Mengatasi masalah pekerja virtual
Manajemen tim yang efektif adalah kunci untuk memastikan bahwa anggota tim Anda, baik pekerja virtual maupun staf di kantor, dapat bekerja dengan lancar sebagai satu kesatuan saat bekerja jarak jauh. Tentu saja, mengelola tim virtual lebih mudah diucapkan daripada dilakukan. Pemeriksaan dan pelacakan waktu di berbagai zona waktu dan jam kerja dapat terasa berat. Selain itu, membangun kepercayaan dalam sebuah tim terdistribusi dan tidak memiliki kesempatan untuk bertemu secara langsung bisa menjadi tantangan. Singkatnya, rasanya hampir mustahil untuk membantu pekerja virtual Anda merasa dihargai. Membina budaya perusahaan di lingkungan virtual adalah hal yang penting, dan Anda juga perlu memastikan bahwa Anda dapat menanamkan proses bekerja yang efektif.
Kurangnya kehadiran fisik tentunya dapat menimbulkan dampak terhadap anggota tim dan alur kerja. Jika anggota tim jarak jauh tidak berada di kantor, mereka dapat merasa bahwa mereka bukan benar-benar bagian dari tim itu. Dan jika seseorang bekerja di luar negeri sepenuhnya, ia dapat merasa bahwa seluruh budaya tersebut memisahkan ia dari timnya. Untuk mengatasi tantangan ini, manajer tim virtual diajak untuk:
- Memfasilitasi pengembangan tim virtual
- Mengadakan rapat 1:1 melalui Zoom secara sering dan konsisten
- Memberikan konteks untuk permintaan dan pertanyaan
- Menyusun norma komunikasi
- Memberikan kesempatan kepada tim untuk melakukan pekerjaan individual dan pekerjaan kolaborasi
- Menjalin ikatan yang kuat
- Menentukan kesuksesan agar semua orang mengetahui bahwa mereka sedang bekerja untuk mencapai satu tujuan
Tanpa interaksi secara langsung, besar kemungkinannya nilai-nilai utama dalam perusahaan Anda tidak akan mencapai sasarannya. Tugas Anda adalah untuk memastikan hal ini tidak terjadi. Untungnya, ada banyak alat hebat untuk membantu Anda.
Terhubung dengan pekerja virtual melalui teknologi
Telah jelas bahwa teknologi sangatlah penting, tetapi apakah Anda menggunakannya dengan cara yang benar? Email adalah alat komunikasi yang hebat, tetapi jika peran utama Anda adalah kolaborasi, waktu tidak selalu berpihak kepada Anda. Jangan membuang waktu untuk menunggu balasan email jika alat digital lain dapat memberi Anda banyak kesempatan kolaborasi virtual yang berharga dan siap diakses.
Perpesanan instan
Setiap karyawan harus memiliki alat perpesanan instan. Tim Anda dapat terhubung selama 24 jam/7 hari menggunakan Zoom atau Slack, dan hal ini sangat berguna jika Anda bekerja di berbagai zona waktu yang berbeda. Perpesanan instan dapat menjadi alat ideal yang selalu ada di semua tempat kerja, baik di rumah, di kantor, maupun di kedai kopi ketika bekerja jarak jauh. Selalu terhubung secara real time sangat penting untuk mengelola tim jarak jauh dan untuk manajemen tim secara umum.
Salah satu "aturan penting si pelanggar aturan" dalam perpesanan instan adalah mencobai dan melanggar aturan tersebut. Meskipun obrolan ringan di luar pekerjaan nyaris tidak dapat dihindari dalam keadaan tertentu, persahabatan semacam ini adalah sebuah aspek penting dalam mengembangkan tim virtual. Jadi, sepanjang masih wajar, masuk akal jika Anda tidak berusaha melarang keterbukaan saluran komunikasi ini. Rekan kerja yang senang mengobrol dan menikmati tatap muka dapat dan perlu diperbanyak secara virtual sebisa mungkin, dan hal ini juga dapat memengaruhi motivasi tim. Jika memungkinkan, pastikan bahwa semua orang bergabung dalam satu obrolan grup sehingga setiap orang merasa dilibatkan, dan pastikan bahwa karyawan baru selalu diperkenalkan secara virtual. Panggilan video adalah cara yang baik untuk melakukannya, sehingga setiap orang dapat mengenalnya. Selanjutnya, kita akan mencoba:
Konferensi video
Kecuali Anda orang introver yang parah, tidak adanya rapat tatap muka langsung bisa berakibat buruk. Perpesanan instan memang bagus, tetapi jika kolaborasi berarti menjalin hubungan yang kuat, maka pesan yang tidak bisa berbicara tidak akan banyak berarti. Apalagi, sebagian besar yang kita ungkapkan berasal dari bahasa tubuh. Maka, pastikanlah bahwa Anda membiasakan diri melakukan pertemuan melalui video bersama tim sejak awal.
