Es el enigma de la creatividad. Te dedicas en cuerpo y alma a un proyecto. Está bien pensado y se ha creado meticulosamente: hasta el último detalle es perfecto, objetivamente. Ahora viene la parte difícil: compartir tu trabajo para poder recopilar los comentarios de un cliente o compañero de trabajo.
No se puede negar: este proceso suele resultar frustrante, especialmente con algunas personas. Todos hemos tenido un cliente que envía una lista de comentarios por correo electrónico. O ese compañero que te cuenta su opinión por Zoom en lugar de escribirla. Los comentarios, incluso cuando son constructivos, son difíciles de implementar si no se envían correctamente.
No importa si estás editando un vídeo de demostración o dando los últimos toques a una presentación de ventas, necesitas resolver los comentarios de todos antes de avanzar con el proyecto. Además, un proceso de revisión coherente y que pueda repetirse facilita mucho las cosas para todas las partes implicadas. Si haces pequeños ajustes en tu flujo de trabajo, verás los frutos en el futuro.
Prueba estos tres consejos que te ayudarán a compartir tu trabajo de forma más eficaz con tu equipo o tus clientes y, además, recibirás mejores comentarios.
1. Sé predecible: comparte tus archivos de la misma manera siempre
La coherencia es la base de cualquier buen proceso. No obstante, no siempre es fácil de lograr, especialmente al compartir archivos creativos de gran tamaño. Los archivos adjuntos de los correos electrónicos tienen límite de tamaño. Y repartir hojas impresas con la información favorece dejarse información importante por el camino. Necesitas una forma sencilla de compartir tus recursos creativos (una que funcione siempre, independientemente del formato o del tamaño del archivo). De esa manera, no tendrás que volver a reunir a todo tu equipo con cada nueva solicitud. Los colaboradores siempre sabrán dónde encontrar la versión más reciente de tu trabajo. Ya no tendrás que perseguir a los rezagados ni volver a compartir tus archivos, sino que obtendrás los comentarios que necesitas sin necesidad de complicarte la vida.
Hay un problema: un proceso engorroso puede crear más problemas de los que resuelve. Y a nadie le gusta complicarse con detalles innecesarios. Por eso hemos facilitado al máximo la posibilidad de compartir. Dropbox te permite compartir archivos con quien quieras, poniéndote las cosas fáciles tanto a ti como a tu revisor. Así podrás enviar un catálogo de fotos completo o un proyecto grande de vídeo con solo unos clics, además de realizar revisiones en el diseño al momento después de cada actualización. Los revisores tienen incluso la opción de anotar sus comentarios directamente en Dropbox. De esta forma, tendrás todo el contexto que necesitas, desde comentarios hasta el historial de versiones de un archivo, en un solo lugar.
2. La práctica hace al maestro: encuentra un sistema que funciona y cíñete a él
Todo nuevo proceso conlleva una curva de aprendizaje. Sin embargo, cuanto más lo uséis tanto tú como tus compañeros de trabajo, más fácil y eficaz será. Puedes empezar poniendo una barandilla a tu proceso de comentarios. Elabora un calendario inverso al principio de cada proyecto creativo y define el número de rondas de revisión. Y no tengas miedo de pedir los comentarios en el formato que prefieras, ya que eres tú quien hará las modificaciones. Cuanto más específicas sean tus necesidades, más podrán ayudar tus compañeros de trabajo.
En última instancia, tú y todas las partes interesadas de tu proyecto compartís el mismo objetivo: hacer el trabajo lo mejor posible. No obstante, las buenas intenciones se pierden cuando los comentarios no se entregan correctamente. Por eso es tan importante agilizar y estandarizar tu proceso de revisión, y aquí es donde Dropbox puede ayudarte. Puedes añadir una fecha de vencimiento a los enlaces compartidos para limitar los comentarios que lleguen tarde o conceder a ciertos usuarios acceso de solo lectura para que puedan echar un vistazo y comentar sin hacer modificaciones. ¿Y lo mejor de todo? Dropbox puede decirte quién ha visto un archivo y quién no; de esta forma, todos los participantes, que contribuyen de una manera u otra, están implicados en el proyecto.
3. Pide lo que quieres: destaca las áreas de las que quieres recibir comentarios
Nadie conoce tu trabajo mejor que tú; úsalo a tu favor. Cuando solicites comentarios, explica a cada revisor exactamente lo que necesitas. Pide a un redactor o editor que revise la ortografía. Pide a tu director creativo que haga comentarios sobre el diseño general. Y pregúntale a un ejecutivo de cuentas si tu trabajo cumple los requisitos del cliente. Ser proactivo te ayuda a evitar los comentarios excesivos. En su lugar, obtendrás información útil centrada en el área de especialización de cada colaborador.
Ser preceptivo no es un problema, pero hay un escollo importante que hay que evitar: directrices poco claras. No solo indiques a los revisores dónde te gustaría recibir sus comentarios, muéstraselo. Con Dropbox, puedes añadir notas directamente en un archivo y, a continuación, compartirlo para recibir comentarios. Cuando los revisores abran el archivo, tus notas y anotaciones estarán en el centro. Puedes añadir comentarios y preguntas en una parte específica de una imagen, un vídeo, un archivo de diseño o un documento de texto. De esa manera, el equipo del proyecto sabe exactamente el lugar en el que sus comentarios tendrán el mayor impacto.
Un buen trabajo creativo es la suma de muchos elementos, y las revisiones son un aspecto fundamental. Los comentarios adecuados pueden encumbrar tu trabajo. Pero unos comentarios confusos o poco claros pueden desgastar un proyecto hasta detenerlo. La clave es que ayudes a tus revisores a ayudarte. No tengas miedo de pedir exactamente lo que necesitas. Y siempre lidera con el ejemplo: elige las mejores herramientas para el trabajo, limítate a un proceso y solicita comentarios donde los necesites.
