We współczesnym życiu otaczają nas elementy wizualne – rozmowy telefoniczne ustąpiły miejsca połączeniom przez FaceTime i Zoom, posty w mediach społecznościowych już dawno przestały ograniczać się tylko do tekstu, a w marketingu coraz częściej wykorzystuje się obrazy, filmy i ilustracje, aby przykuć uwagę odbiorców.
Elementy te są również stosowane w strategiach komunikacyjnych, szczególnie w miejscu pracy. Nowe technologie cyfrowe, takie jak narzędzia do przechwytywania ekranu umożliwiające asynchroniczne udostępnianie informacji, wykorzystują potencjał komunikacji wizualnej, aby pomagać zespołom pracować w bardziej elastyczny i produktywny sposób.
W tym artykule wyjaśnimy, jak można wykorzystać komunikację wizualną do poprawy współpracy w zespole i usprawnienia przepływów pracy. Zacznijmy jednak od omówienia różnych rodzajów komunikacji wizualnej i powodów, dla których informacje w formie obrazu są tak ważne.
Czym jest komunikacja wizualna?
W skrócie komunikacja wizualna polega na przekazywaniu informacji (np. idei, instrukcji czy danych) za pomocą grafiki, a nie tekstu lub dźwięku. Dla wielu jest to bardziej efektywny i przystępny sposób dzielenia się wiedzą i dodawania kontekstu niż komunikacja pisemna.
Komunikacja wizualna może przybierać różne formy, takie jak:
- filmy i zdjęcia;
- wykresy, diagramy, infografiki i inne rodzaje wizualizacji danych;
- typografię;
- mapy (takie jak mapy myśli i mapy treści);
- ilustracje i projekty graficzne;
- slajdy i prezentacje;
- GIF-y;
- przechwycone i nagrane ekrany.
Takie zasoby wizualne są powszechnie stosowane w mediach społecznościowych i content marketingu, w których materiały z dużą ilością tekstu są trudne w odbiorze i mało atrakcyjne.
Dlaczego komunikacja wizualna jest ważna?
Według badań 50% ludzi to wzrokowcy i łatwiej im przyswajać informacje w formie obrazów. Oznacza to, że komunikacja wizualna znajduje zastosowanie nie tylko w miejscach pracy, ale również w codziennym życiu.
Przekaz w formie wizualnej dociera do odbiorcy szybciej niż za pośrednictwem tekstu. Strategia komunikacji wizualnej powinna być istotną częścią Twoich działań biznesowych – zwłaszcza tych z zakresu content marketingu.
Elementy wizualne odgrywają kluczową rolę w procesie tworzenia treści. Na niektórych platformach mediów społecznościowych, takich jak Instagram i TikTok, treści w formie tekstowej po prostu nie mają takiej siły przebicia jak obrazy i filmy.
Badania wskazują, że zakres naszej uwagi się zawęża, a ciągła obecność w cyfrowej rzeczywistości dodatkowo nas rozprasza. Komunikacja wizualna pomaga wyróżnić się z tłumu i dotrzeć do odbiorców za pośrednictwem atrakcyjnych i zapadających w pamięć treści.
Komunikacja wizualna jest ważna również dlatego, że:
- przyciąga uwagę i zwiększa zaangażowanie;
- wywołuje silniejsze emocje u odbiorców;
- pomaga przypomnieć sobie informacje;
- pozwala zaoszczędzić czas, ponieważ informacje są przekazywane szybciej i skuteczniej;
- utrwala tożsamość marki, zapewniając jednolite doświadczenia i przekaz.
Jak komunikacja wizualna może usprawnić Twoją pracę
Kontakt między zespołami pracującymi zdalnie bywa trudny, a wideokonferencje wydają się najprostszym sposobem na wymianę pomysłów i dyskusje o projekcie. Jednak wszyscy pracujący głównie zdalnie przyznają, że spotkania wideo nie zawsze zwiększają produktywności, a nawet okazują się stratą czasu.
Dzięki skutecznej strategii komunikacji wizualnej możesz ograniczyć liczbę niepotrzebnych spotkań. Wykorzystanie elementów i pomocy wizualnych pozwala na przekazywanie złożonych informacji – takich jak instrukcje korzystania z określonych narzędzi czy specyfika nowego projektu – w bardziej przemyślany, angażujący i przyswajalny sposób. To z kolei pomaga usprawnić przepływy pracy i upraszcza wszelkie procesy decyzyjne.
