La sfida
- Nonostante i dipendenti lavorassero da remoto, Cully Automation si affidava ancora a email e lettere per inviare i contratti e i documenti da firmare.
- Ciò costituiva un dispendio economico, una perdita di tempo prezioso e un rischio per la sicurezza dei processi di firma
La soluzione
- Poiché già utilizzava Dropbox da 10 anni, Cully Automation ha deciso di adottare anche Dropbox Sign per creare un flusso di lavoro semplificato che consentisse di redigere i contratti, collaborare su di essi, inviarli e firmarli
L'impatto
- Fatture, contratti e documenti sensibili vengono condivisi, firmati e archiviati in modo sicuro, mentre audit trail e promemoria automatici non solo assicurano che nulla venga dimenticato, ma consentono anche a Cully Automation di concludere le transazioni il 50% più velocemente
L'adozione di Dropbox e Dropbox Sign è stata fondamentale per la crescita e il successo della nostra azienda. Senza questa combinazione non saremmo stati altrettanto efficienti e produttivi.
Cully Automation è una società di engineering irlandese che offre vari tipi di servizi, dalla progettazione all'installazione, fino all'automazione dei processi su larga scala. L'azienda è specializzata nella progettazione, costruzione, automazione e manutenzione di servizi idrici essenziali in Irlanda.
Da diversi anni, Cully Automation si affida a Dropbox per gestire la collaborazione tra i team in cantiere e in ufficio. Tuttavia, con l'arrivo della pandemia da COVID-19, la società aveva bisogno di una soluzione che potesse estendere questa collaborazione in tempo reale anche alla firma dei contratti. Tale soluzione doveva essere in grado anche di supportare i team che lavorano in cantiere, e quindi in aree con una larghezza di banda ridotta, in modo che potessero effettuare aggiornamenti offline e sincronizzarli in un secondo momento, una volta ripristinata la connessione.
Il percorso verso Sign
Poiché ogni visitatore e dipendente doveva compilare un questionario di ammissione al luogo di lavoro e dichiarare ufficialmente di non avere sintomi da COVID-19 prima di accedere ai vari siti, il vecchio metodo che prevedeva di stampare, firmare e raccogliere i moduli cartacei si è presto rivelato dispendioso in termini di tempo e denaro. Questo, unito alla necessità di raccogliere importanti documenti relativi a salute e sicurezza, valutazioni dei rischi e segnalazioni di infortuni da firmare e aggiornare regolarmente, faceva produrre all'azienda pile di documenti cartacei ed era causa di ritardi amministrativi.
Volendo consentire ai dipendenti di firmare documenti e dichiarazioni in remoto, Cully Automation si è rivolta a Sign e Dropbox. Ciò ha permesso all'azienda di creare, firmare e archiviare documenti legalmente vincolanti in modo sicuro per ciascuno dei siti di lavoro e degli uffici in tempo reale. Inoltre, la configurazione si è rivelata rapida e semplice e il team ha iniziato a trarre vantaggio dalla nuova tecnologia entro pochi giorni.
Poiché Dropbox e Sign lavorano in maniera complementare per creare la prima soluzione integrata di firma elettronica e archiviazione dei documenti al mondo, la decisione di adottare Sign è stata semplice.
| Prima di Sign | Dopo Sign | |
| Eccessivo affidamento alle email I documenti venivano firmati e restituiti via email e, di conseguenza, risultava difficile tenere traccia delle versioni più recenti. |
→ | Collaborazione interna migliorata Sign consente di inviare, far firmare e archiviare automaticamente nella cartella giusta documenti d'uso comune come dichiarazioni o contratti. |
| Ritardi dovuti a un processo di firma lento I contratti dovevano essere spediti per posta oppure richiedevano la presenza dei firmatari in ufficio, prolungando inutilmente il processo di svariati giorni. |
→ | Firme senza stress Ora i dipendenti possono firmare i contratti in pochi secondi, accelerando i flussi di lavoro e portando a termine le proprie attività più velocemente. |
| Tempo perso a inviare promemoria manuali I team dovevano inviare solleciti manualmente per ottenere le firme mancanti, sottraendo tempo prezioso ad attività più importanti. |
→ | Promemoria automatici Sign invia automaticamente notifiche relative alle firme mancanti a tutti i firmatari, in modo che sia più facile tenere traccia di quali documenti sono stati firmati, da chi e quando. |
| Difficoltà a garantire la sicurezza del processo di firma Inviando i documenti per posta o per email, era difficile garantire la sicurezza del processo di firma e renderlo legalmente vincolante. |
→ | Firme elettroniche sicure Grazie ad audit trail legalmente vincolanti completi di marcatura temporale e all'autenticazione basata sui ruoli, è possibile condividere e firmare i documenti in modo sicuro. |
Migliorare la collaborazione e la sicurezza con Dropbox e Sign
Vedendo gli elevati livelli di adozione, nonché un'accelerazione e una maggiore precisione nella gestione delle dichiarazioni relative al COVID-19, i team della contabilità, delle risorse umane e dedicati ai contratti di Cully Automation hanno scelto di adottare un flusso di lavoro simile. Ora, ogni aspetto, dalla fatturazione all'assunzione del personale, fino alla gestione dei contratti, viene gestito tramite Dropbox e Sign.
Insieme, questi strumenti creano un unico spazio unificato in cui tutti i reparti di Cully Automation possono amministrare efficacemente i documenti. Dall'inizio di un progetto fino all'implementazione delle modifiche, Dropbox e Sign garantiscono che tutti i documenti siano archiviati in un luogo sicuro e facilmente accessibile, favorendo una migliore collaborazione e consentendo di effettuare aggiornamenti in tempo reale.
Non riesco a immaginare la nostra vita senza Dropbox o Sign, sono assolutamente fondamentali per tutto ciò che facciamo. I prodotti sono integrati in tutto il nostro ciclo di attività, dalla prequalifica alla gara d'appalto, fino alla fase di post-vendita.
