ในโลกสมัยใหม่ เราถูกห้อมล้อมไปด้วยสื่อการมองเห็น การโทรศัพท์ได้เปลี่ยนไปเป็นการใช้ FaceTime และ Zoom ส่วนโซเชียลมีเดียนั้นผ่านพ้นยุคของการโพสต์ข้อความเพียงอย่างเดียวมานานแล้ว และการตลาดก็ได้หันมาพึ่งพาการใช้รูปภาพ วิดีโอ และภาพประกอบเพื่อดึงดูดความสนใจของกลุ่มเป้าหมายมากขึ้น
นอกจากนี้ องค์ประกอบที่มองเห็นได้เหล่านี้ยังถูกนำมาใช้ในกลยุทธ์การสื่อสารด้วย โดยเฉพาะอย่างยิ่งในที่ทำงาน เทคโนโลยีดิจิทัลใหม่ๆ เช่น เครื่องมือบันทึกภาพหน้าจอสำหรับการแบ่งปันข้อมูลแบบอะซิงโครนัส กำลังใช้ประโยชน์จากการสื่อสารด้วยสื่อการมองเห็นเพื่อช่วยให้ทีมทำงานได้อย่างยืดหยุ่นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น
ในบทความนี้ เราจะอธิบายวิธีที่คุณจะสามารถใช้การสื่อสารด้วยสื่อการมองเห็นเพื่อปรับปรุงการทำงานร่วมกันในทีมและเพิ่มความคล่องตัวของเวิร์กโฟลว์ได้ แต่ก่อนอื่น เรามาเจาะลึกการสื่อสารด้วยสื่อการมองเห็นประเภทต่างๆ และเหตุผลว่าทำไมข้อมูลที่มองเห็นได้จึงมีความสำคัญมากกันก่อน
การสื่อสารด้วยสื่อการมองเห็นคืออะไร
หากพูดง่ายๆ การสื่อสารด้วยสื่อการมองเห็นคือกระบวนการถ่ายทอดความหมาย ไม่ว่าจะเป็นไอเดีย คำแนะนำ ข้อมูล หรือสารสนเทศประเภทอื่นๆ ผ่านกราฟิก แทนที่จะเป็นข้อความหรือเสียง สำหรับหลายๆ คน นี่เป็นวิธีการแบ่งปันความรู้และเพิ่มบริบทที่มีประสิทธิภาพและเข้าถึงได้ง่ายกว่าการสื่อสารด้วยตัวอักษร
การสื่อสารด้วยสื่อการมองเห็นสามารถทำได้หลากหลายวิธี ตัวอย่างการสื่อสารด้วยสื่อการมองเห็น ได้แก่
- วิดีโอและรูปภาพ
- กราฟ แผนภูมิ อินโฟกราฟิก และการนำเสนอข้อมูลด้วยภาพประเภทอื่นๆ
- การจัดวางและการออกแบบตัวอักษร
- แผนผัง (เช่น แผนผังความคิดและแผนผังเนื้อหา)
- ภาพประกอบและการออกแบบกราฟิก
- ชุดสไลด์และงานนำเสนอ
- GIF
- ภาพหน้าจอและวิดีโอบันทึกหน้าจอ
เนื้อหาแบบมองเห็นได้ประเภทเหล่านี้มักจะมีการนำไปใช้ในโซเชียลมีเดียและการตลาดเนื้อหา โดยใช้เพื่อสื่อสารไอเดียและข้อมูลในแบบที่การสื่อสารที่ใช้ข้อความจำนวนมากไม่สามารถสร้างผลลัพธ์ได้
เหตุใดการสื่อสารด้วยสื่อการมองเห็นจึงมีความสำคัญ
จากการวิจัยพบว่า ผู้คน 50% เป็นผู้ที่เรียนรู้จากสื่อการมองเห็น และชอบการใช้เนื้อหาแบบเป็นภาพในการเรียนรู้ข้อมูลให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งหมายความว่าการสื่อสารด้วยสื่อการมองเห็นไม่ได้มีความสำคัญแค่ในที่ทำงานเท่านั้น แต่ยังเป็นประโยชน์ต่อสังคมในวงกว้างอีกด้วย
การนำเสนอข้อมูลด้วยภาพทำให้คุณสามารถถ่ายทอดสารของคุณโดยที่สร้างผลลัพธ์ได้มากกว่าการใช้ข้อความ กลยุทธ์การสื่อสารด้วยสื่อการมองเห็นควรเป็นส่วนสำคัญในกิจกรรมทางธุรกิจของคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในด้านการตลาดเนื้อหา
องค์ประกอบที่มองเห็นได้นั้นมีความสำคัญอย่างยิ่งในกระบวนการสร้างเนื้อหา ในบางแพลตฟอร์มโซเชียลมีเดีย เช่น Instagram และ TikTok เนื้อหาแบบข้อความไม่ได้สร้างผลลัพธ์ได้เหมือนกับรูปภาพและวิดีโอ
