Gestionar las oportunidades de venta con eficacia ayuda a fidelizar a los clientes potenciales gracias a la identificación y priorización de posibles clientes muy interesados en tu negocio, lo que permite dedicarles la máxima atención. Esto también sirve para mejorar la productividad y las comunicaciones, aparte de sentar las bases para mantener buenas relaciones con el cliente.

A continuación encontrarás todos detalles que necesitas para una buena gestión de las oportunidades de venta, aparte de las funciones que deben incorporar las herramientas que utilizas para que puedas aumentar las tasas de conversión e impulsar la expansión de tu negocio.

Estos son los pasos:

1. Capta posibles clientes
2. Organiza los datos de los clientes potenciales
3. Consolida la base de datos de posibles clientes
4. Automatiza el seguimiento
5. Segmenta a los posibles clientes para facilitar la priorización

Gestiona las oportunidades de venta en cinco sencillos pasos

Una buena gestión de las oportunidades de venta propiciará la expansión de tu negocio. Para que así sea, aquí te dejamos un ejemplo del proceso y los consejos que debes aplicar:

1. Capta posibles clientes

Para empezar con buen pie, amplía el alcance adoptando un enfoque multicanal a través de redes sociales, formularios web, eventos y otras plataformas. 

En este ámbito, la calidad siempre prevalece sobre la cantidad. No se trata solo de conseguir que todos los posibles clientes pasen por el embudo, sino de que sean los adecuados, es decir, los que tengan más probabilidades de conversión.

Es mejor captar a diez posibles clientes que estén muy interesados en lo que ofrece tu negocio que captar a cien que no tienen ningún interés. Por eso es tan importante delimitar de antemano el proceso de selección de posibles clientes. 

Utiliza herramientas de gestión de la relación con el cliente (CMR) que te ayuden a calificar y priorizar a los posibles clientes según su valor potencial, para que tus equipos puedan centrarse siempre en los que tienen más probabilidades de conversión. Así, podrás rentabilizar tu tiempo dedicándolo de lleno a posibles clientes que realmente merecen la pena.

Céntrate en captar posibles clientes con probabilidades de conversión; no se trata solo de que llenes tu base de datos, sino de que lo hagas con calidad. Si no sabes cómo hacerlo, consulta más información sobre cómo gestionar tu embudo de ventas y cómo captar posibles clientes que te aporten valor.

Echa un vistazo al arsenal de integraciones con herramientas de marketing y ventas que Dropbox pone a tu disposición para que optimices la captación de posibles clientes.

2. Organiza los datos de los clientes potenciales

Es fundamental organizar los datos de los posibles clientes después de haberlos captado. Guarda todos sus datos en un sistema de CRM, y clasifica a estos clientes según su potencial de ventas y su interés. Utiliza etiquetas e identificadores (como “Interés alto”, “Interés bajo” o “Interés medio”) para poder localizar la información rápidamente cuando la necesites.

Puedes ir incluso más allá y agilizar este proceso con herramientas de IA como Dash, que generan resúmenes rápidos y precisos de los archivos y agrupan automáticamente entradas similares. Gracias a estas herramientas, te resultará mucho más fácil gestionar las listas de los clientes captados y otros datos sobre las ventas.

3. Consolida la base de datos de posibles clientes

Las plantas hay que regarlas para que echen flores, y lo mismo pasa con los posibles clientes, que debes cuidarlos para que aporten valor, así que es imprescindible utilizar una buena estrategia de seguimiento para afianzarlos. 

Combina los correos electrónicos con llamadas y mensajes personalizados para conseguir que los clientes potenciales no pierdan en el interés. Toda interacción debe aportar valor, por lo que la personalización es indispensable en un mercado plagado de publicidad como el de hoy en día, en el que las promociones masivas no suelen dar frutos. 

Adapta las interacciones de seguimiento a la forma en que los posibles clientes interactúan con tu contenido. Si alguno dedica mucho tiempo a una página concreta de tu sitio web, menciónala en el próximo correo que le envíes. Si abre tu correo electrónico y no responde, llámalo por teléfono y haz referencia al correo que le has enviado.

Con las herramientas que llevan un control de estas interacciones, puedes obtener estadísticas sobre el comportamiento de los posibles clientes, para que hagas un seguimiento con interacciones fructíferas y dejes de lado las comunicaciones de ventas superficiales, algo que aumentará significativamente las opciones de conversión de estos clientes.

¿No te parece interesante? Prueba la función Enviar y hacer seguimiento de Dropbox y podrás saber quién ha consultado un archivo concreto y, por tanto, quién está interesado en lo que ofreces. También puedes enviar grabaciones de pantalla y demostraciones de productos para que te resulte más fácil adaptar y personalizar todo lo posible las propuestas que presentes.

