納期が厳しく作業が山積みの中でさまざまなタスクを片付けなければならないとき、私たちはプロジェクト管理をなおざりにしてしまうことがよくあります。しかし、仕事に優先順位をつけなければ作業効率が損なわれ、プロジェクト全体が頓挫する恐れさえあります。
そのような事態に陥らないようにするには、時間を管理しながらタスクに優先順位をつけるための仕組みを作る必要があります。仕事に優先順位をつけるためのしっかりした戦略があれば、集中力を維持し、四六時中耳に入る雑音をはね除けることができます。
タスクに優先順位をつけるためにすぐ実践できる方法をいくつか見ていく前に、そもそもなぜそれが重要なのかを思い出してみましょう。
仕事に優先順位をつけることが重要な理由
忙しい現代社会では、いくつものタスクを一度に済ませてしまいたい誘惑に駆られることもあるでしょう。でもそれでは、手痛いしっぺ返しを食うかもしれません。では、どこから手をつければいいのでしょうか？
タスクに優先順位をつけていない場合、簡単な作業や緊急でない仕事を先に片付ける方が楽に思えるかもしれません。しかし実際には、すぐに達成できることを先に終えてしまうと、進捗状況を見誤る恐れがあります。そして、プロジェクトの成否にかかわる重要な仕事や時間的な制約のあるタスクになると、気力が残っていないのです。
しかるべき作業を適切なタイミングで行わないと、全体の仕事量を把握するのが難しくなります。小さなタスクをたくさんこなしていれば、目に見えて生産性が高いように思うかもしれませんが、実は効率に悪影響を及ぼしているかもしれません。プロジェクトの完了に時間を要する可能性もあります。それは、タスクに正しく優先順位をつけていないからです。
仕事に優先順位をつけるための 5 つのヒント
締め切りに間に合わないのを良しとする人はいません。だからこそ、仕事に優先順位をつけることが大切です。そうすれば、集中力を保って時間を効率的に管理でき、その結果、仕事で最高の成果を上げることができます。
では、タスクに優先順位をつける際に実践すべき 5 つの方法を見てみましょう。
1. 何が重要で何が緊急かを見極める
重要なタスクとは、プロジェクトの長期的な目標や戦略の裏付けとなるため、To-do リストに入れる必要があるが、時間的な制約がないものです。毎日必要なタスクかもしれませんし、プロジェクトの予定の中ではずっと先に締め切りのあるタスクかもしれません。
一方、緊急のタスクとは、すぐに対応しなければならない作業のことです。これを後回しにはできません。すぐに対処しないと、たちまちプロジェクトやチームに悪影響を及ぼす恐れがあるからです。
重要なタスクと緊急のタスクを区別することが、仕事に優先順位をつけるための第一歩です。最初に取り組むべきタスクがわかれば、集中力を保つための適切なツールや方法の導入に取り掛かることができます。
2. 一度に複数のタスクを処理しない
優先順位が重なる作業や複雑なタスクをスケジュールに詰め込みすぎると、燃え尽き症候群に陥る原因になります。一度に 1 つのタスクに集中すれば、仕事に十分な注意を払うことができます。後で成果をチェックしたときに変更すべき箇所が少なければ、集中して良かったと思うでしょう。
効率を上げるためのシンプルで効果的な方法が 1 つあります。優先順位が重なる作業が複数あるときは、万一に備えてブラウザのタブをいくつも開いておき、必要になるかもしれない情報をすべて準備しておかなければならないと思う人は多いでしょう。
そうではなく、プロジェクト ファイルや、リンク、メールなどのコンテンツを、必要なときにすぐに参照できるグループにまとめてみてください。
Dropbox Dash ではこれを「スタック」と呼んでいます。AI を活用してすべてのアプリとブラウザのコンテンツを集め、1 か所で表示する場所のことです。AI が情報やコンテンツを整理してスタックにまとめるので、ユーザーは重要な仕事の「何を」「どのように」処理するかに集中でき、情報が「どこに」あるか探す必要がなくなります。
3. スケジュールを立て、それを守る
明確なスケジュールがあると、作業時間の計画、管理、配分を効果的に行うために役立ちます。また、その日、その週、その月の終わりまでにどのタスクを終える必要があるかを示すロードマップの役割も果たします。
Dropbox Dash のような AI を活用した一元管理ツールを使えば、1 日の仕事を 1 つのページに集約して管理できます。出席すべき会議、必要なファイル、優先すべきプロジェクトなどを、すべて 1 つの独立したタブで確認できます。
AI の機能を活用することで、いくつもの予定や To-do リスト、メモ書きなどを探し回ってスケジュールを設定するという面倒な手作業が不要になります。すべてがシームレスに 1 つの中央プラットフォームに集約され、そこからワークフローに沿ってパーソナライズされた提案が示されます。
4. チーム全体で優先順位をつけるための仕組みを作る
サイロ化された情報の中で仕事はできません。コラボレーションを重視するチームであれば、優先順位をつけるための明確な仕組みを採り入れることで、コミュニケーション不足によって生じる締め切りや作業範囲、タスクの割り当てなどに関する問題を回避できます。
チームとしてプロジェクトの作業に優先順位をつければ、作業できる時間や条件や経験を誰が持っているかを見て、チーム メンバーにタスクを割り当てることができます。そうすれば、自分はすぐに対処が必要な緊急かつ重要なタスクに注意を集中することができます。
5. 集中を乱す要素を管理する
簡単なファイルや情報を探すなら、デスクトップやブラウザをあれこれ操作して、多くのアプリやタブ、ツールを見て回るのが手っ取り早いと思うことがあります。しかし、一度にたくさんの情報を開いていると、目の前のタスクから注意を逸らされやすくなります。同僚からの急な依頼に応えたり、個人的なメールをチェックしたりすることはありませんか？
アプリの間を行ったり来たりして先延ばしの罠に陥るのではなく、1 つの検索バーから何でも見つけられるユニバーサル検索ツールで時間を節約し、気が散る要素を排除しましょう。
時間は節約するだけでなく有効に活用する
Dropbox は、日常的に使うツールと連動し、煩雑な作業に費やす時間を減らして、より大きなアイデアに集中できるようにします。
面倒な管理業務や面白みのない作業に費やす時間を最小限に抑え、大切なことにエネルギーと創造力を集中させることで、ただ頑張るのではなく、もっとスマートに働けるようになります。
