Dalam kehidupan modern, kita dikelilingi oleh aspek visual—panggilan telepon telah diganti dengan FaceTime dan Zoom, media sosial sudah tidak lagi mengusung fitur postingan hanya teks, dan dunia pemasaran menjadi semakin bergantung pada gambar, video, dan ilustrasi untuk menarik perhatian audiens.
Elemen visual ini juga diadopsi dalam strategi komunikasi, khususnya di tempat kerja. Teknologi digital baru, seperti alat tangkapan layar untuk berbagi informasi secara asinkron, memanfaatkan kekuatan komunikasi visual untuk membantu tim bekerja dengan cara yang lebih fleksibel dan produktif.
Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan bagaimana Anda dapat menggunakan komunikasi visual untuk meningkatkan kolaborasi tim dan menyederhanakan alur kerja. Namun pertama-tama, mari pelajari lebih jauh berbagai jenis komunikasi visual dan alasan pentingnya informasi visual.
Apa itu komunikasi visual?
Sederhananya, komunikasi visual adalah proses penyampaian makna—baik itu ide, instruksi, data, atau jenis informasi lainnya—melalui grafis, bukan teks atau audio. Bagi banyak orang, ini adalah cara yang lebih efisien dan mudah diakses untuk berbagi pengetahuan dan menambahkan konteks dibandingkan komunikasi tertulis.
Komunikasi visual dapat dilakukan dalam berbagai cara. Contoh komunikasi visual meliputi:
- Video dan foto
- Grafik, bagan, infografis, dan jenis visualisasi data lainnya
- Tipografi
- Peta (seperti peta pikiran dan peta konten)
- Ilustrasi dan desain grafis
- Dek slide dan presentasi
- GIF
- Tangkapan dan rekaman layar
Jenis aset visual ini umumnya digunakan di media sosial dan pemasaran konten, untuk menyampaikan ide dan informasi yang gagal disampaikan menggunakan format teks.
Mengapa komunikasi visual itu penting?
Menurut penelitian, 50% orang adalah pembelajar visual, dan lebih memilih konten visual untuk mempelajari informasi secara lebih efektif. Artinya, komunikasi visual tidak hanya penting di tempat kerja—tetapi juga bermanfaat bagi masyarakat luas.
Menyajikan informasi secara visual memungkinkan Anda menyampaikan pesan dengan dampak yang lebih besar daripada yang dapat dicapai teks. Strategi komunikasi visual harus menjadi bagian penting dari aktivitas bisnis Anda—terutama pemasaran konten Anda.
Elemen visual sangat penting dalam proses pembuatan konten. Pada platform media sosial tertentu seperti Instagram dan TikTok, konten teks tidak memiliki dampak yang sama seperti gambar dan video.
Menurut penelitian, rentang perhatian kolektif kita menyempit dan sifat kehidupan digital yang selalu aktif menghadirkan segala macam gangguan. Komunikasi visual membantu Anda mengatasi gangguan tersebut dan menyampaikan pesan Anda melalui konten berkualitas tinggi dan mudah diingat.
Ini bukan satu-satunya alasan pentingnya komunikasi visual. Bentuk komunikasi ini:
- Menarik perhatian dan meningkatkan interaksi
- Membangkitkan emosi yang lebih kuat dari audiens target Anda
- Meningkatkan ingatan informasi
- Menghemat waktu, karena informasi disampaikan lebih cepat dan lebih efisien
- Memantapkan identitas merek, memastikan pengalaman bersama dan pesan terpadu
Cara komunikasi visual meningkatkan alur kerja Anda
Mungkin sulit untuk menghubungkan tim yang bekerja dari jarak jauh—dan sering kali tampak lebih mudah untuk menyiapkan rapat cepat melalui panggilan video untuk berkolaborasi dalam ide atau mendiskusikan proyek. Namun, setiap pekerja virtual-first akan memberi tahu Anda bahwa rapat video terkadang benar-benar membuang waktu, bukan meningkatkan produktivitas.