จากการวิจัยพบว่า โดยรวมแล้วเรามีช่วงเวลาที่จดจ่อมีสมาธิสั้นลงเรื่อยๆ และลักษณะของชีวิตบนโลกดิจิทัลที่มีการนำเสนอเนื้อหาอยู่ตลอดเวลาก็มีสิ่งรบกวนสมาธิอยู่ทุกประเภท การสื่อสารด้วยสื่อการมองเห็นจะช่วยให้คุณตัดสิ่งรบกวนและส่งสารผ่านเนื้อหาคุณภาพสูงที่น่าจดจำได้
โดยที่กล่าวมานี้ไม่ใช่เหตุผลเดียวที่ทำให้การสื่อสารด้วยสื่อการมองเห็นมีความสำคัญ เพราะการสื่อสารรูปแบบนี้ยังมีประโยชน์ดังต่อไปนี้
- ดึงดูดความสนใจและส่งเสริมการมีส่วนร่วม
- กระตุ้นอารมณ์ของกลุ่มเป้าหมายให้เข้มข้นยิ่งขึ้น
- ปรับปรุงการจดจำข้อมูลให้ดีขึ้น
- ประหยัดเวลา เนื่องจากมีการถ่ายทอดข้อมูลที่รวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้น
- สร้างเอกลักษณ์ของแบรนด์ให้แข็งแกร่ง โดยให้มีการสัมผัสประสบการณ์ร่วมกันและสารอันเป็นหนึ่งเดียว
วิธีที่การสื่อสารด้วยสื่อการมองเห็นสามารถปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ของคุณได้
การเชื่อมโยงทีมที่ทำงานจากระยะไกลเข้าด้วยกันอาจทำได้ยาก และบ่อยครั้งดูเหมือนว่าการจัดประชุมสั้นๆ ผ่านการสนทนาทางวิดีโอเพื่อระดมไอเดียร่วมกันหรือปรึกษากันเกี่ยวกับโครงการต่างๆ จะเป็นเรื่องที่ทำได้ง่ายกว่า แต่พนักงานที่ทำงานแบบเน้นรูปแบบเสมือนจะบอกคุณว่า ในความเป็นจริงแล้ว บางครั้งการประชุมทางวิดีโออาจเป็นการเสียเวลามากกว่าจะเป็นการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานเสียด้วยซ้ำ
ด้วยกลยุทธ์การสื่อสารด้วยสื่อการมองเห็นที่มีประสิทธิภาพ คุณจะสามารถลดการประชุมที่ไม่จำเป็นลงได้ การใช้องค์ประกอบที่มองเห็นได้และทัศนูปกรณ์ช่วยให้คุณสามารถถ่ายทอดข้อมูลที่ซับซ้อนได้ เช่น คำแนะนำสำหรับการใช้เครื่องมือบางอย่างหรือข้อมูลเฉพาะของโครงการใหม่ ในรูปแบบที่ตรงประเด็น น่าสนใจ และเข้าใจได้ง่ายยิ่งขึ้น ด้วยเหตุนี้ จึงเป็นการช่วยปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ของคุณให้มีความคล่องตัวและทำให้กระบวนการตัดสินใจง่ายยิ่งขึ้น
เนื่องจากมีการสื่อสารด้วยสื่อการมองเห็นหลายประเภท คุณจึงสามารถสร้างสรรค์วิธีการแบ่งปันข้อมูลและวิธีการทำงานร่วมกันกับลูกค้าและเพื่อนร่วมงานได้ ด้วยเทคโนโลยีใหม่ที่เป็นนวัตกรรม การสร้างและการแบ่งปันสารแบบมองเห็นได้จะไม่ถูกจำกัดอยู่เพียงแค่แผนภูมิวงกลมและงานนำเสนออีกต่อไป
อันที่จริงแล้ว การสื่อสารด้วยสื่อการมองเห็นสามารถเป็นประโยชน์ต่อธุรกิจของคุณได้ในทุกรูปแบบดังตัวอย่างต่อไปนี้
- ทำให้กระบวนการเตรียมความพร้อมของพนักงานรวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วยภาพบันทึกหน้าจอพร้อมคำบรรยายใน Dropbox Capture
- ใช้ Capture เพื่อสร้าง GIF ที่อธิบายระบบการจัดระเบียบ โปรแกรม และเครื่องมือการฝึกอบรมต่างๆ
- บันทึกภาพหน้าจอของไอเดียและแหล่งสร้างแรงบันดาลใจเพื่อนำไปแบ่งปันกับทีมของคุณ และกลับไปดูเมื่อถึงเวลาที่ต้องใช้งานไอเดียเหล่านั้น
- โฮสต์การประชุมแบบอะซิงโครนัสเพื่อให้เวิร์กโฟลว์เป็นไปตามแผนและหลีกเลี่ยงการเสียเวลาไปกับการประชุมที่ไม่จำเป็นหรือไม่ตรงประเด็น!
