Tugas utama Sumber Daya Manusia (SDM) adalah mengurus karyawan sehingga pasti melibatkan banyak dokumen. Baik bentuknya digital maupun fisik, Anda memerlukan rencana manajemen dokumen.
Mengatur dokumen bukanlah hal yang menyenangkan, tetapi Anda dapat mengotomatiskan banyak bagian dari prosesnya. Rencana yang matang akan menghemat waktu Anda dalam mengerjakan tugas-tugas rutin sekaligus membuat Anda tetap terlindungi secara hukum.
Mari kita susun strateginya.
Apa itu manajemen dokumen SDM?
Sederhananya, manajemen dokumen SDM berfungsi untuk melacak semua dokumen dan file perusahaan. Prosesnya termasuk pembuatan, pengarsipan, penyortiran, penyimpanan, pencarian, (atau penghapusan), dokumen SDM.
Setiap tugas manajemen dokumen ini harus dilakukan dengan prosedur yang menjamin keamanan dan kepatuhan informasi perusahaan, baik itu bisnis kecil maupun perusahaan multinasional besar.
Mengapa manajemen dokumen SDM itu penting?
Dengan manajemen dokumen yang efektif, Anda dapat mencari, menyimpan, dan mengelola file karyawan dengan mudah. Sistem ini sangat membantu dalam menyimpan dokumen dengan aman dan merevolusi proses SDM.
Memiliki dokumen yang akurat, mudah ditemukan, dan aman akan memudahkan tim Anda dalam mencari informasi mengenai hak dan kewajiban mereka selama bekerja. Saat ini, sistem berbasis penyimpanan awan adalah cara yang paling banyak digunakan untuk mencapai hal ini.
Jika Anda menggunakan sistem manajemen dokumen SDM yang andal, karyawan juga akan merasa lebih yakin bahwa informasi pribadi mereka yang sensitif tersimpan dengan aman sehingga berdampak positif pada kesejahteraan mereka secara keseluruhan.
Mengapa harus menggunakan sistem manajemen dokumen SDM?
Sistem manajemen yang bagus dapat menangani banyak hal secara otomatis sehingga Anda dapat menghemat waktu. Dengannya, Anda akan merasa seperti memiliki asisten administrasi otomatis yang membantu dalam hal-hal seperti:
- Peningkatan produktivitas—Sistem manajemen dokumen memungkinkan Anda mencari file yang Anda perlukan tanpa harus berpindah antar folder, aplikasi, atau tab
- Pemusatan dan perampingan—Alat manajemen dokumen SDM digital akan menyimpan file Anda di satu tempat serta memudahkan Anda dan semua orang yang membutuhkan akses
- Pelacakan dan pelaporan—Anda dapat melacak dan melaporkan informasi sensitif secara otomatis untuk memastikan kepatuhan dan memenuhi standar peraturan penting dengan mudah
- Pemeliharaan keamanan—Kami menyediakan fitur keamanan kelas dunia yang memastikan data Anda aman serta memiliki cadangan untuk perangkat jika terjadi masalah
- Proses berbagi file dan folder—Anda dapat dengan mudah melindungi dokumen menggunakan kata sandi atau mengelola akses menggunakan kontrol berbagi file dan folder, baik secara internal maupun eksternal
- Pemantauan dark web—Ketika Anda menggunakan Dropbox sebagai sistem manajemen dokumen, kami akan mengawasi dark web untuk mendeteksi pembobolan kata sandi
Meningkatkan efisiensi, memastikan kepatuhan, dan melindungi data sensitif dengan mudah adalah beberapa alasan untuk menggunakan Dropbox sebagai solusi manajemen dokumen SDM utama.
Cara menyiapkan sistem manajemen dokumen SDM
1. Identifikasi dokumen yang relevan
Rekan kerja Anda di departemen lain tidak perlu melihat file SDM. Demikian pula, hanya karena Anda bekerja di bagian SDM, Anda tidak perlu melihat semua file di organisasi.
