Qu'est-ce que la transformation digitale ?

Notre monde a remplacé l'analogique par le numérique, mais cette transformation n'est pas terminée.

Deux personnes consultent des notes dans Dropbox Paper plutôt que sur papier dans le cadre de la transformation numérique de leur entreprise

Qu'est-ce que la transformation digitale ?

C'est l'utilisation de la technologie pour transformer les processus analogiques en processus numériques. Cette révolution touche de nombreux aspects de notre vie, des montres connectées aux assistants pour la maison faisant appel à l'intelligence artificielle. La transformation digitale concerne plus précisément l'impact de la technologie sur les entreprises, avec l'arrivée de l'apprentissage automatique, du Big Data et de l'Internet des objets. Votre marque n'est peut-être pas encore concernée par ces grandes évolutions, mais il est indispensable de vous doter dès maintenant d'une stratégie de transformation digitale.

Quel est l'impact de la transformation digitale ?

La transformation digitale en entreprise est plus complexe que le simple passage du courrier à l'e‑mail. Elle implique d'utiliser la technologie pour améliorer l'expérience de vos clients, votre chaîne d'approvisionnement, la gestion des collaborateurs et partenaires externes ainsi que l'ensemble de vos processus commerciaux. Il s'agit donc bien d'une véritable transformation. Pour exploiter pleinement les technologies digitales, vous devez aussi vous préparer à modifier radicalement vos pratiques professionnelles. Si vous fonctionnez toujours de façon analogique, il est temps de donner le feu vert à vos initiatives de transformation.

Pourquoi faut-il se doter d'une stratégie de transformation digitale ?

Les raisons de passer au numérique sont nombreuses, à commencer par celle-ci : le monde entier s'y est déjà mis. Toute nouvelle start-up mise aujourd'hui sur le numérique dès sa fondation : les anciens processus sont abandonnés pour faire place à de nouveaux modèles commerciaux. Ces marques modernes ne sont pas des victimes de la “perturbation numérique” qui a affecté les entreprises plus anciennes. Elles ont donc déjà une longueur d'avance en matière d'efficacité opérationnelle. Cela signifie que pour rester dans la course, votre marque doit adapter ses workflows à l'ère numérique.

Il ne s'agit pas uniquement de rester concurrentiel. Le passage au numérique peut avoir des effets bénéfiques sur votre équipe, la culture de votre entreprise et votre productivité générale.

Exemples de transformation digitale

Ne soyez pas intimidé à l'idée de faire adopter des outils numériques à votre entreprise. Des efforts minimes peuvent se solder par des gains conséquents, comme vous l'avez sans doute remarqué dans votre vie quotidienne. À titre d'exemple, la transformation digitale comprend les pratiques suivantes :

  • La banque en ligne
  • Les réductions sur des achats en ligne
  • Les cartes de fidélité numériques
  • Les services “click-and-collect”
  • Les comptes client en ligne en self-service

Ces changements peuvent sembler mineurs, mais le fait est qu'ils exploitent l'automatisation pour améliorer l'expérience client. Résultat : les utilisateurs sont plus satisfaits.

Quels sont les avantages de la transformation digitale ?

Les avantages sont indéniables. Voici par exemple ce que vous pourriez tirer d'une telle transformation :

Améliorer la gestion des ressources

Un classeur rempli de papiers par-ci, un fichier par-là et des programmes différents pour chaque équipe : force est de constater que l'approche traditionnelle ne brille pas par son efficacité. Des processus numériques comme le cloud computing et le stockage cloud donnent à vos équipes les moyens d'harmoniser leurs méthodes de travail dans un espace en ligne centralisé. En termes de collaboration, votre équipe commerciale peut donc désormais communiquer instantanément des documents à la direction financière depuis un dossier partagé sécurisé, plutôt que d'attendre d'avoir un moment de libre comme c'était le cas auparavant.

Documents, images et même vidéos de longue durée peuvent être stockés en ligne en toute sécurité. Vous pouvez y accéder facilement depuis un PC, un ordinateur portable ou un appareil mobile, où que vous soyez.

Gagner en efficacité

Un processus numérique est presque toujours plus rapide que l'équivalent analogique. La finalisation des contrats, par exemple, prenait jadis plusieurs jours, voire des semaines. Les technologies numériques permettent de réduire ce délai à quelques minutes. Grâce aux signatures électroniques, il n'est plus nécessaire d'imprimer des contrats et de les envoyer par la poste. Il vous suffit d'envoyer un e‑mail pour demander une signature, et votre destinataire peut s'en occuper dès que le document numérique arrive dans sa boîte de réception. Même si vous travaillez sur des documents papier, vous pouvez gagner en efficacité avec la fonctionnalité de numérisation Dropbox. Il vous suffit d'utiliser l'appareil photo de votre téléphone pour convertir un document en fichier numérique, prêt à être envoyé par e‑mail, partagé ou stocké en sécurité sur votre compte Dropbox.

Ce gain d'efficacité vous permet de vous concentrer sur des tâches essentielles, comme cela a eu lieu pour l'université de Sydney. Son DSI déclare en effet : “Nous voulions offrir à nos employés et aux étudiants les meilleurs outils de collaboration afin qu'ils puissent se concentrer sur l'essentiel, et Dropbox répond parfaitement à ce besoin.”

