De nos jours, nous sommes entourés d'éléments visuels : les appels téléphoniques ont été remplacés par FaceTime et Zoom, les échanges sur les réseaux sociaux ne se limitent plus à du texte depuis bien longtemps, et le marketing s'appuie de plus en plus sur les images, les vidéos et les illustrations pour capter l'attention du public.
Les stratégies de communication adoptent également ces éléments visuels, notamment au travail. Les nouvelles technologies numériques, telles que les outils de capture d'écran permettant le partage asynchrone d'informations, exploitent le pouvoir de la communication visuelle pour aider les équipes à travailler de manière plus souple et plus productive.
Dans cet article, nous allons vous expliquer comment utiliser la communication visuelle pour améliorer la collaboration entre les équipes et simplifier vos workflows. Mais d'abord, examinons les différents types de communication visuelle et les raisons pour lesquelles l'information visuelle est si importante.
Qu'est-ce que la communication visuelle ?
En termes simples, la communication visuelle désigne le processus de transmission d'informations (idées, instructions, données, etc.) par le biais d'éléments graphiques plutôt que via du texte ou du son. Pour beaucoup d'entre nous, elle est souvent plus efficace et plus accessible que la communication écrite pour partager des connaissances et mettre des informations en contexte.
La communication visuelle peut prendre différentes formes. En voici quelques exemples :
- Photos et vidéos
- Graphiques, diagrammes, infographies et autres types de visualisation des données
- Typographie
- Cartes (y compris les cartes mentales et les cartes de contenus)
- Illustrations et conceptions graphiques
- Diaporamas et présentations
- Éléments GIF
- Captures et enregistrements d'écran
Ces types d'éléments visuels sont couramment utilisés sur les réseaux sociaux et en marketing de contenu pour communiquer des idées et des informations dans les cas où des formats plus chargés en texte n'auraient pas le même impact.
Pourquoi la communication visuelle est-elle importante ?
Selon des études, 50 % des personnes sont des apprenants visuels et retiennent plus facilement les informations communiquées de façon visuelle. L'importance de la communication visuelle ne se limite donc pas au lieu de travail : elle profite également à l'ensemble de notre société.
La présentation visuelle des informations permet de transmettre votre message avec plus d'impact que le texte. Une stratégie de communication visuelle doit constituer un axe essentiel de vos activités commerciales, en particulier de votre marketing de contenu.
Les éléments visuels sont essentiels dans le processus de création de contenus. Sur certaines plateformes de réseaux sociaux, comme Instagram et TikTok, les contenus textuels n'auront jamais un impact comparable à celui d'images et de vidéos.
Selon des études, notre capacité de concentration diminue et l'omniprésence du numérique à chaque instant de notre vie génère d'innombrables sources de distractions. La communication visuelle vous aide à vous démarquer et à transmettre votre message via des contenus marquants et de haute qualité.
Mais la communication visuelle est aussi importante pour d'autres raisons. Exemples :
- Elle attire l'attention et génère de l'engagement.
- Elle provoque des émotions plus fortes chez votre public cible.
- Elle améliore la mémorisation des informations.
- Elle fait gagner du temps, car les informations sont transmises plus rapidement et plus efficacement.
- Elle renforce l'identité de marque, en offrant une expérience partagée et un message unifié.
Comment améliorer vos workflows grâce à la communication visuelle
Il est parfois difficile de faciliter la communication entre des équipes travaillant à distance, au point que l'on peut trouver plus simple d'organiser de brèves réunions en vidéoconférence lorsqu'il faut collaborer sur des idées ou discuter de projets. Mais tout professionnel travaillant en Virtual First vous dira que les réunions vidéo ont parfois tendance à vous faire perdre du temps au lieu d'améliorer votre productivité.