Proses orientasi untuk karyawan virtual harus dilakukan melalui panggilan video atau panggilan telepon biasa, bukan melalui rangkaian email tanpa suara dan tanpa rupa. Berbincanglah dengan anggota tim jarak jauh, baik secara pribadi maupun dalam rapat tim, dengan rapat rutin melalui panggilan video. Zoom, misalnya, adalah alat yang tepat. Alat ini tidak hanya memungkinkan Anda menikmati percakapan lisan yang nyata dalam bentuk panggilan video. Alat ini juga memungkinkan Anda membagikan layar dan mengerjakan dokumen bersama-sama, langsung dari Dropbox. Tambahan untuk rangkaian alat biasa yang Anda miliki ini dalam jangka panjang akan lebih menghemat waktu Anda dan menjaga diskusi Anda tetap terarah. Pastikan bahwa tim Anda melihat rapat melalui video sama seperti yang lain, dan sepenuhnya dapat menyelenggarakan dan mengikuti rapat tersebut. Jangan lupa, tidak setiap obrolan harus selalu serius. Pertimbangkanlah untuk bertemu sejenak dengan tim melalui rapat Zoom setiap hari Jumat, dengan cara yang sama ketika Anda makan siang atau bersenang-senang bersama di akhir pekan. Dan jika Anda atau tim Anda merasa bahwa Zoom itu melelahkan, gunakan Dropbox Capture untuk merekam diri sendiri dan layar Anda kemudian membagikannya sebagai pembaruan untuk tetap terhubung tanpa rapat lagi.
Memantau waktu kerja
Pekerja dalam tim online dapat dengan mudah melupakan waktu atau tanggung jawab tanpa struktur kantor untuk menjaga mereka tetap terkendali. Meskipun bersama dengan tim Anda, tidak berada di dalam kantor tetap dapat menimbulkan perasaan tidak terlalu terlibat. Perkenalkan pemantauan waktu kerja waktu kepada tim Anda agar semua orang mengerti bahwa mereka bertanggung jawab atas kesepakatan untuk mematuhi waktu dan pekerjaan yang sedang dikerjakan. Dengan melakukan hal ini, Anda akan dapat menyelaraskan jam kerja dan anggota tim berdasarkan kelompok keterampilan di seluruh zona waktu.
Pastikan Anda memilih pemimpin tim untuk pekerja jarak jauh agar tetap terdapat struktur yang jelas. Tetapkan harapan yang jelas dan pastikan setiap orang menjalankan tugasnya. Dengan waktu yang telah ditentukan, Anda juga akan dapat memastikan bahwa selalu ada seseorang yang dapat dihubungi oleh pekerja jarak jauh. Orang ini dapat merupakan pekerja virtual senior yang jam kerjanya masih berlangsung ketika jam kerja kantor Anda berakhir.
Pratinjau yang mudah
Setelah pemantauan waktu kerja diaktifkan, Anda harus memastikan bahwa tim Anda bekerja dengan efektif. Itulah gunanya alat manajemen tugas. Sebagai alat yang sangat diperlukan dalam manajemen proyek, Dropbox memungkinkan Anda untuk menyusun daftar tugas yang jelas dan mudah diperbarui. Anda dapat mengatur tanggal tenggat dengan pengingat otomatis, sehingga tidak ada yang terlambat. Dan karena segala sesuatu diuraikan dengan jelas di satu tempat, Anda mengetahui bahwa setiap orang mengikuti perkembangan dan dapat diandalkan. Untuk melakukan manajemen tim online, setiap orang harus selaras, sehingga sebuah lokasi pusat untuk tugas-tugas penting Anda dapat benar-benar menyederhanakan proses kerja.
Telecommuting
Tidak ada yang suka naik kereta yang penuh sesak untuk berangkat bekerja atau melewati lalu lintas yang padat di jam-jam sibuk, tetapi semua ini tetap harus dijalani. Meskipun terasa tidak menyenangkan, perjalanan berangkat ke kantor akan menyiapkan mental Anda untuk bekerja. Yang terpenting, perjalanan ini adalah pemisah yang nyata antara kehidupan pribadi dan pekerjaan Anda. Pekerja rumahan mungkin merasa tidak dapat membedakan antara kehidupan di rumah dan kehidupan dalam pekerjaan ketika kantor mereka adalah meja ruang makan. Dengan mendorong hari kerja virtual melalui pekerjaan jarak jauh, Anda juga dapat membantu meningkatkan keseimbangan antara kehidupan pribadi dan pekerjaan.
Dropbox adalah sebuah solusi ideal untuk pekerjaan jarak jauh, yang memungkinkan anggota tim untuk melakukan apa pun yang perlu dilakukan—semuanya dari satu tempat. Segera setelah anggota tim siap untuk bekerja, mereka hanya perlu melakukan log in. Setelah selesai, mereka hanya perlu menutupnya dan menjelaskan bahwa hari kerja telah usai. Bukan hanya mudah, tetapi alat ini juga menciptakan lingkungan virtual yang berguna. Jadi, meskipun Anda memakai laptop yang sama untuk bekerja dan bermain, godaan seperti media sosial dapat disingkirkan selama jam kerja Anda.