- เครื่องมืออย่างเช่น Dropbox Replay จะช่วยให้คุณแสดงข้อคิดเห็นได้ชัดเจนขึ้น เนื่องจากคุณสามารถระบุจุดที่ควรปรับปรุงในวิดีโอได้แบบเจาะจงโดยใช้การทำเครื่องหมายบนหน้าจอได้
เคล็ดลับสำหรับการนำวิธีสื่อสารด้วยสื่อการมองเห็นไปใช้ในที่ทำงาน
กลยุทธ์การสื่อสารด้วยสื่อการมองเห็นที่ดีที่สุดสำหรับทีมของคุณจะขึ้นอยู่กับหลายปัจจัยแตกต่างกันไป ซึ่งรวมถึงขนาดและเป้าหมายของทีมด้วย โดยคุณสามารถลงมือทำสิ่งต่างๆ ได้มากมายเพื่อส่งเสริมกระบวนการนี้และใช้ประโยชน์สูงสุดจากการสื่อสารด้วยสื่อการมองเห็น
ความสอดคล้องคือหัวใจสำคัญ
ประการแรก คุณจะต้องมีความสอดคล้องในการกำหนดสไตล์และการสร้างแบรนด์ให้เนื้อหาแบบมองเห็นได้ของคุณ เช่น สื่อทางการตลาด ไม่ใช่เฉพาะกับทรัพยากรภายนอกเท่านั้น ให้ความสำคัญกับคุณภาพมากกว่าปริมาณ เพื่อให้ทุกสิ่งที่คุณสร้างขึ้นบรรลุผลลัพธ์ที่เป็นไปได้ สร้างแม่แบบ วิดีโอแนะนำ และแนวทางของแบรนด์ และดำเนินการให้แน่ใจว่าทุกคนในทีมทราบว่าสิ่งเหล่านี้จัดเก็บไว้ที่ใดและใช้งานอย่างไรเมื่อต้องสร้างองค์ประกอบที่มองเห็นได้
อย่าลืมสิ่งที่จะเล่า
นอกเหนือจากที่กล่าวมา คุณจะต้องพิจารณากลยุทธ์การเล่าเรื่องของคุณและวิธีที่คุณจะสามารถร้อยเรียงสิ่งที่จะเล่าลงในสื่อการมองเห็นที่คุณสร้างขึ้น โดยสำหรับการสื่อสารทั้งภายในและภายนอก สิ่งสำคัญจะเป็นการรู้จักกลุ่มเป้าหมายของตนเอง ซึ่งการสร้างตัวแทนกลุ่มเป้าหมายขึ้นในเครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกันอย่างเช่น Dropbox Paper อาจเป็นประโยชน์ในการเป็นแนวทางให้กับการวางกลยุทธ์สำหรับเนื้อหาที่ลูกค้าจะมีปฏิสัมพันธ์ด้วยโดยตรง
ให้ความสำคัญกับความสะดวกในการใช้งานและการเข้าถึง
การริเริ่มนำซอฟต์แวร์ที่ซับซ้อนเกินไปมาใช้อาจทำให้สมาชิกในทีมของคุณท้อใจที่จะต้องนำการสื่อสารด้วยสื่อการมองเห็นมาใช้ในการทำงานแต่ละวัน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใช้เครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกันที่ทุกคนสามารถเข้าถึงได้เท่านั้น ซึ่งรวมถึงวิธีที่คุณใช้จัดระเบียบเนื้อหาแบบมองเห็นได้ของคุณด้วย
เมื่อใช้ Dropbox Capture คุณจะสามารถสร้างภาพหน้าจอ, GIF หรือวิดีโอง่ายๆ ที่บันทึกจากหน้าจอของคุณโดยตรงได้ ผลงานที่คุณสร้างจะได้รับการบันทึกไว้ในบัญชี Dropbox ของคุณ ซึ่งคุณสามารถแบ่งปันผลงานนั้นกับเพื่อนร่วมงานเพื่อดูหรือตรวจสอบตามเวลาที่สะดวกได้อย่างง่ายดาย
สร้างโฟลเดอร์ทีมสำหรับจัดเก็บแม่แบบ วิดีโอการฝึกอบรม รายงานการประชุม และการสื่อสารอื่นๆ เพื่อให้ทุกคนในทีมของคุณสามารถเข้าถึงยังสื่อการมองเห็นที่ต้องการได้ทุกเมื่อ
ใช้ประโยชน์จากพลังของการเล่าเรื่องด้วยสื่อการมองเห็น
ด้วย Dropbox Capture คุณจะสามารถพูดสิ่งที่คุณต้องการจะสื่อได้อย่างชัดเจนโดยไม่ต้องนัดประชุมใดๆ ใช้วิธีนี้แทนการส่งอีเมลและการประชุมที่ยืดเยื้อ เพิ่มความคล่องตัวให้กับกระบวนการเตรียมความพร้อมและการสนับสนุน ตลอดจนอธิบายไอเดีย ข้อเสนอ บทช่วยสอน และโครงการด้วยรูปแบบที่ช่วยให้ทุกคนเห็นภาพอย่างสมบูรณ์