Nella vita moderna siamo circondati da elementi visivi: le telefonate sono state sostituite da chiamate FaceTime e riunioni Zoom, i post di solo testo sui social sono ormai ampiamente superati e le campagne marketing si affidano sempre di più a immagini, video e illustrazioni per attirare l'attenzione del pubblico.
Questi elementi vengono adottati anche nelle strategie di comunicazione, soprattutto nell'ambiente di lavoro. Le nuove tecnologie digitali, come gli strumenti di cattura delle schermate che servono per condividere informazioni in modo asincrono, sfruttano l'efficienza della comunicazione visiva per aiutare i team a lavorare in modo più flessibile e produttivo.
In questo articolo scoprirai come usare la comunicazione visiva per migliorare la collaborazione tra team e ottimizzare i flussi di lavoro. Prima di tutto, però, analizziamo i diversi tipi di comunicazione visiva e vediamo perché è così importante.
Cos'è la comunicazione visiva?
In poche parole, la comunicazione visiva è la trasmissione di un messaggio, che può includere idee, istruzioni, dati o altri tipi di informazioni, mediante elementi grafici anziché testuali o sonori. Molte persone trovano che sia un modo più efficiente e accessibile per condividere conoscenze e fornire un contesto rispetto alla comunicazione scritta.
La comunicazione visiva può avvenire in diversi modi. Tra i metodi più comuni troviamo:
- Video e foto
- Grafici, diagrammi, infografiche e altre rappresentazioni visive dei dati
- Elementi tipografici
- Mappe (come mappe concettuali e dei contenuti)
- Illustrazioni e graphic design
- Slide e presentazioni
- GIF
- Acquisizioni e registrazioni dello schermo
Queste risorse visive sono comunemente usate nell'ambito dei social media e del content marketing per trasmettere idee e informazioni che, se presentate in formato testuale, non avrebbero il medesimo impatto.
Perché la comunicazione visiva è importante?
Secondo alcuni studi, il 50% delle persone ha una memoria visiva e preferisce affidarsi a contenuti visivi per acquisire le informazioni in modo più efficace. Dunque, la comunicazione visiva non è importante solo nell'ambiente di lavoro, ma è utile anche per la società in generale.
Presentare le informazioni in forma visiva consente di trasmettere il messaggio con un impatto maggiore rispetto al semplice testo. Una strategia di comunicazione visiva potrebbe diventare parte integrante delle tue attività aziendali, soprattutto a livello di content marketing.
Gli elementi visivi sono fondamentali nel processo di creazione dei contenuti; su alcune piattaforme social, come Instagram o TikTok, i contenuti testuali non hanno lo stesso impatto delle immagini o dei video.
Secondo alcuni studi, la nostra soglia di attenzione collettiva si sta riducendo e la natura sempre attiva della vita digitale presenta distrazioni di ogni tipo. La comunicazione visiva ti aiuta a distinguerti tra migliaia di contenuti e a comunicare efficacemente il tuo messaggio grazie a un contenuto memorabile e di alta qualità.
Tuttavia, ci sono altre ragioni per cui la comunicazione visiva è importante, tra cui le seguenti:
- Attira l'attenzione e aumenta il coinvolgimento
- Fa provare emozioni più forti al tuo pubblico di riferimento
- Consente di ricordare meglio le informazioni
- Fa risparmiare tempo, dato che le informazioni vengono trasmesse in modo più rapido ed efficace
- Consolida l'identità del brand, fornendo un'esperienza condivisa e un messaggio unificato
In che modo la comunicazione visiva può migliorare il tuo flusso di lavoro
Mettere in contatto tra loro i membri di un team che lavora da remoto può essere difficile; spesso, la soluzione facile sembra essere organizzare una breve riunione in video chiamata per collaborare su idee o discutere di progetti. Tuttavia, qualsiasi lavoratore da remoto concorderà nel dire che le riunioni video, talvolta, sono più una perdita di tempo che un'occasione per migliorare la produttività.