Une stratégie de communication visuelle efficace vous permet d'organiser moins de réunions inutiles. L'utilisation d'aides et d'autres éléments visuels vous permet de faire passer des informations complexes (des instructions pour l'utilisation de certains outils, par exemple, ou les spécificités d'un nouveau projet) de manière plus ciblée, plus attrayante et plus digeste. Cela permet aussi de simplifier vos workflows et vos processus de prise de décision.
Comme il existe de nombreux types de communication visuelle, vous pouvez faire preuve de créativité dans votre façon de partager des informations et de collaborer avec vos clients et collègues. Grâce aux nouvelles technologies, vous n'êtes plus limité aux diagrammes circulaires et aux présentations pour créer et partager un message visuel.
En fait, la communication visuelle peut profiter à votre entreprise de différentes façons :
- Accélérez et simplifiez le processus d'intégration des employés grâce à des captures d'écran commentées dans Dropbox Capture.
- Utilisez Capture pour créer des GIF qui expliquent les systèmes, les programmes et les outils de formation de votre entreprise.
- Faites des captures d'écran de vos idées et sources d'inspiration pour les partager avec votre équipe et vous y référer en temps utile.
- Organisez des réunions asynchrones pour éviter de perturber vos workflows et de perdre du temps dans des réunions inutiles ou sans ordre du jour précis !
- Des outils tels que Dropbox Replay vous aident à fournir des commentaires clairement, car vous pouvez identifier les moments spécifiques à améliorer dans les vidéos à l'aide d'annotations à l'écran.
Quelques conseils pour une bonne communication visuelle au travail
La meilleure stratégie de communication visuelle pour votre équipe dépend de plusieurs facteurs, dont la taille et les objectifs de l'équipe. Mais pour faciliter ce processus et profiter de tous les avantages de la communication visuelle, il existe quelques principes importants à appliquer.
La cohérence visuelle est essentielle
Tout d'abord, il est important d'assurer une cohérence dans le style et l'identité de marque de vos éléments visuels, et pas seulement pour les ressources externes telles que les documents marketing. Privilégiez la qualité à la quantité. Ainsi, toutes vos créations auront un impact maximal. Créez des modèles, des tutoriels vidéo et une charte graphique et éditoriale de marque, et veillez à ce que tous les membres de votre équipe sachent où ils sont stockés et comment les utiliser s'ils souhaitent créer des éléments visuels.
Ne pas oublier la dimension narrative
Vous devrez également réfléchir à vos stratégies de narration et à la manière dont vous pouvez intégrer cette dynamique de récit dans les supports visuels créés. Pour les communications internes et externes, cela demandera une bonne connaissance de votre public. Il peut être utile de créer des profils de publics dans des outils de collaboration tels que Dropbox Paper afin d'orienter votre stratégie pour les contenus destinés à vos clients.
Miser sur des outils simples et accessibles
Un logiciel trop compliqué à utiliser risque de décourager les membres de votre équipe souhaitant adopter la communication visuelle dans leur travail quotidien. Utilisez uniquement des outils de collaboration accessibles à tous, y compris pour l'organisation de vos ressources visuelles.
Avec Dropbox Capture, vous pouvez créer des captures d'écran, des GIF ou de simples vidéos enregistrées directement sur votre écran. Vos créations seront enregistrées dans votre compte Dropbox, où vous pourrez facilement les partager avec vos collègues pour qu'ils les consultent ou les corrigent à leur rythme.
Créez des dossiers d'équipe pour les modèles, des vidéos de formation, les comptes-rendus de réunion et d'autres types de communications, afin que chaque membre de votre équipe ait accès aux supports visuels dont il a besoin au moment où il en a besoin.
Maîtriser la mise en récit visuelle
Avec Dropbox Capture, vous pouvez vous exprimer clairement sans aucune planification préalable. Remplacez les e-mails et les réunions interminables, simplifiez vos processus d'intégration et d'assistance, et décrivez en détail vos idées, propositions, didacticiels et projets afin que votre équipe dispose de tous les éléments de contexte requis.