Cómo el aprendizaje virtual impulsa el crecimiento en Gong Cha

Jieun Lee, miembro del equipo del servicio formativo

El té es una bebida internacional que en cada cultura se asocia a diferentes costumbres, rituales y métodos de preparación. Pero, independientemente de cómo se beba, debe obtenerse, prepararse y servirse con cuidado. Esa es la regla de oro de Gong Cha, una de las marcas de té más populares del mundo. "Gong Cha" es una frase que en chino significa "ofrecer al emperador el mejor té de todas las posesiones que uno tiene", y esa filosofía está impregnada en nuestro producto y en nuestro servicio al cliente.

Me llamo Jieun Lee y dirijo nuestro programa de formación internacional. Mi equipo, con sede en Seúl, forma a los propietarios y empleados de las franquicias sobre cómo preparar nuestros productos de té, utilizar y mantener nuestro equipo, ofrecer un buen servicio y atención al cliente y gestionar nuestras tiendas. Sabía que, si ofrecíamos un aprendizaje virtual, podíamos reducir el coste y mejorar la calidad de nuestro programa de formación, así como hacer un seguimiento del progreso y proporcionar comentarios. Con la llegada de 2020 encontramos la motivación que necesitábamos para acelerar este programa.

La celeridad que requiere el aprendizaje remoto supuso ciertos inconvenientes

Poner en marcha una iniciativa de aprendizaje virtual requiere algo más que ímpetu y un equipo dedicado de expertos. Necesitábamos ordenar mejor los archivos, acelerar la transferencia de estos y optimizar nuestras herramientas de uso compartido.

Nuestro equipo, repartido en distintas oficinas de Corea, necesitaba compartir archivos y colaborar con los contratistas que recopilan nuestros materiales de formación. Compartir documentos de gestión de proyectos y archivos masivos de vídeo y HTML por correo electrónico resultaba muy lento y engorroso. Hacer copias de seguridad de todo en discos duros externos requería que una persona se encargara de supervisar la gestión de archivos y el control de versiones. El proceso era ineficiente y complicado. Sabíamos que moverlo todo al almacenamiento en la nube era la mejor opción, pero algunas de las soluciones de este tipo parecían ser tan complejas como nuestro flujo de trabajo. Al final, descubrimos Dropbox. 

Dropbox aceleró la puesta en marcha

Dropbox nos ofrecía todo lo que necesitábamos: transferencias de archivos de alta velocidad, un control de versiones sólido y herramientas de comentarios, así como una gestión integral de los permisos y la seguridad. Tiene una interfaz sencilla e intuitiva que nuestro personal llegó a dominar con una formación mínima. Eso era todo lo que necesitábamos para acelerar el lanzamiento de nuestra plataforma de aprendizaje virtual.

Simplificó la creación de contenido, la comunicación y los flujos de trabajo entre los equipos internos y externos a nivel internacional. Esto nos permitió subir los archivos y realizar un seguimiento de ellos varias veces al día, lo que aumentó la concentración y la eficiencia de nuestros equipos. Todos podían acceder a los materiales con un esfuerzo mínimo, sin importar desde dónde trabajaban.

Con la ayuda de Dropbox, desarrollamos una aplicación de aprendizaje virtual que se puso en marcha en junio de 2020. Incluye vídeos de aprendizaje sobre operaciones, servicio al cliente, gestión del mantenimiento y recetas de bebidas recientes. La aplicación también proporciona materiales de marketing, herramientas de gestión de licencias y canales de comunicación que conectan nuestra sede en Corea del Sur con las franquicias. Se trata de una herramienta integral que aborda las necesidades de los empleados de las franquicias, desde los propietarios y encargados hasta los trabajadores de primera línea. En 2022, añadiremos instrucciones en directo y notificaciones entrantes para recordar a los trabajadores y franquicias que deben renovar sus credenciales, certificados y acuerdos de licencia, lo que reducirá el trabajo administrativo y evitará posibles errores.

La operación fue todo un éxito

El lanzamiento de nuestra aplicación de aprendizaje virtual tuvo una gran repercusión y atrajo el interés de otros equipos de la oficina central de Gong Cha, que pudieron apreciar las ventajas de usar Dropbox en las operaciones cotidianas. Ahora, nuestro equipo de TI utiliza Dropbox para colaborar con los proveedores en la implementación, y nuestro equipo de atención al cliente lo ha adoptado como herramienta de colaboración remota y uso compartido de archivos.

Gong Cha sigue expandiéndose por todo el mundo. Nuestra marca internacional está creciendo e introduciendo la cultura global del té en mercados competitivos como Hong Kong, Corea del Sur, Japón, Australia, Estados Unidos y otros 19 países. Nos basamos en tradiciones milenarias para servir bebidas modernas a amantes del té de todas partes y ámbitos profesionales.