今日、私たちの生活には視覚的な情報があふれています。電話は、FaceTime や Zoom を使ったビデオ通話に取って代わられ、ソーシャル メディアでは、テキストだけでなく視覚的なコンテンツを投稿するのが当たり前となり、マーケティング活動でも、オーディエンスの関心を引くために画像や動画、イラストがますます多用されるようになっています。
こうした視覚的な要素はコミュニケーション戦略、特に職場でのコミュニケーションにも取り入れられつつあります。新しいデジタル テクノロジー、たとえば情報を非同期で共有するためのスクリーン キャプチャ ツールなどは、ビジュアル コミュニケーションのメリットを活用して、これまでよりも柔軟で生産的な働き方の実現に貢献しています。
ここでは、ビジュアル コミュニケーションを活用してチームでの共同作業を改善し、ワークフローを効率化する方法をご紹介します。まずは、さまざまな形のビジュアル コミュニケーションを取り上げ、なぜ視覚的な情報が重要なのかを説明しましょう。
ビジュアル コミュニケーションとは
ビジュアル コミュニケーションとは、簡単に説明すると、アイデアや指示、データなどの情報が持つ意味を、テキストや音声ではなく視覚媒体で伝えることを指します。多くの人にとって、ビジュアル コミュニケーションは、知識を共有し背景情報を伝える手段として、テキストによるコミュニケーションよりも効率がよく、理解も容易です。
ビジュアル コミュニケーションにはいろいろな手段があります。その例をいくつか挙げましょう。
- 動画、写真
- グラフ、表、インフォグラフィックなど、データを視覚的に表現したもの
- タイポグラフィ
- マップ（マインド マップやコンテンツ マップなど）
- イラスト、グラフィック デザイン
- スライド、プレゼンテーション資料
- GIF
- スクリーン キャプチャ、画面録画
このようなビジュアル表現はソーシャル メディアやコンテンツ マーケティングで広く使われていますが、その背景には、文章主体の表現ではうまくアピールできないアイデアや情報を効果的に伝えるという目的があります。
ビジュアル コミュニケーションが重要である理由
ある研究によると、人間の半数は「視覚型の学習者」であり、視覚的なコンテンツを使ったほうがより効果的に情報を理解できます。これは、職場に限らず、社会全般でビジュアル コミュニケーションが役に立つことを意味しています。
情報を視覚的に提示すると、文章だけの場合と比べ、伝えたいメッセージのアピール力が高まります。このためビジネス活動、特にコンテンツ マーケティングでは、ビジュアル コミュニケーション戦略を取り入れることが欠かせなくなっています。
視覚的な要素は、コンテンツ制作のプロセスで重要な役割を果たします。特に Instagram や TikTok などの一部ソーシャル メディア プラットフォームでは、テキスト コンテンツに画像や動画ほどのアピール力がないことが明白です。
研究によると、私たちの集中力の持続時間は全般的に短くなりつつあり、常時つながることが求められるデジタル ライフには、集中の妨げになる要因が数多く存在します。ビジュアル コミュニケーションには、このような集中の阻害要因をなくし、印象に残る質の高いコンテンツを通じてメッセージを届ける力があります。
ビジュアル コミュニケーションが重要である理由はこれだけではありません。他にも以下のようなメリットがあります。
- 相手の注意を引き付け、エンゲージメントを高める
- 相手の感情を強くかき立てる
- 情報の想起性を高める
- 時間を節約する（情報を短時間で効率よく伝達できる）
- ブランドのアイデンティティを強固にし、共通の体験と一貫したメッセージを届けられるようになる
ビジュアル コミュニケーションでワークフローを改善する
遠隔地にいるチーム メンバーと共同作業するのは難しい場合がありますし、アイデアについて共同作業する際やプロジェクトについて話し合う際には、対面の会議よりもビデオ通話でさっとミーティングを開くほうが簡単に思えるかもしれません。しかし、「バーチャル ファースト」で仕事をしている人なら誰でもご存じのように、ビデオ会議は生産性を高めるどころか時間の浪費につながる場合があるのが実情です。
