Come Cully Automation ha iniziato a gestire i contratti in modo efficiente con Dropbox

Sfida

Cully Automation è una società di engineering irlandese che offre vari tipi di servizi, dalla progettazione all'installazione, fino all'automazione dei processi su larga scala. Il team è specializzato nella progettazione, costruzione, automazione e manutenzione di servizi idrici essenziali in Irlanda.

Da diversi anni, Cully Automation si affida a Dropbox per gestire la collaborazione tra i team in cantiere e in ufficio. Tuttavia, con l'arrivo del COVID-19, la società aveva bisogno di una soluzione che potesse estendere questa collaborazione in tempo reale anche alla firma dei contratti. Sebbene i dipendenti lavorassero in remoto, Cully Automation si affidava ancora a email e lettere per inviare i contratti e i documenti da firmare, con conseguenti costi, perdite di tempo prezioso e rischi per la sicurezza del processo di firma.

Serviva una soluzione che si adattasse ai team che operavano sul campo in aree con larghezza di banda ridotta, i quali avrebbero apportato aggiornamenti offline che si sarebbero sincronizzati successivamente, una volta ristabilita la connessione.

Soluzione

Poiché ogni visitatore e dipendente doveva compilare un questionario di ammissione al luogo di lavoro e dichiarare ufficialmente di non avere sintomi da COVID-19 prima di accedere ai vari siti, il vecchio metodo che prevedeva di stampare, firmare e raccogliere i moduli cartacei si è presto rivelato dispendioso in termini di tempo e denaro. Questo, unito alla necessità di raccogliere importanti documenti relativi a salute e sicurezza, valutazioni dei rischi e segnalazioni di infortuni da firmare e aggiornare regolarmente, faceva produrre all'azienda pile di documenti cartacei ed era causa di ritardi amministrativi.

Per consentire ai dipendenti di firmare documenti e dichiarazioni in remoto, Cully Automation si è rivolta a Sign e Dropbox. Ciò ha permesso all'azienda di creare, firmare e archiviare documenti legalmente vincolanti in modo sicuro per ciascuno dei siti di lavoro e degli uffici in tempo reale. Inoltre, la configurazione si è rivelata rapida e semplice e il team ha iniziato a trarre vantaggio dalla nuova tecnologia entro pochi giorni.

Risultati

Vedendo gli elevati livelli di adozione, nonché un'accelerazione e una maggiore precisione nella gestione delle dichiarazioni relative al COVID-19, i team della contabilità, delle risorse umane e dedicati ai contratti di Cully Automation hanno scelto di adottare un flusso di lavoro simile. Ora, ogni aspetto, dalla fatturazione all'assunzione del personale, fino alla gestione dei contratti, viene gestito tramite Dropbox e Sign.

Insieme, questi strumenti creano un unico spazio unificato in cui tutti i reparti di Cully Automation possono amministrare efficacemente i documenti. Dall'inizio di un progetto fino all'implementazione delle modifiche, Dropbox e Sign garantiscono che tutti i documenti siano archiviati in un luogo sicuro e facilmente accessibile, favorendo una migliore collaborazione e consentendo di effettuare aggiornamenti in tempo reale.