Cara Video Conference

Maksimalkan rapat virtual bersama tim Anda dengan memastikan bahwa Anda tahu apa yang harus dilakukan—dan apa yang harus dihindari.

Apa itu konferensi video?

Konferensi video adalah suatu jenis telekomunikasi antara dua orang atau lebih melalui video dan audio. Pekerja jarak jauh dan orang-orang yang tinggal jauh dari keluarga dan teman kemungkinan sudah ahli melakukan panggilan video. Dengan meningkatnya jumlah orang yang bekerja dari rumah dan jarak jauh, berkomunikasi dengan rekan kerja melalui konferensi video menjadi semakin lazim.

Mengapa kita memerlukan etiket konferensi video?

Mengingat semakin maraknya penggunaan perangkat lunak konferensi video, kita mungkin berpikir bahwa etiket yang baik telah dipahami. Meskipun biasanya tidak ada masalah ketika menggunakan FaceTiming bersama anggota keluarga atau teman dari ranjang Anda yang nyaman, hal ini tidak berlaku untuk alat komunikasi dalam pekerjaan—seperti Zoom—yang memerlukan lebih banyak pertimbangan mengenai kesopanan dan efektivitas. Anda mungkin sudah ahli mengadakan rapat di kantor, tetapi hambatan virtual tambahan dalam konferensi video dapat menjadi tantangan bagi sebagian orang.

Perhatian Anda dapat dengan mudah teralihkan atau Anda kehilangan fokus ketika bekerja dari rumah, dan demikian pula yang terjadi pada rapat konferensi video. Anjing milik anggota tim yang berjalan memasuki ruangan mungkin terlihat lucu, tetapi anjing yang menggemaskan itu juga bisa mengalihkan perhatian. Hal yang sama berlaku juga untuk peserta rapat yang jelas-jelas tidak menyimak atau memperhatikan rapat.

Aturan dasar untuk etiket konferensi video

Langkah pertama untuk mengadakan panggilan video yang produktif adalah dengan memastikan bahwa panggilan video berjalan dengan baik, dari sisi teknologi dan manusia. Maka, untuk memastikan bahwa Anda memanfaatkan sebaik mungkin rapat video dengan rekan kerja, kami telah menyusun sebuah daftar periksa mengenai beberapa tips etiket panggilan video paling penting yang perlu diikuti:

Memeriksa terlebih dahulu internet dan perangkat keras Anda

Anda akan terlihat dan terkesan tidak bertanggung jawab dan tidak profesional jika Anda mencoba memulai rapat tetapi mikrofon atau kamera web Anda tidak berfungsi. Ketika Anda mengadakan rapat yang telah dijadwalkan sebelumnya, selalu pastikan terlebih dahulu bahwa pengaturan konferensi video Anda bekerja dengan baik—bukan dua menit sebelum rapat mulai. Periksa mikrofon atau headset bawaan untuk memastikan alat ini terdeteksi oleh perangkat lunak Anda.

Anda juga harus menguji apakah koneksi internet Anda mampu digunakan untuk konferensi video. Anda tentu tidak ingin hubungan terputus pada saat-saat yang penting atau di tengah percakapan. Jika sulit, banyak aplikasi mengizinkan Anda untuk membatasi kualitas video yang diterima atau mematikan video tersebut, sehingga Anda tetap dapat ikut serta dalam rapat secara audio. Meskipun Anda tidak terlihat di video dengan orang lain, yang paling penting adalah Anda tetap bisa terlibat dan mengikuti rapat. Ingatlah bahwa beberapa orang mungkin memilih menonaktifkan opsi video karena berbagai alasan, terutama jika mereka berada di ruangan yang sama dengan anak-anak atau binatang piaraan mereka, atau hanya karena tidak ingin terlihat pada saat itu. Ini pun tidak masalah.

Berpakaian pantas

Kita semua pernah melakukannya, setidaknya sekali: bangun tidur dan langsung membuka laptop untuk mengikuti rapat tim pukul 9 pagi. Namun, mengikuti rapat video dengan memakai piama bukanlah penampilan terbaik untuk citra profesional Anda. Jika Anda ingin diperlakukan dengan serius dalam panggilan konferensi video, berpakaianlah dengan pantas. Meskipun Anda tidak perlu memakai pakaian kerja resmi, pastikan bahwa Anda berpakaian dengan cukup baik untuk dilihat oleh anggota tim Anda. Anda tidak hanya akan terlihat peduli, tetapi memakai pakaian selain baju hangat benar-benar bisa membantu Anda menyiapkan pola pikir yang tepa untuk melakukan percakapan yang produktif dan terfokus bersama rekan kerja Anda.

