตั้งค่าที่เกี่ยวข้องกับสิทธิ์ได้ แต่การสร้างโฟลเดอร์ที่ยังเหมือนเดิมขณะนักศึกษาเข้าออกธุรกิจกลับเป็นเรื่องง่ายมากๆ วิธีนี้ช่วยให้ไฟล์ที่เป็นความลับยังคงเป็นความลับอยู่เสมอ

งานของผมตรงข้ามกับของ Lindsay มาก ผมเป็นที่ปรึกษาทางการเงินที่เริ่มต้นธุรกิจนี้ในปี 2010 ผมรักงาน แต่ไม่ชอบเป็น “หนุ่มธนาคาร” เอาเสียเลย ทั้งชุดสูท เวลาทำงานที่ยาวนาน วัฒนธรรมการทำงาน ไม่มีอะไรเหมาะกับมุมมองชีวิตในระยะยาวของผมเลย ผมจึงเริ่มจัดตั้งบริษัทของตัวเองในชื่อ Lantern Wealth เมื่อปี 2016

ผมเห็น Dropbox ตอนที่ Lindsay แนะนำให้กับผม แล้วก็รู้สึกชอบมาก และยิ่งชอบมากกว่าเดิมเมื่อพบว่า Dropbox มีคุณสมบัติส่วนใหญ่เหมือนกับการทำงานของ File Explorer ใน Windows จึงช่วยขจัดอุปสรรคให้กับผม เพราะสามารถใช้ Dropbox ในลักษณะเดียวกันเพื่อสร้าง เข้าถึง คัดลอก ลบ และย้ายไฟล์ได้เลย ลูกค้าทุกรายจะมีโครงสร้างโฟลเดอร์แบบเดียวกัน ทุกคนในทีมของผมจึงรู้ว่าทุกอย่างอยู่ตรงไหน

ผมต้องจัดการกับข้อมูลที่ละเอียดอ่อน ทำให้ต้องปฏิบัติตามระเบียบข้อบังคับที่เข้มงวด Dropbox เข้ารหัสในระดับสูงสุด ผมเลยมั่นใจได้ว่ามีการจำกัดระดับความเสี่ยงของผม ถ้าผมทิ้งแล็ปท็อปไว้ที่ใดก็ตามแล้วกังวลเรื่องการเข้าถึง ผมก็สามารถปิดการเข้าถึงไฟล์จากโทรศัพท์ได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย

ผมเลือกที่จะใช้ลิงก์ Dropbox มากกว่าไฟล์ PDF ที่ป้องกันด้วยรหัสผ่านสำหรับการแบ่งปันเอกสารที่มีข้อมูลละเอียดอ่อน เพราะไม่ต้องให้ผู้อื่นดูแลเพิ่มเติม ด้วยความมั่นใจในการรักษาความปลอดภัยขั้นสูงของ Dropbox

สำนักงานแบบไร้กระดาษของผมก้าวขึ้นไปอีกระดับด้วย Dropbox Sign

ทุกอย่างในสายงานของผมต้องใช้เอกสารมากมาย ถ้าลูกค้าจะซื้อกรมธรรม์ประกันชีวิตหรือเปิดแผนออมทรัพย์ที่ลงทะเบียน สัญญาเหล่านั้นต้องมีลายเซ็นจริง แต่ในสำนักงานของผมไม่มีเอกสารสักแผ่นอยู่เลย เอกสารใดก็ตามที่ต้องใช้ลายเซ็นจะมีการลงนาม สแกน บันทึกลง Dropbox แล้วทำลายทิ้งทันที

การเริ่มต้นใช้ Dropbox Sign เป็นสิ่งช่วยพลิกสถานการณ์อีกอย่างหนึ่งของผมเลยก็ว่าได้ ผมสามารถรับลายเซ็นที่มีผลผูกพันทางกฎหมายได้ทางอิเล็กทรอนิกส์ รวมทั้งยังมีการรักษาความปลอดภัยของการประทับเวลาและหลักฐานการตรวจสอบเอกสารด้วย ตอนนี้กระบวนการจัดทำเอกสารจึงง่ายกว่าเดิมมาก

บริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ช่วยเราประหยัดทั้งเวลาและเงิน