Petakan berbagai jenis dokumen SDM yang Anda gunakan dalam organisasi Anda, seperti:
- Dokumen karyawan, termasuk hal-hal seperti paket penyambutan atau buku panduan
- Kontrak karyawan
- Kebijakan perusahaan
- Rekam medis dan disabilitas
- Pengajuan cuti
- Catatan penggajian
- Materi pelatihan
- Dokumen perekrutan, seperti iklan lowongan kerja, resume kandidat, dan catatan wawancara
- Catatan dan materi karyawan baru
- File tinjauan kinerja
- Informasi gaji
- Informasi benefit
Perusahaan Anda mungkin menangani banyak jenis dokumen SDM digital lainnya tergantung sektor, seperti protokol keselamatan atau materi pelatihan produk, jadi panduan ini hanyalah garis besarnya.
2. Tentukan kebutuhan akses Anda
Tidak semua orang di perusahaan Anda perlu memiliki akses ke semua dokumen SDM. Saat mengelola dokumen, tanyakan beberapa pertanyaan berikut kepada diri Anda sendiri:
- Siapa yang mendapatkan akses? Semua orang? Manajer? Hanya departemen SDM?
- Apakah mereka sering menggunakan file ini atau kadang-kadang saja? Kapan file ini paling dibutuhkan?
- Bagaimana mereka mengakses file ini? Di meja kerja, di perjalanan, atau di ponsel?
- Apakah mereka mengedit atau hanya melihat?
Singkatnya, pikirkan siapa yang membutuhkan apa, kapan, dan bagaimana cara menjaga dokumen agar tetap baik dan aman. Langkah ini penting untuk memastikan bahwa orang-orang hanya memiliki akses yang mereka perlukan.
3. Tentukan persyaratan keamanan Anda
Langkah ini seperti Langkah 1, tetapi dengan sedikit perbedaan. Kunci utama di sini adalah kepatuhan. Tanyakan kepada diri Anda sendiri:
- Apakah file ini berisi informasi yang dilindungi secara hukum seperti rekam medis?
- Apakah Anda harus menyimpan file ini untuk jangka waktu tertentu?
Setelah mengetahui hal-hal tersebut, tetapkan aturan Anda dengan melakukan satu atau beberapa hal berikut:
- Kunci file dengan kata sandi
- Pastikan pengawasan yang ketat terhadap proses berbagi file
- Lacak setiap tindakan dengan laporan aktivitas
- Validasi data dan pertahankan jejak audit yang transparan
Dengan menetapkan kebutuhan keamanan, Anda memastikan dokumen Anda tetap aman dan sesuai peraturan sehingga Anda dapat mengelola file dengan tenang.
4. Komunikasikan strategi dengan rekan kerja Anda
Anda hampir selesai, tetapi ingatlah bahwa sistem manajemen dokumen SDM hanya akan berfungsi jika tim SDM aktif berpartisipasi dan terus memperbaruinya. Pastikan semua orang memahami peran dan tanggung jawab masing-masing.
Menyimpan semuanya di satu tempat juga penting untuk memudahkan penggunaan sekaligus membantu menciptakan lingkungan kerja yang kolaboratif. Dengan begitu, alur kerja dokumen bisa menjadi lebih efisien.
Untuk dokumen penting, Anda bisa menambahkan beberapa konteks dengan video atau rekaman layar.
Praktik terbaik manajemen dokumen SDM
Pertama-tama, Anda perlu memasukkan strategi yang sangat efektif dan efisien ini ke dalam alur kerja SDM.
Kedua, penting untuk memperkenalkan strategi ini kepada karyawan sesegera mungkin dan memberikan pelatihan selama tahap onboarding.
Penerapan pencadangan otomatis untuk file-file yang paling esensial juga sangat penting untuk dilakukan.
Terakhir, tidak ada salahnya untuk meninjau kembali file dokumen SDM Anda setahun sekali guna memastikan bahwa rencana Anda berjalan lancar. Dengan begitu, Anda bisa membuat semuanya tetap terkendali atau melakukan penyesuaian kecil.
Manajemen dokumen SDM yang efisien dan aman
Dropbox sangat berguna jika Anda bekerja di bagian SDM. Platform ini dirancang untuk mempermudah manajemen, penyimpanan, atau proses berbagi dokumen serta menyediakan alat yang tepat kepada tim Anda untuk mempercepat pengerjaan tugas sehari-hari.
Tim SDM bahkan bisa mendapatkan wawasan atau analitik tentang dokumen yang dibagikan sehingga mereka bisa mengetahui siapa saja yang menggunakan, atau hanya melihat-lihat, file penting yang dibagikan. Cukup praktis.
Manajemen dokumen SDM yang efisien dan aman menjadi mudah.