Grazie a una strategia efficace di comunicazione visiva è possibile ridurre le riunioni non necessarie. Attraverso l'uso di elementi e supporti visivi puoi trasmettere informazioni complesse, come le istruzioni per l'uso di alcuni strumenti o i dettagli di un nuovo progetto, in modo più mirato, stimolante e assimilabile, ottimizzando i flussi di lavoro e a semplificando i processi decisionali.
Poiché esistono diversi tipi di comunicazione visiva, puoi dare libero sfogo alla tua creatività quando condividi informazioni e collabori con clienti e colleghi. Grazie alle nuove tecnologie, non dovrai più limitarti a grafici a torta e presentazioni per creare e condividere un messaggio visivo.
La comunicazione visiva, infatti, può essere vantaggiosa per la tua azienda sotto diversi aspetti:
- Accelera il processo di onboarding dei nuovi dipendenti e rendilo più efficiente creando screenshot in cui fornisci spiegazioni con Dropbox Capture.
- Usa Capture per creare GIF che spiegano il funzionamento dei sistemi, dei programmi e degli strumenti di formazione dell'organizzazione.
- Salva screenshot di idee e fonti di ispirazione da condividere con i membri del team e consultare quando ne hai bisogno.
- Organizza riunioni asincrone per rispettare i flussi di lavoro ed evitare di perdere tempo con riunioni non necessarie e dispersive.
- Strumenti come Dropbox Replay ti aiutano fornire feedback più chiari tramite annotazioni visibili a schermo nei punti precisi a cui apportare dei miglioramenti.
Suggerimenti per implementare la comunicazione visiva nell'ambiente di lavoro
La strategia di comunicazione visiva più adatta per un team dipende da diversi fattori, come le sue dimensioni e i suoi obiettivi. Esistono diversi modi per semplificare questo processo e sfruttare al meglio i vantaggi della comunicazione visiva.
Essere coerenti è fondamentale
Prima di tutto, deve esserci coerenza nello stile e nel branding di tutte le tue risorse visive (e non solo di quelle esterne come le risorse di marketing). Dai più valore alla qualità che alla quantità, in modo che ogni contenuto che produci raggiunga il suo potenziale impatto. Crea modelli, video, tutorial e linee guida del brand, assicurandoti che i membri del team sappiano dove sono salvati e come usarli per creare elementi visivi.
Non dimenticare la narrativa
Rifletti sulle tue strategie di narrazione e su come intrecciare le storie raccontate con le risorse visive che crei. In sostanza, sia per le comunicazioni interne che per quelle esterne, devi conoscere il tuo pubblico di destinazione. Potrebbe essere utile tracciare un profilo del target con strumenti di collaborazione come Dropbox Paper, in modo da elaborare una strategia per i contenuti rivolti ai clienti.
Dai priorità alla facilità d'uso e all'accessibilità
Adottare un software troppo complicato potrebbe disincentivare i membri del team a usare la comunicazione visiva nelle loro attività quotidiane. Assicurati di usare solo strumenti di collaborazione accessibili a tutti, anche per l'organizzazione delle risorse visive.
Con Dropbox Capture, puoi creare screenshot, GIF o brevi video registrati direttamente dallo schermo. I contenuti acquisiti verrano salvati nel tuo account Dropbox, dove potrai facilmente condividerli con i colleghi per visualizzarli e consultarli quando necessario.
Crea cartelle del team dove archiviare modelli, video di formazione, verbali di riunione e altre comunicazioni, in modo che tutti i membri del team possano accedere alle risorse visive di cui hanno bisogno in qualsiasi momento.
Sfrutta il potere della narrazione visiva
Con Dropbox Capture, puoi esprimere il tuo pensiero in modo chiaro senza dover organizzare una riunione. Elimina lunghi thread di email e riunioni improduttive, ottimizza i processi di onboarding e di assistenza ed approfondisci idee, proposte, tutorial e progetti in un modo che offra a tutti il quadro completo.