Manajemen proyek merupakan suatu proses yang kompleks, tetapi langkah terpenting dimulai dari yang paling sederhana: membuat dokumen lingkup proyek. Dokumen ini menguraikan tujuan, hasil akhir, tugas, dan tenggat proyek, serta berfungsi sebagai peta jalan bagi tim terlibat.
Artikel ini menjelaskan definisi dan pentingnya lingkup proyek, serta cara menulis dokumen lingkup proyek yang akan membantu Anda berhasil mengelola proyek.
Apa itu lingkup proyek?
Lingkup proyek adalah jumlah total waktu dan pekerjaan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu proyek. Untuk membuatnya, Anda perlu menentukan anggaran atau biaya proyek, tujuan, hasil akhir, tugas, dan tenggat.
Setelah Anda mengetahui hal yang termasuk dalam proyek, menentukan lingkupnya harus menjadi upaya kolaboratif yang disetujui bersama oleh Anda dan tim Anda—sebelum pekerjaan apa pun dimulai pada proyek.
Untuk merumuskannya, buatlah pernyataan lingkup proyek yang dapat ditandatangani dan disimpan untuk referensi mudah. Dokumen inilah yang berfungsi bersama pernyataan pekerjaan Anda untuk mendukung proses manajemen proyek dan menetapkan ekspektasi pemangku kepentingan yang wajar.
Mengapa penentuan lingkup proyek penting?
Ada beberapa alasan yang membuat penetapan lingkup proyek itu penting. Penentuan lingkup proyek membantu Anda:
- Menetapkan tujuan proyek yang lebih masuk akal dan dapat dicapai
- Meningkatkan efisiensi
- Menetapkan anggaran yang masuk akal atau perkiraan biaya yang lebih baik untuk tim Anda
- Menyampaikan dengan jelas apa yang terlibat dalam proyek kepada pemangku kepentingan utama agar lebih mudah untuk memahami dan merujuk kembali
- Memastikan semua anggota tim selaras dan fokus pada tujuan yang disepakati atau hasil akhir
- Mencegah proyek menyimpang dari lingkup yang disepakati
- Menyediakan peta jalan yang dapat digunakan oleh manajer atau pemilik proyek untuk menjadwalkan dan mendelegasikan tugas di antara tim
Cara menulis dokumen lingkup proyek
Menulis dokumen lingkup proyek adalah proses yang sederhana, tetapi penting untuk mengikuti sejumlah langkah utama untuk memastikan bahwa dokumen Anda komprehensif dan efektif.
1. Tentukan tujuan proyek
Setiap proyek yang sukses memiliki tujuan utama—tujuan tersebut menjelaskan “mengapa?” dan “lalu bagaimana?” terhadap pekerjaan yang dilakukan. Tujuan proyek juga berkontribusi agar semua orang tetap fokus dan selaras menuju tujuan bersama.
Menentukan hal yang ingin dicapai sepanjang siklus hidup proyek memberikan konteks penting bagi Anda, tim Anda, dan pemangku kepentingan Anda. Hal ini wajib menjadi langkah pertama dalam setiap proses perencanaan proyek karena memberikan kejelasan untuk langkah selanjutnya dalam menyelesaikan lingkup proyek.
Tanpa tujuan yang jelas, proyek akan mudah menyimpang dari jalur atau kehilangan tujuan.
2. Dapatkan masukan dari tim Anda
Tim Anda adalah aset yang paling penting dan sumber pengetahuan yang efektif. Tim Anda adalah orang-orang dengan pengalaman relevan—mereka dapat memberi tahu Anda berapa lama tugas tertentu biasanya diselesaikan dan bagaimana hasil yang berbeda saling berkaitan satu sama lain. Teguhkan tim Anda untuk:
- Jangka waktu serta tujuan yang realistis
- Ekspektasi proyek, terutama mengenai umpan balik dari tim Anda
- Pengecualian—apakah pemangku kepentingan meminta sesuatu yang biasanya berada di luar lingkup jenis proyek ini?
Dengan masukan tim Anda, menetapkan tonggak proyek dan peta jalan atau kronologi yang masuk akal menjadi jauh lebih mudah.
