In het moderne leven worden we omringd door beelden. Telefoongesprekken hebben plaatsgemaakt voor FaceTime en Zoom, sociale media bestaan allang niet meer uit alleen tekstberichten en marketing is steeds afhankelijker geworden van afbeeldingen, video's en illustraties om de aandacht van het publiek te trekken.
Deze visuele elementen worden ook toegepast in communicatiestrategieën, vooral op de werkplek. Nieuwe digitale technologieën, zoals tools voor het maken van schermopnamen om asynchroon informatie te delen, maken gebruik van de kracht van visuele communicatie om teams te helpen flexibeler en productiever te werken.
In dit artikel gaan we uitleggen hoe je visuele communicatie kunt gebruiken om de teamsamenwerking te verbeteren en workflows te stroomlijnen. Maar laten we eerst eens kijken naar de verschillende soorten visuele communicatie en waarom visuele informatie zo belangrijk is.
Wat is visuele communicatie?
Simpel gezegd, is visuele communicatie het overbrengen van een boodschap, zoals ideeën, instructies, gegevens of andere soorten informatie, door middel van afbeeldingen in plaats van tekst of geluid. Voor velen is dit een efficiëntere en toegankelijkere manier om kennis te delen en context toe te voegen dan schriftelijke communicatie.
Visuele communicatie kan op verschillende manieren tot stand worden gebracht. Voorbeelden van visuele communicatie zijn:
- Video's en foto's
- Grafieken, diagrammen, infographics en andere vormen van gegevensvisualisatie
- Typografie
- Kaarten (zoals mindmaps en materiaalkaarten)
- Illustraties en grafische ontwerpen
- Spreadsheets en presentaties
- GIF's
- Schermopnamen en -recorders
Dit soort visuele middelen wordt vaak gebruikt in sociale media en marketingmateriaal om ideeën en informatie over te brengen, wanneer tekstrijke communicatie nauwelijks indruk maakt.
Waarom is visuele communicatie belangrijk?
Volgens onderzoek leert 50% van de mensen op visuele wijze en geven zij de voorkeur aan visueel materiaal om informatie effectiever tot zich te nemen. Dit betekent dat visuele communicatie niet alleen van belang is op de werkplek, maar ook voor de samenleving in het algemeen.
Door informatie visueel te presenteren kun je je boodschap impactvoller overbrengen dan mogelijk is met tekst. Een visuele-communicatiestrategie moet een essentieel onderdeel zijn van je bedrijfsactiviteiten en dan met name van je marketingmateriaal.
Visuele elementen zijn cruciaal bij het maken van materiaal. Op bepaalde socialemediaplatforms, zoals Instagram en TikTok, heeft tekstmateriaal gewoon niet dezelfde impact als afbeeldingen en video's.
Volgens onderzoek wordt onze gezamenlijke aandachtsspanne kleiner en brengt de alom aanwezige aard van het digitale leven allerlei afleidingen met zich mee. Visuele communicatie helpt je de ruis te doorbreken en je boodschap over te brengen via gedenkwaardig materiaal van hoge kwaliteit.
Dit zijn echter niet de enige redenen waarom visuele communicatie belangrijk is. Deze vorm van communicatie:
- Trekt de aandacht en verhoogt de betrokkenheid
- Roept sterkere emoties bij je doelgroep op
- Verbetert het onthouden van informatie
- Bespaart tijd, omdat informatie sneller en efficiënter wordt doorgegeven
- Verstevigt de merkidentiteit, zorgt voor een gedeelde ervaring en een eenduidige boodschap
Hoe visuele communicatie je workflow kan verbeteren
Het kan lastig zijn om teams die op afstand werken, met elkaar te verbinden. Vaak lijkt het eenvoudiger om een snelle videovergadering te organiseren om samen aan ideeën te werken of projecten te bespreken. Maar elke virtuele werknemer zal je vertellen dat videovergaderingen soms eerder tijd verspillen dan de productiviteit verbeteren.
