Le riunioni asincrone sono il futuro?

Non è esagerato dire che il nostro modo di lavorare e comunicare sta cambiando radicalmente. Le video riunioni oggi sono fondamentali per molte aziende, tuttavia presentano degli svantaggi. Scopri in che modo le riunioni asincrone possono aiutare i team virtuali a ottimizzare la collaborazione e la produttività.

Immagine di una professionista che lavora da casa su un computer portatile.

Le opportunità di lavoro più flessibili, come i team ibridi e virtualizzati, sono qui per restare. Secondo uno studio del 2020 condotto da PwC, l'83% dei dipendenti ha espresso il desiderio di lavorare in remoto per almeno un giorno alla settimana dopo la pandemia.

Man mano che sempre più aziende si orientano verso il lavoro a distanza, le tecnologie di comunicazione e collaborazione diventano essenziali. Le video riunioni sono ormai un metodo comune per coinvolgere i membri dei team che lavorano da remoto e mantenerli in contatto tra loro.

Tuttavia, le videoconferenze possono risultare caotiche, per non dire estenuanti, se utilizzate in maniera eccessiva. Connessioni Internet lente, conversazioni sovrapposte e una generale mancanza di produttività sono solo alcuni dei problemi con cui i lavoratori da remoto si scontrano durante le video riunioni.

Un'infografica di Atlassian indica che dedichiamo in media 31 ore al mese a riunioni improduttive. Quindi, come si fa a sfruttare i vantaggi delle riunioni virtuali senza sacrificare la produttività, il coinvolgimento del team e la connettività?

Semplice: con le riunioni asincrone.

Un professionista seduta sul pavimento di casa che lavora su un computer portatile.

Partiamo dalle basi: cosa intendiamo con "asincrone"?

La comunicazione asincrona avviene quando una persona (o un gruppo di persone) fornisce delle informazioni e trascorre un lasso di tempo prima che il destinatario fornisca la risposta. 

Un classico esempio di comunicazione asincrona sono le e-mail: i messaggi non richiedono una risposta immediata e intercorrono degli intervalli di tempo tra gli scambi.

In poche parole, una riunione asincrona non avviene in tempo reale. Viene organizzata e pianificata in una certa misura, ma non richiede un programma specifico. Le comunicazioni possono essere unidirezionali, come ad esempio un video di istruzioni pre-registrato, o più interattive, come dei video messaggi on-demand.

Le video riunioni asincrone non sono trasmesse in diretta, ma vengono registrate per poter essere guardate e riguardate in un secondo momento. 

Qual è la differenza tra le riunioni asincrone e sincrone?

Forse ti starai chiedendo quali siano le differenze tra riunioni asincrone e sincrone. Se hai lavorato in remoto per un po' di tempo, probabilmente la maggior parte delle riunioni a cui hai partecipato erano sincrone, ossia quelle riunioni che avvengono in tempo reale e in cui i partecipanti sono attivi contemporaneamente.

Come quelle asincrone, le riunioni sincrone consentono di interagire con colleghi e clienti anche quando si trovano tutti in luoghi diversi. Tuttavia, le riunioni sincrone devono essere programmate in anticipo e non è detto che vengano registrate per essere utilizzate come riferimento in futuro.

Per riassumere:

  • Le riunioni sincrone avvengono in tempo reale, attraverso piattaforme di videoconferenza in diretta come Zoom, che richiedono una conversazione bidirezionale tra i partecipanti. I collaboratori possono visualizzare insieme le risorse della riunione e scambiarsi feedback immediati.
  • Le riunioni asincrone funzionano all'opposto: non sono trasmesse in diretta e la comunicazione non avviene in tempo reale. Le video riunioni asincrone vengono registrate e condivise in modo che il contenuto possa essere nuovamente condiviso e visualizzato in un secondo momento
Una professionista lavora a casa seduta sul divano con il suo computer portatile.

Quali sono i vantaggi delle riunioni asincrone?

Le riunioni asincrone offrono alle aziende nuove opportunità di innovarsi e ottenere maggiore flessibilità. Vediamo ora alcuni motivi per cui le riunioni asincrone possono essere utili alla tua azienda.

Maggiore flessibilità

Le riunioni asincrone sono un'ottima soluzione per i team ibridi, distribuiti e virtualizzati. Senza gli inconvenienti tipici delle riunioni di persona, le aziende possono estendere il proprio bacino di talenti e le opportunità di assunzione oltre i confini dell'ufficio.

Questo approccio consente anche di collaborare con persone che si trovano in fusi orari diversi e utilizzano piattaforme differenti. Se hai clienti in altri Paesi, non correrai il rischio di fissare una riunione in un orario troppo mattiniero per un team e troppo inoltrato per un altro!