Alat seperti Dropbox Paper memudahkan tim Anda Proyek berkolaborasi dalam pelingkupan dokumen. Anggota tim dapat menambahkan komentar untuk mengajukan pertanyaan langsung pada dokumen Paper , meningkatkan komunikasi dan pemahaman kelompok tentang proyek yang sedang dicakup.
Dan ketika tim Anda bekerja sama di Dropbox, semua materi yang terkait dengan proyek disimpan dengan aman di satu tempat terpusat.
3. Tentukan tonggak dan peta jalan proyek
Tonggak proyek merupakan salah satu elemen terpenting dalam ruang lingkup pekerjaan karena memberikan proyek Anda struktur yang jelas. Tonggak proyek berfungsi sebagai titik pemeriksaan yang membantu pemangku kepentingan melacak kemajuan dan memastikan proyek tetap sesuai jadwal.
Para pemangku kepentingan dapat merujuk pada dokumen lingkup proyek untuk kejelasan tentang kapan bagian utama proyek disampaikan, kapan rapat diadakan, dan langkah-langkah penting lainnya dalam proyek. Anda kemudian dapat memetakannya ke dalam kronologi atau peta jalan dengan tanggal mulai dan berakhir yang jelas untuk proyek secara keseluruhan, serta tenggat untuk tugas atau hasil tertentu.
Memiliki garis besar tonggak proyek atau tenggat juga dapat membantu mencegah penyimpangan lingkup proyek—ketika tuntutan atau hasil proyek mulai meningkat seiring waktu dan melampaui lingkup proyek asli. Dengan prosedur alur kerja yang jelas untuk pelepasan dan penandatanganan proyek, pemangku kepentingan proyek dapat mengidentifikasi risiko atau masalah potensial lebih awal dan menyesuaikan peta jalan sebelum keadaan makin buruk.
Untuk mempercepat proses penentuan lingkup proyek, Dropbox Paper memiliki serangkaian templat gratis yang siap digunakan untuk berbagai jenis proyek—dari rencana peluncuran dan peta jalan produk hingga kalender konten dan rencana produksi video.
4. Atur informasi yang relevan
Setelah mengumpulkan semua rincian dan masukan dari orang-orang yang akan mengerjakan proyek, saatnya Anda menyatukan semuanya ke dalam dokumen lingkup proyek.
Rincian utama yang perlu disertakan:
- Judul dan deskripsi proyek
- Tenggat proyek
- Manajer atau pemilik proyek
- Anggota tim lain yang bekerja pada proyek dan peran serta tanggung jawabnya
- Tujuan proyek
- Hasil yang diharapkan
- Tugas yang termasuk dalam lingkup proyek
- Tugas yang berada di luar lingkup proyek
- Kendala dan pertimbangan
- Sumber daya yang ada
Praktik terbaik penggunaan dokumen lingkup proyek
Selain membuat pernyataan lingkup proyek, ada sejumlah praktik terbaik yang dapat diikuti untuk memastikan efektifnya proses penetapan lingkup proyek. Beberapa di antaranya meliputi:
- Berikan rincian lingkup proyek sedetail mungkin, termasuk tindakan terukur untuk pelaporan keberhasilan proyek.
- Tentukan elemen penting seperti tujuan dan hasil terlebih dahulu, lalu kerjakan mundur untuk menyempurnakan proyek kronologi dan manajemen sumber daya.
- Belajar dari proyek sebelumnya untuk membuat lingkup proyek Anda sebaik mungkin
- Buatlah mendapatkan dukungan dari pemangku kepentingan terkait semudah mungkin dengan mengidentifikasi secara jelas kendala, batasan atau pengecualian, serta keluaran proyek.
Lingkup proyek yang jelas dan efisien—setiap saat
Dropbox adalah platform terpusat yang cocok untuk menyimpan, mendapatkan umpan balik, dan mengelola file proyek Anda. Bangun kepercayaan dengan para pemangku kepentingan dengan segera membagikan pembaruan dan kemajuan proyek, serta membuat mereka tetap terlibat sepanjang siklus hidup proyek.
Dengan menyimpan semuanya di satu tempat, Anda dan tim dapat menyederhanakan proses manajemen proyek dan menghabiskan lebih banyak waktu untuk berfokus pada pengembangan serta pelaksanaan strategi Proyek yang solid—dan lebih sedikit waktu untuk mengejar dokumen atau mengkhawatirkan di mana materi proyek disimpan.
