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Virtual First | Kit Communication

Écrire de façon claire

Nous avons tous déjà reçu des e-mails trop longs ou des documents de stratégie remplis de jargon. Les textes difficiles à comprendre coûtent des milliards aux entreprises chaque année, ce qui est extrêmement frustrant ! Au contraire, des textes simples peuvent constituer un avantage concurrentiel certain : personne ne perd de temps et chacun peut prendre des décisions plus rapidement. Utilisez cet exercice pour rendre vos e-mails, documents et présentations plus clairs et plus conviviaux.

25 MINUTES | EXERCICE INDIVIDUEL

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Étape 1 : découvrez les 5 règles clés pour bien rédiger

Un texte efficace est simple, humain et facile à comprendre pour tout le monde dans l'entreprise, pas seulement pour les experts. Avant de commencer à rédiger un texte, jetez un coup d'œil à l'encart Rédaction : les bases ci-dessous. Quand vous avez terminé :

  • La règle que j'applique systématiquement est la suivante : _______ 
  • La règle que j'ai le plus de mal à appliquer est la suivante : __________ 
Rédaction : les bases

Pourriez-vous réduire ce texte de moitié ?

Utilisez cette amorce pour améliorer tous vos textes.

Rédaction : les bases

Étape 2 : notez l'efficacité de vos textes

Choisissez 2 ou 3 e-mails ou documents (les vôtres ou ceux d'une autre personne) trop longs, qui prêtent à confusion ou difficiles à comprendre. Remplissez ensuite la feuille de score de rédaction ci-dessous. Lorsque vous avez terminé, réfléchissez : ma façon de rédiger est-elle facile à comprendre, ou pourrais-je m'exprimer plus simplement ? Remarquez-vous des thèmes récurrents ?
Feuille de score de rédaction

Vos textes sont-ils faciles à comprendre pour tous les lecteurs ?

Annoncez-vous tout de suite la couleur ou noyez-vous le poisson ? Utilisez la feuille de score de rédaction pour le découvrir.

Étape 3 : essayez de réécrire votre texte

Le secret d'un texte efficace ce n'est pas l'éloquence, c'est la révision. Choisissez un exemple de texte faiblement noté sur votre feuille de score de rédaction. Suivez ensuite les étapes décrites dans la fiche de rédaction ci-dessous. N'ayez crainte, supprimer des phrases n'est pas si compliqué. Lorsque vous avez terminé, prenez un peu de recul et revoyez votre brouillon. Est-ce que n'importe quel lecteur pourrait le parcourir et comprendre rapidement ce que vous voulez dire ?
Fiche de rédaction

Ne compliquez pas les choses

Utilisez cette fiche de rédaction pour améliorer vos textes. (Traduire du jargon vous semble compliqué ? Utilisez l'antisèche sur le jargon.)

Antisèche sur le jargon

Bonus : faites attention au ton que vous utilisez

Des réponses courtes comme “Ok” ou “Pourquoi tu as fait ça ?” peuvent passer à l'oral. Mais par chat ou e-mail, lorsque vos coéquipiers ne sont pas en face de vous pour voir votre langage corporel ou les expressions de votre visage, cette façon de répondre peut paraître impolie. Gardez un ton convivial en ajoutant un émoji (chat qui sourit) ou un point d'exclamation (“Super !”) à l'occasion.

Ressources complémentaires

Dropbox Autres sources

3 objectifs faciles à atteindre

Prendre de bonnes habitudes

  • Demain : choisissez une règle que vous enfreignez souvent, et essayez d'éviter de le faire dans votre prochain e-mail.
  • La semaine prochaine : réduisez un document de moitié.
  • Chaque trimestre : voyez si vous pouvez passer une semaine entière sans utiliser de jargon.

À suivre

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