Met een effectieve visuele-communicatiestrategie kun je het aantal overbodige vergaderingen verminderen. Door het gebruik van visuele elementen en visuele hulpmiddelen, kun je complexe informatie, zoals instructies voor het gebruik van bepaalde tools of de bijzonderheden van een nieuw project, gerichter, boeiender en begrijpelijker overbrengen. Bovendien kun je zo je workflows stroomlijnen en eventuele besluitvormingsprocessen vereenvoudigen.
Omdat er zoveel verschillende soorten visuele communicatie zijn, kun je je creativiteit de vrije loop laten wat betreft de manier waarop je informatie deelt en samenwerkt met klanten en collega's. Met innovatieve nieuwe technologieën ben je niet langer beperkt tot taartdiagrammen en presentaties voor het creëren en delen van een visuele boodschap.
In feite kan visuele communicatie je bedrijf op allerlei manieren ten goede komen:
- Maak het onboardingproces voor nieuwe medewerkers sneller en efficiënter met gesproken schermopnamen in Dropbox Capture
- Gebruik Capture om GIF's te maken, die de systemen, programma's en trainingstools van de organisatie uitleggen.
- Maak schermafdrukken van ideeën en inspiratiebronnen om met je team te delen, zodat ernaar kan worden terugverwezen als het tijd is om ze te gebruiken.
- Host asynchrone vergaderingen om workflows op schema te houden en te voorkomen dat er tijd aan onnodige of inefficiënte vergaderingen wordt verspild!
- Tools als Dropbox Replay helpen je duidelijker feedback te geven, omdat je specifieke verbeterpunten in video's kunt aanwijzen met behulp van annotaties op het scherm
Tips voor het toepassen van visuele communicatie op de werkplek
De beste visuele-communicatiestrategie voor je team hangt van een paar verschillende dingen af, waaronder de omvang en de doelstellingen van het team. Om dit proces te vergemakkelijken en de voordelen van visuele communicatie optimaal te benutten, kun je een aantal dingen doen.
Consistentie is essentieel
Ten eerste moet je consistent zijn met de styling en het merkgebruik van al je visuele materiaal, dus niet alleen als het om externe middelen als marketingmateriaal gaat. Hecht meer waarde aan kwaliteit dan aan kwantiteit, zodat alles wat je produceert een zo groot mogelijke impact heeft. Maak sjablonen, videotutorials, en merkrichtlijnen, en zorg ervoor dat iedereen in je team weet waar deze zijn opgeslagen en hoe ze deze moeten gebruiken bij het maken van visueel materiaal.
Vergeet het verhaal niet
Daarnaast wil je nadenken over je storytellingstrategieën en hoe je verhalen kunt verweven in het visuele materiaal dat je maakt. Voor zowel interne als externe communicatie komt dit neer op het kennen van je doelgroep. Het kan nuttig zijn om doelgroeppersona's te ontwikkelen in samenwerkingsprogramma's zoals Dropbox Paper om je strategie voor klantgericht materiaal richting te geven.
Geef prioriteit aan gebruiksgemak en toegankelijkheid
Het introduceren van te ingewikkelde software kan je teamleden ervan weerhouden om visuele communicatie onderdeel van hun dagelijks werk te laten worden. Zorg ervoor dat je alleen samenwerkingstools gebruikt die voor iedereen toegankelijk zijn; dit geldt ook voor de manier waarop je je visuele materiaal organiseert.
Met Dropbox Capture kun je schermafdrukken, GIF's of eenvoudige video's maken die direct op je scherm zijn opgenomen. Je creaties worden opgeslagen in je Dropbox-account, waar je ze eenvoudig met je collega's kunt delen, die ze vervolgens in hun eigen tijd kunnen bekijken en beoordelen.
Maak teammappen voor sjablonen, trainingsvideo's, notulen en andere communicatie, zodat iedereen in je team toegang heeft tot het visuele materiaal dat ze nodig hebben, wanneer ze het nodig hebben.
Gebruik de kracht van visuele storytelling
Met Dropbox Capture kun je duidelijk vertellen wat je bedoelt, zonder daarvoor iets te hoeven inplannen. Vervang lange e-mails en vergaderingen, stroomlijn je onboarding- en supportprocessen, en bespreek ideeën, voorstellen, tutorials en projecten op een manier die iedereen het complete plaatje geeft.