Sederhanakan
Dengan tim terdistribusi di berbagai tempat, wajar jika proses kerja juga dapat menjadi kacau. Tanpa kantor bersama, tim virtual bisa kesulitan mengikuti alur kerja yang kompak. Jangan biarkan hal ini terjadi – bekerja sebagai satu kesatuan adalah bagian pokok dari sebuah tim, apa pun ukuran dan jenisnya. Dropbox Paper memungkinkan tim mengedit dan berkolaborasi secara real time, sehingga file offline tidak perlu dibagikan berulang kali dan bisa hilang dengan mudah. Templat curah pendapat membantu tim terdistribusi untuk mengembangkan ide secara bersama-sama, sedangkan templat untuk notula rapat yang praktis memudahkan pekerja jarak jauh untuk mengikuti rapat yang diadakan di luar zona waktu mereka. Dan jika pekerja virtual menanyakan tentang bagian tertentu dari rapat tersebut, mereka dapat mengetahui jawabannya dengan cepat. Integrasi aplikasi ke Dropbox juga membuat segala sesuatu tetap jelas dan lancar, dengan berbagai aplikasi untuk pekerjaan, seperti Xero dan Zapier. Tidak perlu membuang waktu untuk beralih program atau berpindah perangkat jika alat kolaborasi dapat menyederhanakannya.
Kiat mengelola tim jarak jauh
Teknologi memang hebat, tetapi hanya itulah yang bisa dilakukannya. Dasar dari setiap manajemen tim jarak jauh yang sukses adalah mentalitas yang kuat dan semangat tim yang sejati. Apakah Anda menyediakan kesempatan yang memungkinkan pengembangan tim virtual, yang menimbulkan rasa kesatuan di seluruh perusahaan meskipun berbeda zona waktu atau tempat bekerja?
Berikut ini adalah beberapa pertimbangan penting untuk memastikan bahwa perusahaan Anda benar-benar mendukung kerja tim virtual.
Benar-benar menjadi tim
Kiat ini mungkin sudah cukup jelas, tetapi Anda tidak akan menjadi tim yang sesungguhnya jika anda tidak ingin melakukannya dengan tulus. Setiap korespondensi, setiap pembaruan, setiap peristiwa yang memengaruhi tim di kantor Anda harus disampaikan kepada pekerja jarak jauh. Ini adalah hal yang penting untuk menanamkan rasa kerja tim virtual: tidak ada yang sendirian, meskipun ia bekerja seorang diri di kantor rumahan.
Komunikasi yang efektif berawal dari mengetahui bahwa kedua belah pihak sama-sama terlibat. Pelajari cara berkomunikasi dengan tim jarak jauh dan memungkinkan pekerja virtual Anda mengetahui bahwa mereka dihargai dan diapresiasi di kantor Anda. Wujudnya bisa berupa apa pun, mulai ucapan selamat ulang tahun dari seluruh karyawan hingga memastikan bahwa mereka diundang ke rapat tim mingguan. Manajemen tim virtual tidak boleh menghambat Anda. Jika tim di kantor dapat mengajak seseorang, baik karyawan magang maupun rekan pendiri perusahaan, untuk bertemu secara langsung, pastikan tim virtual Anda pun dapat melakukannya juga. Panggilan video dan sinkronisasi tidak harus dijadwalkan beberapa hari sebelumnya atau terlalu dipentingkan. Yang terpenting bagi mereka adalah agar semua orang mengetahui bahwa tim mereka terhubung, dapat dihubungi, dan siap membantu.
Jangan menganggap pekerja virtual sebagai komoditas
Akan mudah timbul perasaan bahwa pekerja jarak jauh hanya dilibatkan seperlunya dan ketika dibutuhkan saja, tetapi inilah sikap yang harus Anda cegah sejak awal. Pastikan ikatan tim selalu terjalin. Jalin hubungan yang kuat dengan semua anggota tim Anda agar hubungan antar-pekerja virtual sama kuatnya dengan hubungan karyawan yang bekerja di satu ruangan fisik yang sama. Bekerja dengan pekerja virtual tidak boleh dipandang sebagai suatu tugas yang memerlukan usaha lebih keras.
Jangan sampai manajemen tim virtual Anda hanya dibebankan pada satu orang: karyawan jarak jauh juga harus terpadu dengan tenaga kerja Anda, sama seperti setiap karyawan yang lain. Akhirnya, mengelola tim jarak jauh seharusnya tidak berbeda dengan nilai-nilai nyata dan usaha yang Anda lakukan untuk terhubung sebagai satu kesatuan tenaga kerja. Mereka harus semakin memperkuat kesatuan ini—dan jika Anda memberdayakan mereka, maka mereka akan mewujudkannya.
Ayo tim!
Jadi, jika perusahaan Anda ingin bekerja dari jarak jauh, pastikan bahwa Anda benar-benar siap melakukannya. Membina budaya perusahaan sangatlah penting di setiap kantor, dan akan menjadi dua kali lipat lebih penting jika kantor Anda mulai menjalankan ruang virtual juga. Yang terpenting, pastikan bahwa tim jarak jauh Anda benar-benar seperti ini – dan pastikan alat kolaborasi Anda selalu memberdayakan mereka semua.