4. Automatiza el seguimiento

Sírvete de las herramientas de CRM para enviar correos electrónicos automáticamente en el momento oportuno. La automatización de este proceso que tanto esfuerzo requiere te ahorra tiempo para que puedas centrarte en lo que realmente importa. Dropbox te ofrece varias integraciones con herramientas de marketing y de CRM para que también puedas optimizar este aspecto de la gestión de posibles clientes.

Además, Sign ofrece recordatorios automáticos para que te ahorres la molestia de tener que buscar documentos cuando necesites una firma, lo que te permite gestionar las interacciones de forma estratégica y centrarte en que los posibles clientes pasen por el embudo de ventas.

5. Segmenta a los posibles clientes para facilitar la priorización

Para completar tu estrategia de gestión de oportunidades de venta, es fundamental segmentar a los posibles clientes en diferentes categorías, es decir, según la industria, sus necesidades específicas o la fase del proceso de ventas en la que se encuentren.

Este último paso consiste en organizar y concretar. La agrupación de los posibles clientes te sirve para tener claro dónde debes centrar la atención. Saber exactamente qué clientes potenciales están dispuestos a convertirse y a quiénes es necesario consolidar es lo mismo que tener una brújula que te lleve hasta las oportunidades más prometedoras. También te ayuda a saber dónde tienes que focalizar tus esfuerzos. 

Si adaptas los mensajes a cada segmento de posibles clientes, les resultarán mucho más atractivos. La segmentación también te permite programar las interacciones de forma más estratégica, lo que suele traducirse en mejores resultados. Esto hace que tu proceso de ventas pase de un enfoque general a uno mucho más focalizado.

Adaptar tus estrategias de marketing y comunicaciones a cada segmento promueve el interés y el compromiso y, en consecuencia, las probabilidades de conversión de cada posible cliente.

Con estos pasos, optimizarás la gestión de las oportunidades venta y aumentarás las posibilidades de cerrarlas.

Qué debe tener una buena herramienta de gestión de posibles clientes

Para gestionar las oportunidades de venta, no solo necesitas saber cómo hacerlo, sino también las herramientas apropiadas que te faciliten el trabajo, y notarás una gran diferencia.

Estas son las funciones clave que debe incorporar un buen software de gestión de posibles clientes:

• Integración con sistemas de CRM y sincronización de datos: te permitirán tener la seguridad de disponer siempre de la información más actualizada sobre los posibles clientes. Para que puedas conseguir un rendimiento óptimo, Dropbox te ofrece integraciones dedicadas para Zoho CRM, OnePageCRM, amoCRM y otras herramientas.
• Personalización de formularios y documentos: la personalización con tu marca ayuda a transmitir una imagen profesional en todas las interacciones. Una buena herramienta de gestión de posibles clientes ofrece formularios que puedes personalizar con tu marca, como contratos y acuerdos de confidencialidad. Dropbox también tiene a tu disposición un montón de plantillas gratuitas.
• Analíticas de documentos: las herramientas que incorporan el analíticas de documentos, como DocSend, te permiten saber a ciencia cierta cómo los posibles clientes interactúan con tu contenido. Para ello, te ofrecen estadísticas sobre qué elementos de tus propuestas de venta suscitan más interés entre tus posibles clientes, lo que te ayuda a pulir tu argumento y a cerrar ventas en menos tiempo.
• Centralización: elige herramientas que no ofrezcan una sola función, sino que incorporen un paquete de funciones completo, para que no tengas que cambiar entre varias plataformas. Así, podrás desarrollar tu flujo de trabajo en un solo lugar y no perderás tiempo en utilizar diferentes soluciones.

Si te decantas por un software de gestión de oportunidades de venta que reúna todas estas funciones, mejorarás el proceso de venta, mantendrás la reputación de tu marca y dispondrás de estadísticas útiles que te ayudarán a cerrar ventas.

Consejos y claves para mejorar la gestión de las oportunidades de venta

Aquí tienes algunos consejos y claves para mejorar la gestión de tus oportunidades de venta:

• Asegúrate de que tus datos de CRM siempre estén actualizados y sean precisos para garantizar una toma de decisiones bien informada.
• Pule tus mensajes para transmitir correctamente tu propuesta de valor y convertir a los posibles clientes.
• Promueve el trabajo en equipo para intercambiar estadísticas y mejorar las estrategias de venta.
• Clasifica a los posibles clientes para evitar una saturación de datos y para centrarte en los clientes potenciales que merecen la pena.
• Usa analíticas para identificar lo que sí funciona y para introducir ajustes en el proceso en función de los datos.
• Identifica patrones en los datos de los posibles clientes para adaptar tu estrategia de ventas como es debido.
• Haz seguimientos constantes para infundir confianza y aumentar las posibilidades de conversión.
• Adapta tus estrategias en función de los comentarios de los clientes y las tendencias del sector.

Si aplicas estos consejos, podrás mejorar la gestión de tus posibles clientes y aumentar el rendimiento de la ventas.