Pilih ruangan yang tenang

Tidak semua orang memiliki kantor pribadi khusus untuk membantu mereka bekerja dari rumah, tetapi penting bagi Anda untuk mencari atau menciptakan ruangan yang tenang untuk konferensi video. Meskipun Anda tidak memiliki keluarga, teman sekamar, atau binatang piaraan yang mondar-mandir di sekitar dan mengganggu perhatian ketika Anda bekerja, beberapa peserta rapat akan melakukannya. Maka, ketika Anda duduk untuk mengikuti konferensi video, pastikan Anda berada di tempat yang kemungkinan tidak akan ada orang lain berjalan di sekitar atau mengganggu Anda. Anda akan bisa berfokus pada rekan kerja ketika mereka berbicara dan menghilangkan kebisingan di latar belakang ketika Anda berbicara.

Atur tampilan kamera

Setelah Anda berpakaian dengan baik dan berada di tempat pribadi untuk melakukan panggilan video, perhatikanlah sekitar Anda dan bagaimana tampilannya di kamera. Persiapan Anda tidak akan ada artinya jika kondisinya terlihat terlalu gelap bagi rekan kerja Anda atau jika yang terlihat oleh mereka adalah setumpuk piring kotor di bak cuci. Luangkan waktu untuk membersihkan dan menata ruangan di sekitar Anda. Buka gorden atau nyalakan lampu, atau jika masalahnya adalah dekorasi ruangan yang secara visual tidak rapi, gunakan layar hijau atau latar belakang virtual untuk menutupnya. Contohnya, Zoom secara otomatis mendeteksi latar belakang Anda dan memungkinkan Anda untuk menutupnya dengan sebuah gambar.

Jika Anda tidak sedang berbicara, tetaplah diam

Setelah rapat Anda akhirnya berjalan, salah satu aspek paling penting dalam etiket panggilan video adalah membisukan mikrofon Anda ketika Anda tidak sedang berbicara. Meskipun Anda mendapatkan tempat yang tenang untuk rapat, mikrofon Anda akan tetap menangkap bunyi ketika Anda bergerak, terbatuk, atau mulai mengetik. Anda tentu tidak ingin seseorang mengulang pembicaraannya karena gangguan yang tidak disengaja, atau karena Anda tertinggal akibat mengerjakan suatu hal lain di tengah rapat, meskipun hanya sebentar. Sebagian besar perangkat lunak konferensi video memiliki tombol pembisu untuk Anda atau untuk panggilan tersebut—pastikan saja bahwa Anda menonaktifkan tombol pembisu ketika Anda sedang berbicara kembali.

Lihatlah ke kamera

Ketika Anda berada dalam panggilan video, mungkin terlihat wajar jika Anda melihat ke arah video tampilan orang lain yang mengikuti rapat tersebut. Namun, jika Anda ingin agar panggilan tersebut terfokus pada Anda ketika Anda sedang berbicara, Anda harus melihat secara langsung ke arah kamera. Meskipun Anda tidak bisa melihat rekan kerja, melihat ke arah kamera membantu menciptakan kesan komunikasi tatap muka, dan memastikan bahwa mereka memerhatikan dan benar-benar menyimak apa yang Anda katakan. Jika Anda ingin bisa melihat mereka ketika Anda berbicara, posisikan video di layar secara bersebelahan langsung dengan kamera, sehingga posisi keduanya sejajar dengan ketinggian mata. Hal ini tidak menjadi masalah untuk kebanyakan laptop, tetapi Anda mungkin perlu mengubah pengaturan jika Anda bekerja menggunakan komputer desktop.

Memperhatikan dan tetap fokus

Tentunya, setelah Anda mengikuti konferensi video, hal yang paling penting untuk dilakukan adalah berfokus pada rapat yang Anda ikuti. Ternyata, rapat sekaligus konferensi video lebih mudah dilakukan dan diabaikan daripada rapat di kantor. Artinya, Anda harus memastikan bahwa Anda mengikuti rapat seolah-olah Anda berada di kantor, meskipun Anda sedang duduk di kamar menghadap laptop. Tetap fokus di rumah dapat dilakukan dengan cara yang sama ketika berada di kantor: contohnya, menulis catatan dapat membantu Anda memahami dan menanggapi apa yang sedang dibahas. Namun, Anda juga perlu menghindari godaan untuk beralih ke aktivitas lain atau sekadar melihat ponsel Anda. Meskipun Anda merasa mahir mengerjakan banyak hal sekaligus, jika perhatian Anda terganggu, tidak banyak yang akan Anda pahami dari rapat yang Anda ikuti.