Dengan strategi komunikasi visual yang efektif, Anda dapat mengurangi rapat yang tidak perlu. Penggunaan elemen visual dan alat bantu visual memungkinkan Anda untuk menyampaikan informasi yang kompleks—seperti instruksi untuk menggunakan alat tertentu, atau spesifikasi proyek baru—dengan cara yang lebih fokus, menarik, dan mudah dicerna. Pada gilirannya, langkah ini membantu merampingkan alur kerja Anda dan menyederhanakan setiap proses pengambilan keputusan.
Karena ada begitu banyak jenis komunikasi visual, Anda dapat berkreasi dalam cara berbagi informasi dan berkolaborasi dengan klien dan rekan kerja. Dengan teknologi baru yang inovatif, Anda tidak lagi terbatas pada diagram lingkaran dan presentasi untuk membuat dan berbagi pesan visual.
Faktanya, komunikasi visual dapat menguntungkan bisnis Anda dalam berbagai cara:
- Menjadikan proses orientasi karyawan lebih cepat dan lebih efisien dengan tangkapan layar bernarasi di Dropbox Capture
- Menggunakan Capture untuk membuat GIF yang menjelaskan sistem organisasi, program, dan alat pelatihan
- Ambil tangkapan layar ide dan sumber inspirasi untuk dibagikan dengan tim Anda dan rujuk kembali ketika tiba waktu untuk menggunakannya
- Selenggarakan rapat asinkron untuk menjaga alur kerja tetap sesuai rencana dan hindari membuang waktu dalam rapat yang tidak perlu atau tidak fokus!
- Alat seperti Dropbox Replay membantu Anda memberikan umpan balik yang lebih jelas, karena Anda dapat menentukan poin peningkatan tertentu dalam video menggunakan anotasi di layar
Kiat menerapkan komunikasi visual di tempat kerja
Strategi komunikasi visual terbaik untuk tim Anda akan bergantung pada beberapa hal berbeda, termasuk ukuran dan tujuan tim. Untuk memfasilitasi proses ini dan memaksimalkan manfaat komunikasi visual, ada beberapa hal yang dapat Anda lakukan.
Konsistensi adalah kunci
Pertama, Anda harus konsisten dengan gaya dan branding aset visual—dan tidak hanya untuk sumber daya eksternal seperti materi pemasaran. Utamakan kualitas daripada kuantitas, sehingga semua yang Anda hasilkan mencapai dampak potensialnya. Buat templat, tutorial video, dan pedoman merek, serta pastikan semua orang di tim Anda tahu tempatnya disimpan dan cara menggunakannya saat membuat elemen visual.
Jangan lupakan narasi
Selain itu, Anda mungkin ingin mempertimbangkan strategi penceritaan dan cara merangkai narasi ke dalam materi visual yang Anda buat. Baik untuk komunikasi internal maupun eksternal, hal yang paling penting adalah mengenal audiens Anda. Hal ini mungkin bermanfaat untuk membangun persona audiens dalam alat kolaboratif seperti Dropbox Paper, untuk panduan strategi dalam membuat konten yang berhubungan langsung dengan pelanggan.
Utamakan kemudahan penggunaan dan aksesibilitas
Memperkenalkan perangkat lunak yang terlalu rumit untuk digunakan dapat membuat anggota tim Anda enggan mengadopsi komunikasi visual ke dalam pekerjaan sehari-hari. Pastikan Anda hanya menggunakan alat kolaboratif yang dapat diakses oleh semua orang—termasuk cara Anda mengatur aset visual.
Dengan Dropbox Capture, Anda dapat membuat tangkapan layar, GIF, atau video sederhana yang direkam langsung di layar Anda. Kreasi Anda akan disimpan ke akun Dropbox, tempat Anda dapat membagikannya dengan mudah kepada rekan kerja untuk ditonton atau ditinjau kapan saja.
Buat folder tim untuk templat, video pelatihan, notula rapat, dan komunikasi lainnya, sehingga setiap orang di tim Anda memiliki akses ke materi visual yang diperlukan saat membutuhkannya.
Manfaatkan kekuatan penceritaan visual
Dengan Dropbox Capture, Anda dapat menyampaikan maksud dengan jelas tanpa menjadwalkan apa pun. Ganti email dan rapat yang panjang, sederhanakan proses orientasi dan dukungan Anda, serta telusuri ide, proposal, tutorial, dan proyek dengan cara yang memberikan gambaran lengkap kepada semua orang.