Ponieważ istnieje tak wiele różnych rodzajów komunikacji wizualnej, możesz wykazać się kreatywnością podczas dzielenia się informacjami i współpracy z klientami oraz kolegami i koleżankami z pracy. Dzięki nowym, innowacyjnym technologiom wiadomości wizualne nie muszą już ograniczać się do wykresów kołowych i prezentacji.
Komunikacja wizualna może przynieść korzyści Twojej firmie na wiele sposobów:
- przyspiesz i usprawnij proces wdrażania nowych pracowników dzięki przechwyconym ekranom z narracją w Dropbox Capture;
- używaj Capture do tworzenia GIF-ów, które wyjaśniają systemy organizacji, programy i narzędzia szkoleniowe;
- rób zrzuty ekranu przedstawiające pomysły i źródła inspiracji oraz udostępniaj je swojemu zespołowi, aby można było do nich wrócić w odpowiednim momencie;
- organizuj spotkania asynchroniczne, aby utrzymać przepływy pracy na właściwym torze i nie tracić czasu na niepotrzebne lub mało produktywne spotkania;
- korzystaj z narzędzi takich jak Dropbox Replay, które pomagają w przekazywaniu bardziej przejrzystych opinii, umożliwiając wskazanie konkretnych punktów do poprawy w filmach przy użyciu znaczników na ekranie.
Wskazówki dotyczące wdrażania komunikacji wizualnej w miejscu pracy
Wybór najlepszej strategii komunikacji wizualnej dla Twojego zespołu będzie zależał od kilku czynników, w tym od jego wielkości i celów. Aby ułatwić ten proces i w pełni wykorzystać zalety komunikacji wizualnej, należy kierować się poniższymi zasadami.
Spójność jest kluczowa
Po pierwsze, należy zachować spójność w zakresie stylu i brandingu zasobów wizualnych – i to nie tylko w przypadku zasobów zewnętrznych takich jak materiały marketingowe. Przedkładaj jakość nad ilość, tak aby wszystko, co produkujesz, przynosiło jak najlepsze efekty. Twórz szablony, samouczki wideo i wytyczne marki, oraz upewnij się, że wszyscy członkowie Twojego zespołu wiedzą, gdzie są one przechowywane i jak z nich korzystać podczas tworzenia elementów wizualnych.
Nie zapominaj o narracji
Dodatkowo warto zastanowić się nad strategiami prowadzenia narracji oraz nad tym, w jaki sposób można ją wpleść w tworzone materiały wizualne. Zarówno w przypadku komunikacji wewnętrznej, jak i zewnętrznej, sprowadza się to do poznania swoich odbiorców. Korzystne może być stworzenie person marketingowych w narzędziach do współpracy takich jak Dropbox Paper w celu ukierunkowania strategii dotyczącej treści skierowanych do klientów.
Priorytetem powinna być łatwość użytkowania i dostępność
Wprowadzenie oprogramowania, które jest zbyt skomplikowane w użyciu, może zniechęcić członków zespołu do włączenia komunikacji wizualnej do ich codziennej pracy. Upewnij się, że używasz tylko tych narzędzi do współpracy, które są dostępne dla wszystkich – dotyczy to również sposobu organizacji zasobów wizualnych.
Dzięki Dropbox Capture możesz tworzyć zrzuty ekranu, GIF-y lub proste filmy nagrane bezpośrednio na ekranie. Utworzone przez Ciebie materiały zostaną zapisane na Twoim koncie Dropbox, z poziomu którego możesz łatwo udostępnić je swoim współpracownikom, tak aby mogli je przejrzeć w dogodnym dla siebie czasie.
Utwórz foldery zespołu na szablony, filmy szkoleniowe, notatki ze spotkań i inne formy komunikacji, dzięki czemu każdy członek zespołu będzie miał dostęp do potrzebnych materiałów wizualnych wtedy, gdy będzie ich potrzebować.
Wykorzystaj potencjał przekazu wizualnego
Dzięki Dropbox Capture możesz wyraźnie przekazać to, co masz na myśli – bez zbędnego planowania. Zrezygnuj z długich e-maili i spotkań, usprawnij procesy wdrażania i pomocy technicznej, a także przedstawiaj pomysły, propozycje, samouczki i projekty w sposób, który daje wszystkim pełny obraz sytuacji.