I vardagen i dag är vi omgivna av bilder – telefonsamtal har bytts mot FaceTime och Zoom, sociala medier har för länge sedan lämnat de rena textinläggen bakom sig och marknadsföringen har blivit alltmer beroende av bilder, videoklipp och illustrationer för att fånga publikens uppmärksamhet.
Dessa visuella element implementeras också i kommunikationsstrategier, särskilt på arbetsplatsen. Ny digital teknik som skärmbildsverktyg som gör det möjligt att dela information asynkront utnyttjar kraften hos visuell kommunikation för att hjälpa team att arbeta på mer flexibla och produktiva sätt.
I den här artikeln kommer vi att förklara hur du kan använda visuell kommunikation för att förbättra teamsamarbetet och effektivisera arbetsflödena. Men låt oss först dyka in i de olika typer av visuell kommunikation som finns och förklara varför visuell information är så viktig.
Vad är visuell kommunikation?
Enkelt uttryckt är visuell kommunikation processen att förmedla budskap – vare sig det är idéer, instruktioner, data eller annan information – genom grafik snarare än text eller ljud. För många blir detta ett mer effektivt och tillgängligt sätt att dela kunskap och skapa sammanhang än skriftlig kommunikation.
Visuell kommunikation kan uppnås på en mängd olika sätt. Exempel på visuell kommunikation är till exempel:
- Videor och foton
- Grafer, diagram, infografik och andra typer av datavisualisering
- Typografi
- Kartor (som tankekartor och innehållskartor)
- Illustrationer och grafisk design
- Bildspel och presentationer
- GIF-bilder
- Skärmbilder och skärminspelningar
Dessa typer av visuella tillgångar används ofta i sociala medier och innehållsmarknadsföring för att kommunicera idéer och information där mer texttunga format inte har så bra effekt.
Varför är visuell kommunikation viktig?
Enligt forskningen lär sig 50 % av alla människor på ett visuellt sätt och föredrar visuellt innehåll för att ta till sig information mer effektivt. Det betyder att visuell kommunikation inte bara är viktig på arbetsplatsen – den är också positiv för samhället i stort.
Genom att presentera information visuellt kan du förmedla ditt budskap med större effekt än vad bara text kan uppnå. En visuell kommunikationsstrategi bör vara en viktig del av din affärsverksamhet – särskilt din innehållsmarknadsföring.
Visuella element är avgörande i processen när du skapar innehåll. På vissa sociala medier som Instagram och TikTok har textinnehåll helt enkelt inte samma effekt som bilder och videor.
Enligt forskningen minskar vårt kollektiva koncentrationsförmåga och det faktum att det digitala livet aldrig tar paus medför massor av olika typer av distraktioner. Visuell kommunikation hjälper dig att ta dig förbi bruset och förmedla ditt budskap genom förstklassigt och minnesvärt innehåll.
Det här är inte de enda anledningarna till varför visuell kommunikation är viktig. Denna form av kommunikation:
- Väcker intresse och ökar engagemanget
- Framkallar starkare känslor från din målgrupp
- Förbättrar möjligheten att komma ihåg informationen
- Sparar tid eftersom informationen vidarebefordras snabbare och mer effektivt
- Stärker varumärkesidentiteten, och säkerställer en gemensam upplevelse och ett enhetligt budskap
Så kan visuell kommunikation förbättra ditt arbetsflöde
Det kan vara svårt att koppla samman team som arbetar på distans, och ofta verkar det lättare att boka ett snabbt videosamtal för att samarbeta kring idéer eller diskutera projekt. Men alla som någonsin jobbat på distans vet att videomöten ibland faktiskt kan slösa bort tid snarare än att förbättra produktiviteten.
Med en effektiv visuell kommunikationsstrategi kan du minska mängden onödiga möten. Visuella element och hjälpmedel gör att du kan vidarebefordra komplex information – till exempel instruktioner för användning av vissa verktyg, eller de mindre detaljerna i ett nytt projekt – på ett mer fokuserat, engagerande och begripligt sätt. Detta bidrar i sin tur till att effektivisera dina arbetsflöden och förenklar alla beslutsprocesser.
Eftersom det finns så många olika typer av visuell kommunikation kan du använda din kreativitet när du delar information och samarbetar med kunder och kolleger. Med innovativ ny teknik är du inte längre begränsad till cirkeldiagram och presentationer för att skapa och dela ett visuellt budskap.
Faktum är att visuell kommunikation kan gynna ditt företag på massor av olika sätt:
- Gör medarbetarnas onboardingprocess snabbare och mer effektiv med skärmbilder och röstpålägg i Dropbox Capture
- Använd Capture för att skapa GIF-filer som förklarar organisationssystem, program och utbildningsverktyg
- Ta skärmbilder av idéer och inspirationskällor att dela med teamet och hänvisa tillbaka till när det blivit dags att använda dem
- Arrangera asynkrona möten för att hålla arbetsflöden på rätt spår och slippa slösa tid på onödiga eller ofokuserade möten!
- Verktyg som Dropbox Replay hjälper dig att ge tydligare feedback, eftersom du kan beskriva specifika förbättringspunkter i videor med hjälp av markeringar på skärmen
Tips för implementering av visuell kommunikation på arbetsplatsen
Den bästa visuella kommunikationsstrategin för ditt team beror på ett antal olika saker, inklusive teamets storlek och mål. För att underlätta denna process och få ut maximalt av den visuella kommunikationens fördelar finns det en rad saker du kan göra.
Enhetlighet är avgörande
För det första måste du vara enhetlig med utformningen och varumärkesprofileringen av visuella tillgångar – och inte bara för externa resurser som marknadsföringsmaterial. Värdesätt kvalitet högre än kvantitet, så att allt du producerar får maximal effekt. Skapa mallar, videohandledningar och varumärkesriktlinjer, och se till att alla i teamet vet var dessa lagras och hur de ska användas när du skapar visuella element.
Glöm inte berättelsen
Dessutom är det en bra idé att utvärdera era berättarstrategier och hur ni kan väva in berättelser i det visuella materialet som skapas. I både intern och extern kommunikation handlar detta om att känna sin målgrupp. Det kan vara fördelaktigt att bygga målgruppspersonor i samarbetsverktyg som Dropbox Paper som vägledning i strategin för kundinriktat innehåll.
Prioritera användarvänlighet och tillgänglighet
Att introducera programvara som är för komplicerad att använda kan göra att teammedlemmarna avskräcks från att implementera visuell kommunikation i det dagliga arbetet. Se till att ni bara använder samarbetsverktyg som är tillgängliga för alla – och här ingår hur ni organiserar visuella resurser.
Med Dropbox Capture kan du skapa skärmdumpar, GIF-filer eller enkla videor som spelats in direkt på skärmen. Det du skapat sparas i ditt Dropbox-konto, där du enkelt kan dela med dina kolleger som kan titta eller granska på egen tid.
Skapa teammappar för mallar, utbildningsvideor, mötesprotokoll och annan kommunikation så att alla i teamet får tillgång till det visuella material de behöver när de behöver det.
Utnyttja kraften i visuellt berättande
Med Dropbox Capture kan du få fram ditt budskap utan att behöva boka ett möte. Byt ut långa e-postmeddelanden och möten, effektivisera onboarding- och supportprocesser, och gå igenom idéer, förslag, självstudier och projekt på ett sätt som ger alla en fullständig övergripande bild.