Améliorer la culture d'entreprise

La bureaucratie est un cauchemar pour toutes les équipes. Qui ne redoute pas les longues formalités administratives et les échanges d'e‑mails interminables ? En abandonnant les méthodes traditionnelles pour passer au numérique, vous pourriez améliorer grandement l'expérience de vos collaborateurs. Mettez fin, par exemple, au travail en silos en ouvrant des canaux de communication, comme une messagerie instantanée qui permettra à chacun de discuter de façon informelle sans quitter son poste de travail. Vous pouvez aussi responsabiliser vos collaborateurs en utilisant des listes de tâches partagées. Pour certains, la culture d'entreprise est axée sur des avantages comme des repas gratuits ou de magnifiques bureaux neufs. Mais aujourd'hui, à cause de la dispersion géographique des employés et de l'essor du télétravail, les entreprises ne peuvent plus offrir ce type d'environnement et ont davantage besoin de responsabiliser leurs équipes et de renforcer leur loyauté. Pour que vos collaborateurs donnent le meilleur d'eux-mêmes où qu'ils se trouvent, donnez-leur les outils nécessaires pour être efficaces et continuer de progresser. Le passage au numérique doit être une priorité pour les dirigeants d'entreprises modernes qui tiennent à la satisfaction de leurs employés.

Atteindre vos objectifs

Nous n'avons pas peur de l'affirmer : le numérique vous aidera à atteindre plus rapidement vos objectifs commerciaux. Qu'il s'agisse de réaliser des bénéfices ou d'améliorer l'expérience client, le numérique, à l'heure actuelle, est la seule option viable. Prenons l'exemple du commerce en ligne. Les magasins qui n'ont pas de présence en ligne ne peuvent pas exploiter les médias sociaux pour présenter de nouveaux produits, utiliser des listes de diffusion pour fidéliser leurs clients ni analyser des données pour mieux les comprendre. Tous ces éléments font désormais partie des attentes des clients modernes et jouent un rôle important dans le processus de décision d'achat. Faute de répondre aux besoins des clients, les entreprises passent à côté de conversions, perdent des ventes et souffrent d'un manque à gagner.

Comment élaborer une stratégie de transformation digitale ?

Si votre entreprise est prête à utiliser de nouvelles technologies, une stratégie de transformation digitale sera nécessaire pour vous guider. Vos initiatives en ce sens peuvent prendre de nombreuses formes, et chaque marque devra suivre son propre parcours, mais voici quelques conseils :

1. Définissez vos domaines de transformation

Toute votre entreprise est sur le point de subir des changements, mais vous devez identifier précisément où concentrer vos efforts. Il existe une infinité d'outils numériques. Vous pourriez être tenté de multiplier les achats dans ce domaine en espérant que cela suffira. En pratique, tout investissement dans des outils inappropriés n'apportera rien de probant à votre entreprise. Essayez plutôt d'identifier les domaines clés de votre activité, puis examinez les changements dont chaque domaine a besoin pour être aussi efficace que possible. Voici quelques exemples courants :

  • Personnel et culture interne : améliorer votre culture d'entreprise, par exemple en adoptant une messagerie instantanée
  • Processus : optimiser vos processus de travail clés, par exemple en utilisant un logiciel financier avec un accès partagé pour les notes de frais
  • Clients : élargir votre clientèle et la fidéliser, par exemple en développant une présence sur le Web ou (plus complexe) en mettant à jour le CMS de votre boutique en ligne

2. Définissez un budget

N'ayez pas peur d'investir dans vos efforts numériques et assurez-vous de sélectionner les meilleurs outils. Les outils multifonctionnels offrent le meilleur rapport qualité-prix. Dropbox, par exemple, vous permet de stocker vos fichiers de manière sûre et centralisée, mais c'est aussi une plateforme qui facilite la collaboration, la communication et l'efficacité du travail d'équipe. Réfléchissez également à vos besoins en temps réel. Plutôt que d'adopter un outil sans limite de durée, optez pour un abonnement d'un an et planifiez le budget nécessaire. De nombreux outils numériques fonctionnent sur un modèle SaaS. Attendez-vous donc à un investissement continu plutôt qu'à des coûts ponctuels.

3. Prévoyez du personnel

Même si le numérique garantit des gains d'efficacité, il implique également la mise en place de processus totalement inédits dans votre entreprise. Pour développer votre présence sur les médias sociaux, par exemple, vous aurez besoin d'un coordinateur dédié. Et pour votre site Web, il vous faudra un responsable des contenus. Cela peut représenter une excellente opportunité pour vos collaborateurs si certains veulent se former et relever de nouveaux défis, mais vous pouvez également être amené à recruter en externe pour ces rôles clés. Si vous entamez tout juste votre transformation digitale, il est impératif d'avoir une équipe solide dès le départ. Vous serez peut-être amené à embaucher de nouvelles recrues et donc à prévoir des budgets.

4. Réexaminez vos méthodes de travail

Les processus numériques ont donné naissance à des approches de travail inédites, comme la méthodologie agile. Ces approches mettent l'accent sur la communication, le travail d'équipe et la productivité. Vous devez impérativement vous pencher sur vos processus de travail actuels et les mettre à jour si nécessaire. Sachez que cette transformation, comme toutes les transitions, sera semée d'obstacles. Incluez un délai de quelques semaines supplémentaires dans votre stratégie de transformation pour y faire face.

5. Préparez la suite

Votre transformation digitale ne se fera pas en un jour. Le monde actuel évolue rapidement. Une fois que vous ferez partie du nouvel écosystème numérique, vous devrez veiller à ne pas vous laisser dépasser. Assurez-vous d'adopter les bonnes pratiques et de maîtriser les tout derniers fondamentaux dans ce domaine. La formation continue est à privilégier, car elle a un impact positif considérable sur la culture de votre entreprise et la rétention des employés.

Lancez votre transformation digitale

Se lancer