У сучасному житті нас оточують візуальні елементи: на зміну телефонним дзвінкам прийшли FaceTime і Zoom, у соціальних мережах уже давно не використовуються виключно текстові дописи, а маркетингові кампанії дедалі більше залежать від зображень, відеозаписів та ілюстрацій, що привертають увагу аудиторії.
Ці візуальні елементи також застосовуються в стратегіях комунікації, особливо на робочому місці. У нових цифрових технологіях, як‑от інструментах захоплення зображення з екрана для асинхронного обміну інформацією, застосовуються переваги візуальної комунікації, щоб команди працювали гнучкіше та продуктивніше.
У цій статті ми покажемо, як за допомогою візуальної комунікації можна покращити співпрацю в команді й оптимізувати робочі процеси. Але спочатку детально розгляньмо різні типи візуальної комунікації та пояснімо, чому візуальна інформація така важлива.
Що таке візуальна комунікація?
Простіше кажучи, візуальна комунікація — це процес передавання сенсу, чи то ідеї, чи то інструкцій, чи то даних або іншої інформації, за допомогою графіки, а не тексту чи аудіоданих. Для багатьох це більш ефективний і доступний спосіб обміну знаннями та поглиблення контексту, ніж письмове спілкування.
Існує низка способів візуальної комунікації. Приклади візуальної комунікації:
- відеозаписи й фотографії;
- графіки, діаграми, інфографіка й інші типи візуалізації даних;
- типографіка;
- карти (як‑от асоціативні карти та карти вмісту);
- ілюстрації та графічний дизайн;
- слайди та презентації;
- GIF‑файли;
- знімки екрана та записи.
Візуальні ресурси цих типів зазвичай використовуються в соціальних мережах і контент‑маркетингу для передавання ідей та інформації там, де не працюють текстові формати.
Чому візуальна комунікація важлива?
Згідно з дослідженнями, 50 % людей навчаються за допомогою візуальних засобів і віддають перевагу візуальному контенту, щоб ефективніше вивчати інформацію. Це означає, що візуальна комунікація важлива не лише на робочому місці, а й корисна для суспільства в цілому.
Візуальні засоби дають змогу ефектніше презентувати інформацію, якщо порівнювати з текстом. Стратегія візуальної комунікації має бути невід'ємною частиною вашої бізнес‑діяльності, особливо контент‑маркетингу.
Візуальні елементи вкрай важливі для створення вмісту. У певних соціальних мережах, як‑от Instagram і TikTok, текстовий уміст не чинить такого впливу, як зображення та відеозаписи.
Згідно з дослідженнями, концентрація нашої уваги звужується, а цифровий світ постійно відволікає з огляду на свою динамічність. Візуальна комунікація допомагає подолати шум і донести свої ідеї за допомогою високоякісного вмісту, що запам'ятовується.
Візуальна комунікація важлива не лише з цих міркувань. Ця форма комунікації:
- привертає увагу та викликає зацікавленість;
- викликає сильніші емоції в цільової аудиторії;
- покращує запам'ятовування інформації;
- заощаджує час, адже інформація передається швидше й ефективніше;
- зміцнює індивідуальність бренду, забезпечуючи спільний досвід і уніфіковану концепцію.
Як покращити робочі процеси за допомогою візуальної комунікації
Об'єднання команд, які працюють віддалено, — складне завдання. Часто здається, що простіше організувати швидку нараду у форматі відеодзвінка, щоб спільно обговорити ідеї чи проєкти. Але будь‑який віртуальний працівник скаже, що через відеонаради ви іноді марнуєте час, а не покращуєте свою продуктивність.
За допомогою ефективної стратегії візуальної комунікації ви можете зменшити кількість непотрібних нарад. Використання візуальних елементів і засобів дає змогу передавати складну інформацію, як‑от інструкції щодо використання певних інструментів або специфічні дані нового проєкту, у більш сфокусований, привабливий і зрозумілий спосіб. Натомість це допомагає оптимізувати робочі процеси та спрощує процедури прийняття рішень.
Оскільки існує ціла низка різних типів візуальної комунікації, ви можете творчо підходити до того, як ділитися інформацією та співпрацювати з клієнтами й колегами. Завдяки інноваційним технологіям ви можете створювати візуальні повідомлення та обмінюватися ними не лише за допомогою кругових діаграм і презентацій, а й інших засобів.
Візуальна комунікація може принести користь вашій компанії різними способами:
- Зробіть процес адаптації нових співробітників швидшим і ефективнішим за допомогою знімків екрана із закадровим голосом у Dropbox Capture.
- За допомогою Dropbox Capture створюйте GIF‑файли з описами систем, програм і засобів навчання організації.
- Робіть знімки екрана з ідеями й джерелами натхнення, якими ви можете ділитися зі своєю командою та на які можете за потреби посилатися.
- Проводьте асинхронні наради , щоб відстежувати робочі процеси та не марнувати час на непотрібні чи недієві наради!
- Інструменти на кшталт Dropbox Replay допомагають надавати чіткіші відгуки, адже ви можете за допомогою поміток на екрані позначати кадри відеозаписів, які можна покращити.
Поради щодо впровадження візуальної комунікації на робочому місці
Найкраща стратегія візуальної комунікації для вашої команди залежить від кількох різних чинників, зокрема від розміру команди та її цілей. Щоб полегшити цей процес і використати всі переваги візуальної комунікації, можна зробити низку речей.
Головне — це послідовність
По‑перше, вам потрібно дотримуватися фірмового стилю ваших візуальних ресурсів, до того ж не лише зовнішніх, як‑от маркетингових матеріалів. Якість важливіша, ніж кількість: усі створені вами матеріали мають досягати свого потенційного впливу. Створюйте шаблони, відеоуроки й рекомендації з фірмового стилю. Переконайтеся, що кожен у вашій команді знає, де вони зберігаються та як їх використовувати під час створення візуальних елементів.
Не забувайте про розповідь
Крім того, рекомендовано розглянути свої стратегії сторітелінгу й те, як ви можете розповісти історію за допомогою візуальних матеріалів, які створюєте. Усе зводиться до розуміння цільової аудиторії як для внутрішніх, так і для зовнішніх комунікацій. Може бути корисно створити певних персонажів, які уособлюють аудиторію, в інструментах для співпраці на кшталт Dropbox Paper, щоб належним чином розробити стратегію щодо клієнтоорієнтованого вмісту.
Надавайте пріоритет простоті використання та доступності
Якщо програмне забезпечення надто складне для використання, вашій команді може бути важко використовувати візуальну комунікацію в повсякденній роботі. Переконайтеся, що використовувані інструменти для співпраці доступні для всіх учасників. Крім того, належним чином упорядковуйте свої візуальні ресурси.
За допомогою Dropbox Capture ви можете створювати знімки екрана, GIF‑файли або прості відео, записані безпосередньо на екрані. Роботи зберігатимуться у вашій обліковці Dropbox, де ви зможете легко ділитися ними з колегами, які зможуть переглядати чи рецензувати їх у зручний час.
Створюйте папки команди для шаблонів, навчальних відеозаписів, протоколів нарад та інших повідомлень, щоб кожен учасник команди за потреби міг отримати доступ до необхідних візуальних матеріалів.
Використовуйте переваги візуального сторітелінгу
За допомогою Dropbox Capture ви можете чітко донести свою думку, нічого не плануючи. Забудьте про довгі електронні листи й наради, оптимізуйте процеси адаптації та підтримки нових співробітників, а також ознайомте їх з ідеями, пропозиціями, посібниками та проєктами в такий спосіб, щоб вони отримали повне уявлення.