在現代生活中，我們周遭充斥著各種視覺資訊。FaceTime 與 Zoom 取代了電話，社群媒體的普及度遠超純文字貼文，而為了吸引受眾的注意，行銷也越發仰賴影像、影片與圖片。
特別是在工作場合，有多種溝通策略也採用了這些視覺元素。新的數位技術 (像是能以非同步方式分享資訊的螢幕截圖工具) 可充分發揮視覺傳達的力量，協助工作團隊用更具彈性、更有生產力的方式工作。
我們將在這篇文章，說明如何利用視覺傳達來提升團隊合作，並簡化工作流程。不過首先，我們將深入探討不同類型的視覺傳達，並探究為何視覺資訊會如此重要。
什麼是「視覺傳達」？
簡單來說，「視覺傳達」就是利用圖片，而非使用文字或聲音來傳達想法、指示、資料或其他種類資訊的程序。與書面溝通相比，這種分享知識與補充脈絡資訊的方式對許多人來說，不僅更有效率也更便利。
視覺傳達包括多種不同的方式，例如：
- 影片與相片
- 圖片、圖表、資訊圖表與其他類型的資料視覺化
- 字型設計
- 地圖 (例如心智圖與內容圖)
- 插圖與平面設計
- 幻燈片與簡報
- GIF
- 螢幕截圖與錄影
這類視覺素材在社群媒體與內容行銷十分常見，可以用來傳達概念與資訊，其影響力是密密麻麻的文字遠遠不及的。
為什麼「視覺傳達」如此重要？
根據研究指出，50% 的人是視覺學習者，偏好透過視覺內容更有效率地瞭解資訊。這表示視覺傳達不僅在工作場合很重要，對一般社會大眾也有益處。
比起用文字傳達資訊，資訊若採用視覺方式呈現，其影響力更為深遠。視覺傳達策略應該成為商務活動的基礎，尤其對內容行銷更是重要。
視覺元素在內容建立的過程中是關鍵所在。在 Instagram 與 TikTok 等特定社群媒體平台上，影像與影片的影響力遠非文字內容所能及。
根據研究顯示，我們的集中注意力長度不斷縮短，而數位生活眼花撩亂的本質，也帶來各式各樣的干擾。視覺傳達能協助您從各式雜訊突圍，並用令人印象深刻的高品質內容傳遞訊息。
這並非視覺傳達重要性的唯一理由，這種溝通形式：
- 能吸引注意力，同時提高參與度
- 能喚起目標受眾更強烈的情緒
- 能提升資訊回憶的能力
- 能以更快、更有效率的速度傳遞資訊，節省寶貴時間
- 能鞏固品牌識別度，確保營造共同體驗並傳遞一致訊息
「視覺傳達」能如何改善工作流程
與遠端工作的團隊聯繫不是一件容易的事，透過視訊通話進行快速會議通常似乎更容易讓大家在想法上有所共識，或是方便討論專案。不過，所有以虛擬為優先的工作者都會指出，視訊會議有時其實很浪費時間，對生產力毫無幫助。
只要透過有效的視覺傳達策略，您就可以減少不必要的會議。您可透過視覺元素與視覺輔助，用更容易讓人專注、更具吸引力、更好理解的方式傳達複雜資訊，例如使用特定工具的說明，或全新專案的各項細節。如此一來，就能協助簡化工作流程以及各種決策程序。
由於視覺傳達的類型眾多，所以您可發揮創意，自訂與客戶和同事分享訊息與合作的方式。有了創新技術的協助，您在建立與分享視覺訊息時，就不會一直受限於圓餅圖與簡報了。
事實上，視覺傳達能透過各種方式帶來業務效益：
- 在 Dropbox Capture 中拍攝附旁白的螢幕畫面影片，讓員工就職流程更快、更有效率。
- 使用 Capture，建立能說明組織系統、程式與訓練工具的 GIF
- 擷取想法與靈感來源的螢幕截圖與工作團隊分享，並在需要用到的時候加以參考
- 舉行非同步會議，讓工作流程正常運作，避免將時間浪費在不必要或讓人分心的會議上！
- 若想提供更清楚的意見回饋，您可透過 Dropbox Replay 等工具標記螢幕，指出影片中需要改善的特定處。
在工作場合進行視覺傳達的訣竅
對工作團隊來說，最好的視覺傳達策略取決於幾個不同的因素，包括團隊規模與目標。若想讓流程更順暢，充分發揮視覺傳達的最大優勢，您還有一系列事項可以進行。
關鍵在於一致性
首先，您的視覺素材樣式與商標需要具有一致性，這並不僅限於行銷素材等外部資源而已。重點是品質，而非數量。所以，請確保您建立的一切內容都能達到其潛在影響力。您可建立範本、影片教學課程與品牌指南，確保所有工作團隊成員都知道這些資源的存放位置，也瞭解如何在建立視覺元素時使用這些資源。
別忘記敘事元素
此外，您也需要將敘事策略列入考量，以及如何將敘事納入視覺素材中。無論是內部溝通還是外部溝通素材，重點都只有一個：瞭解您的受眾。Dropbox Paper 等協作工具可幫助您建立受眾角色，引導您擬定客戶閱讀內容的策略。
優先考量使用和取得便利性
要是引入複雜難用的軟體，會讓團隊成員不願意在日常工作中從事視覺傳達業務。因此請務必只採用人人都能取用的協作工具，包括您整理視覺素材的方式。
您可以使用 Dropbox Capture，在螢幕上直接建立螢幕截圖、GIF 或錄製簡單的影片。您所建立的內容會儲存到 Dropbox 帳戶，您可以在此輕鬆與同事共享，讓他們在自己方便的時間觀看或檢視。
建立範本、訓練影片、會議記錄與其他溝通資料的團隊資料夾，讓每一位工作團隊成員都能視需要存取這些視覺素材。
善用視覺敘事的力量
您可以透過 Dropbox Capture 清楚傳達自己的意思，不需要安排任何會議。換掉冗長的電子郵件與會議、簡化到職與支援程序，並且詳細說明想法、提案、教學課程與專案，讓所有人都能全面理解。