そこで、ビジュアル コミュニケーション戦略をうまく取り入れると、不必要なミーティングを減らせます。視覚的な要素や資料を使うと、特定のツールの使用手順や新しいプロジェクトの詳細などの込み入った情報を、もっとわかりやすく簡潔に、より好ましい方法で伝えることができます。これは、ワークフローを効率化し、意思決定プロセスをスムーズにすることにつながります。
ビジュアル コミュニケーションにはたくさんの種類があるので、うまく活用すれば、情報の共有や顧客または同僚との共同作業がもっと効果的になります。革新的なテクノロジーを使うことで、円グラフや一般的なプレゼンテーションに限らず、もっと多彩な方法でビジュアルなメッセージを発信、共有できます。
ビジュアル コミュニケーションはこの他にも、以下のようにビジネスのあらゆる場面で効果を発揮します。
- Dropbox Capture でナレーション付きのスクリーン キャプチャを作成して、社員のオンボーディングを短時間で効率よく実施する
- Capture を使用して、組織体系や各種制度、トレーニング ツールを説明した GIF を作成する
- アイデアやインスピレーションの源をスクリーンショットに取り、チーム メンバーに共有して、必要なときに見返す
- ミーティングを非同期で開くことで、各自が自分の作業に集中できるようにし、不必要なミーティングや目的のはっきりしないミーティングの数を減らす
- Dropbox Replay などのツールを活用して、動画の特定の画面にピンポイントで注釈をつけることで、フィードバックを明確にする
ビジュアル コミュニケーションを仕事に取り入れるためのヒント
チームにとって最良のビジュアル コミュニケーション戦略を計画するためには、チームの規模や目標などいくつかの点を考慮に入れる必要があります。このプロセスをスムーズに進め、ビジュアル コミュニケーションを最大限に活用するためには、以下の点を念頭に置いてください。
一貫性がカギ
まず、ビジュアル素材の体裁とブランド設定に一貫性を持たせることが必要です。マーケティング資料などの社外向けの資料だけでなく、社内向けの資料についても同様です。量より質を重視して、作成するすべての素材が本来の効果を発揮するようにしましょう。テンプレートや動画のチュートリアル、ブランド ガイドラインを用意しておくと、どこに何が保存されており、ビジュアル素材の作成時にこれらをどう使えばよいのかをチーム メンバー全員が理解できるようになります。
背景にあるストーリーを忘れない
ストーリーをどのように伝えるか、そのストーリーをどのようにビジュアル素材に組み入れるかも忘れないようにしましょう。内部向けのコミュニケーションでも外部向けのコミュニケーションでも、大切なのはオーディエンスを理解することです。顧客向けコンテンツの制作戦略を策定する際には、Dropbox Paper などの共同作業ツールを使って、オーディエンスのペルソナを作ってみるといいかもしれません。
使いやすさとアクセスしやすさを重視する
簡単に使うことのできないソフトウェアを導入すると、チーム メンバーがビジュアル コミュニケーションを日々の業務に取り入れる意欲をなくしてしまうかもしれません。誰にとってもアクセスしやすい共同作業ツールだけを使うようにしましょう。作成した素材の整理が簡単であることも大切です。
たとえば Dropbox Capture では、画面を直接録画してスクリーンショットや GIF、簡単な動画を作成できます。作成したコンテンツは本人の Dropbox アカウントに保存されるので、簡単に同僚と共有して、各自の都合のいい時間に確認してもらうことができます。
またテンプレートやトレーニング動画、議事録などを保存するチーム フォルダを作成しておけば、チーム メンバー全員が必要なときに必要なビジュアル素材にアクセスできます。
ビジュアルなストーリーテリングの力を活用しましょう
Dropbox Capture を使えば、ミーティングなどのスケジュールを設定しなくても、伝えたいことをはっきり伝えることができます。そうすれば、長文のメールや長時間のミーティングが不要になり、オンボーディングやサポートのプロセスを効率化できます。またアイデアや提案、プロジェクトを検討する際も、チュートリアルを実施する際も、全体像を見失うことがなくなります。