Dropbox เข้ามาช่วยเหลือในแง่มุมด้านผู้ประกอบการสำหรับงานของเราทั้งคู่ ถ้าไม่มี Dropbox เราทั้งสองคนต้องใช้บริการการจัดการเซิร์ฟเวอร์จากภายนอก ซึ่งจะส่งผลให้ผลประกอบการของเราลดลง Dropbox พร้อมใช้งานเสมอขณะธุรกิจของเราเติบโต และเราทราบดีว่าแพลตฟอร์มสามารถขยับขยายเพื่อตอบสนองต่อความต้องการของเราได้ อีกทั้งยังไม่จำเป็นต้องมีเวลาหยุดการทำงานของใคร เนื่องจากไม่มีการจัดเก็บข้อมูลเอาไว้ในอุปกรณ์จริง ดังนั้นถ้าแล็ปท็อปหรืออุปกรณ์อื่นๆ เสียก็ไม่เป็นไร เพราะเราสามารถหาอุปกรณ์อีกเครื่องแล้วทำงานต่อจากที่ค้างไว้ได้เลย 

เราทั้งคู่ใช้ iPhone เช่นกัน และพบว่าแอป Dropbox ผสานการทำงานร่วมกับ iPhone ได้ดีมาก ความสามารถในการจดบันทึก หรือถ่ายรูป หรือลงนามอะไรก็ตามแล้วบันทึกลงใน Dropbox โดยตรงมักจะผสานรวมกับกระบวนการของเรา และช่วยให้การทำธุรกิจหรือการดำเนินกิจการในครัวเรือนง่ายยิ่งขึ้นขณะเดินทาง  

จัดระเบียบครอบครัวและชีวิตของเราได้มากที่สุด

ขณะวางแผนงานแต่งงาน เราควรจะมีส่วนกลางไว้เพื่อบันทึกและตรวจสอบข้อมูล ทุกๆ อย่างตั้งแต่งบประมาณไปจนถึงรายชื่อแขกจึงมีการจัดเก็บลงใน Dropbox รวมถึงรูปภาพงานแต่งงานของเราในท้ายที่สุด ซึ่งเหมาะสำหรับความต้องการของเราในขณะนั้นพอดี และจะเข้ามามีบทบาทมากขึ้นในชีวิตของเราตลอดหลายปี

ครอบครัวของเราตอนนี้เพิ่มขึ้นเป็นสี่คนแล้ว ซึ่งบางครั้งอาจวุ่นวายยิ่งกว่าการทำธุรกิจเสียอีก เราจัดเก็บทุกอย่างตั้งแต่รูปภาพไปจนถึงแบบแสดงรายการภาษี ตลอดจนเอกสารเกี่ยวกับรถยนต์ไปจนถึงใบเสร็จต่างๆ โดยบอกตามตรงว่าไม่ได้จัดเป็นระเบียบเหมือนกับโฟลเดอร์งาน แต่ก็ช่วยให้กำจัดกระดาษทั้งหมดออกจากชีวิตและบ้านของเรา 

นอกเหนือจากพื้นที่จัดเก็บข้อมูล การแบ่งปันกับบุคคลภายนอกครอบครัวที่ใกล้ชิดของเราก็ทำได้อย่างง่ายดาย เรามีพื้นที่ส่วนกลางไว้แบ่งปันกับเพื่อนๆ สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับการดูแลเด็กและบ้านพักตากอากาศของเรา ซึ่งแบ่งปันรูปภาพได้ง่ายมาก

ตู้เก็บเอกสารดิจิทัลที่ดูแลไม่ยาก

ไม่ว่าธุรกิจของคุณจะต้องอาศัยความคิดสร้างสรรค์หรือต้องมีพื้นที่จัดเก็บข้อมูลไฟล์แบบเดิมๆ มากกว่า ก็ไม่จำเป็นต้องปิดกั้น Dropbox เพราะเป็นวิธีที่ง่ายและสะดวกในการจัดระเบียบและแบ่งปันกับผู้อื่น คุณสามารถเชื่อมโยง Dropbox กับอะไรก็ได้ จึงมีประโยชน์มากกว่าเพียงแค่ลดความยุ่งยากในการดูแล

เราได้บอกลาตู้เอกสารอันมหึมาไปแล้ว และทราบดีว่าถ้าต้องการขยายขนาดของพื้นที่จัดเก็บข้อมูลก็สามารถทำได้ อีกทั้งทุกอย่างจะปลอดภัยโดยไม่ต้องเรียนรู้ซอฟต์แวร์ใหม่ เราได้จัดระเบียบธุรกิจส่วนตัวและชีวิตที่บ้านด้วยโซลูชันเดียวที่ใช้งานง่ายไม่ซับซ้อน ไม่ว่าความต้องการของเราจะเป็นอย่างไรในอนาคต Dropbox ก็จะพร้อมใช้งานอยู่เสมอ