Eliminando la pressione di una risposta immediata, i membri del team hanno meno probabilità di andare in burnout a causa di stress continui e richieste che si sovrappongono.

A livello personale, un approccio asincrono dimostra che ti fidi dei membri del team e che hai fiducia nella loro capacità di adempiere al proprio dovere senza contattare continuamente i supervisori o i manager.

Puoi riprendere il controllo del tuo orario di lavoro e liberare quegli slot di tempo che dedicheresti soltanto alle riunioni irrinunciabili (che siano produttive o meno). I membri del team possono guardare una video riunione in base ai propri orari, nel momento e nel luogo che preferiscono.

Maggiore produttività

Rispetto alla comunicazione sincrona e al flusso pressoché infinito di notifiche che ne consegue, il lavoro asincrono comporta meno interruzioni.

Poiché puoi consumare contenuti asincroni quando preferisci, hai la possibilità di partecipare a una video riunione nel momento della giornata in cui il tuo livello di produttività è più alto o quando sei nello stato mentale giusto per concentrarti.

Le riunioni asincrone permettono di essere più proattivi che reattivi nel lavoro e nella collaborazione con i colleghi. Non dovrai affrettarti a guardare un video e non sentirai la pressione di dover dare un responso sulla riunione il prima possibile.

Senza la stanchezza post-riunione, che talvolta si presenta dopo le videochiamate in diretta, la tua mente sarà più fresca e ricettiva. Quando hai la possibilità di guardare una riunione asincrona con il massimo della concentrazione, oltre che di mettere in pausa o mandare indietro il video, qualsiasi feedback devi fornire sarà più preciso e più mirato.

Inoltre, le riunioni asincrone consentono a diversi colleghi di contribuire alle discussioni. Il sovrapporsi di voci e personalità dominanti delle videochiamate sincrone può scoraggiare i membri del team più riservati. L'alternativa asincrona, invece, favorisce una migliore partecipazione e collaborazione.

Un professionista lavora nel suo ufficio domestico.

Salva le riunioni per consultarle in futuro

Per loro natura, le riunioni asincrone riducono la dipendenza dai processi manuali di presa d'appunti e inoltro delle informazioni ai collaboratori una volta terminata la riunione.

Con uno strumento come Dropbox Capture, è possibile creare un sistema di registri delle video riunioni che dipendenti attuali e futuri potranno utilizzare in caso di necessità. In questo modo, risulterà molto più facile fornire video procedurali ai neoassunti o addirittura seminari a cui può accedere l'intero team.

Creando delle riunioni che possono essere riguardate in qualsiasi momento, contribuisci a consolidare una cultura aziendale basata su trasparenza e fiducia. Le registrazioni rimarranno a disposizione del team e forniranno un supporto nel caso in cui sia necessario rivedere gli obiettivi o le aspettative del progetto.

Quindi, le riunioni asincrone sono il futuro del lavoro?

Secondo Buffer, il 20% dei lavoratori da remoto ha difficoltà a collaborare e comunicare con il proprio team. Se ti riconosci in questo dato, le riunioni asincrone possono offrire una soluzione alternativa, in quanto rimuovono molti dei vincoli delle riunioni sincrone e offrono una maggiore flessibilità ai team.

Le riunioni asincrone ti aiutano a innovare e ad adattare la tua attività in un periodo storico ricco di cambiamenti della cultura aziendale e di sfide della produttività senza precedenti. 

Tuttavia, le riunioni sincrone non devono essere completamente soppiantate (ma nemmeno essere la priorità). È probabile che alcuni membri del team e clienti preferiscano affrontare conversazioni dirette piuttosto che guardare video registrati. Inoltre, per i progetti con scadenze ravvicinate, bisogna tenere conto dei ritardi nei tempi di risposta tipici delle riunioni asincrone.

Idealmente, dovresti trovare un equilibrio mediante strumenti che consentano alla tua azienda di crescere in linea con i tuoi obiettivi a lungo termine. Una piattaforma come Dropbox Capture non solo elimina la pressione di partecipare alle riunioni, ma consente anche ai membri del team di fornire un feedback sui contenuti video con commenti su frame precisi.

Video dell'acquisizione di uno schermo in Dropbox Capture.

Nessun problema di sincronizzazione

Ora che il lavoro da remoto e ibrido sono sempre più diffusi, le videoconferenze stanno diventando la norma per molte aziende. Con Dropbox Capture, le riunioni asincrone sono un gioco da ragazzi.

I membri dei tuoi team, sia vicini che lontani, ti ringrazieranno per aver consentito loro di riprendere il controllo sulla propria giornata e realizzare un ottimo lavoro con il tempo che avrebbero altrimenti dedicato a riunioni improduttive.