Cara konferensi video yang efektif

Setelah Anda memahami pengetahuan dasar mengenai etiket konferensi video, Anda seharusnya tidak kesulitan mengatur dan melakukan panggilan video kepada rekan kerja Anda. Namun, seperti ketika Anda berada di kantor, perlu usaha lebih banyak agar rapat melalui video menjadi efektif dan waktu yang digunakan menjadi produktif. Maka, jika Anda sedang merencanakan rapat bersama rekan kerja, pastikan bahwa Anda memiliki semua materi yang diperlukan. Untunglah, integrasi Zoom dengan Dropbox memudahkan Anda untuk menggunakan file dan perangkat lunak konferensi video agar rapat melalui video menjadi lebih efektif.

Selalu atur agenda

Langkah pertama agar rapat menjadi efektif, di kantor maupun di luar kantor, adalah dengan menyusun agenda yang jelas. Agenda akan sangat berguna demi kesuksesan konferensi video Anda. Dengan templat agenda rapat yang tersedia di Dropbox, Anda dapat dengan mudah menyusun agenda yang dapat dibagikan, yang menguraikan hal-hal dasar dalam rapat Anda. Peserta yang diundang mengikuti rapat tetapi tidak dapat mengikutinya juga akan dapat meninjau dokumen ini sesudahnya. Hebatnya lagi: mereka dapat menonton rekaman video dari panggilan tersebut, yang disalin secara otomatis dari Zoom ke Dropbox.

Bagikan file dan informasi sebelum rapat

Jika Anda menginginkan masukan dan kolaborasi dari tim Anda dalam panggilan video, penting bagi Anda untuk memberi mereka konteks untuk melakukannya. Di kantor, Anda bisa membagikan lembaran materi atau menulis di papan tulis, tetapi konferensi video memerlukan perencanaan yang lebih matang. Siapkan dan bagikan file atau dokumen yang akan Anda perlukan sebelum rapat, sehingga rekan kerja Anda tidak penasaran. Setelah Anda terhubung dalam rapat, Anda juga bisa membagikan tampilan layar Anda untuk membahas dokumen tersebut bersama-sama, sehingga semua orang memahami dengan selaras. Hebatnya juga, Anda bisa membagikan file tersebut secara langsung dari Dropbox ke rapat Zoom, agar anggota tim dapat menambahkan sesuatu ke file tersebut secara real-time.

Kirim undangan terlebih dahulu

Di kantor, untuk mengundang banyak orang ke ruang rapat berarti Anda hanya perlu mendatangi meja mereka dan bertanya apakah mereka punya waktu 10 menit. Namun, meminta perhatian orang menjadi lebih sulit ketika bekerja dari rumah, bahkan ketika menggunakan Slack atau aplikasi obrolan lain di kantor. Jika Anda ingin orang lain mengikuti konferensi video, Anda harus memberi tahu mereka terlebih dahulu. Jika tidak, kemungkinan mereka tidak akan siap dan tidak sempat membaca agenda tersebut. Berikan waktu kepada orang lain untuk mempersiapkan diri mengikuti konferensi video, dan Anda—beserta seluruh tim Anda—akan mencapai kesuksesan.

Berkolaborasi melalui konferensi video

Dengan semakin lazimnya keberadaan tim jarak jauh, panggilan video bukan lagi sekadar pengganti rapat; panggilan video menjadi suatu cara yang lazim bagi banyak bisnis. Karena peran konferensi video dalam kehidupan pribadi dan pekerjaan Anda semakin besar, menggunakan teknologi dengan baik menjadi sangat penting. Maka, jika kelak Anda menjadwalkan rapat Zoom pada pukul 10 pagi, gunakan etiket konferensi video kami agar rapat Anda sukses. Menyiapkan konferensi video akan membantu mendorong tim Anda untuk berpartisipasi, dan akhirnya akan memperkuat kerja sama tim online ketika Anda bekerja dari jarak jauh.

Temukan cara bekerja bersama yang lebih baik.

Mulai menggunakan Dropbox Business