Wie Gong Cha durch E-Learning wächst

Von Jieun Lee, Mitglied des Education Service-Teams

Tee ist ein internationales Getränk, das mit Bräuchen, Ritualen und Verfahren des Aufbrühens verbunden ist, die in den einzelnen Kulturen variieren. Aber egal wie er getrunken wird, Tee muss mit Sorgfalt beschafft, zubereitet und serviert werden. So lautet das Leitmotiv von Gong Cha, einer der bekanntesten Teemarken der Welt.  „Gong Cha“ ist eine chinesische Redewendung, die besagt, dass man dem Kaiser den besten Tee aus all seinen Besitztümern anbietet. Diese Haltung prägt unsere Produkte und unseren Kundenservice.

Mein Name ist Jieun Lee. Ich leite unser internationales Trainingsprogramm. Mein in Seoul ansässiges Team schult unsere Franchisenehmer und Mitarbeiter im Hinblick auf die Zubereitung unserer Teeprodukte, die Bedienung und Wartung unserer Geräte, die Bereitstellung von Kundenservice und die Verwaltung unserer Ladengeschäfte. Mir war klar, dass wir durch die Umstellung auf E-Learning die Kosten senken, die Qualität unseres Schulungsprogramms verbessern, Fortschritte verfolgen und Feedback geben könnten. Das Jahr 2020 hat uns dann die Motivation geliefert, die wir brauchten, um dieses Programm schnell umzusetzen.

Die Dringlichkeit des Fernunterrichts trifft auf Hindernisse

Um eine E-Learning-Initiative zu starten, braucht es mehr als Dynamik und ein engagiertes Team von Experten. Wir mussten die Unordnung in unseren Dateien abbauen, Dateiübertragungen beschleunigen und unsere Tools für die Dateifreigabe optimieren.

Unser Team, das über mehrere Büros in Korea verteilt ist, musste Dateien teilen und mit den Auftragnehmern zusammenarbeiten, die unsere Schulungsmaterialien zusammenstellen. Es war zeitaufwändig und umständlich, Projektmanagementdokumente und große Video- und HTML-Dateien per E-Mail auszutauschen. Um alles auf externen Festplatten zu sichern, mussten wir eine Person abstellen, die sich nur um die Dateiverwaltung und Versionskontrolle kümmerte. Der Prozess war ineffizient und komplex. Wir wussten, dass die beste Option eine komplette Verlagerung in die Cloud wäre. Einige Cloud-Speicherlösungen kamen uns aber genauso komplex vor wie unser bestehender Workflow. Dann fanden wir Dropbox. 

Ein beschleunigter Start mit Dropbox

Dropbox bot alles, was wir brauchten: Dateiübertragungen in Hochgeschwindigkeit, eine robuste Versionsverwaltung und Werkzeuge für die Kommentierung sowie eine umfassende Rechte- und Sicherheitsverwaltung. Eine einfache, intuitive Benutzeroberfläche, die unsere Mitarbeiter mit minimalem Training beherrschen können. Wir fanden alles vor, was wir brauchten, um die Einführung unserer E-Learning-Plattform zu beschleunigen.

Dropbox vereinfacht das Erstellen der Inhalte, die Kommunikation und die Arbeitsabläufe zwischen internen und externen Teams auf internationaler Ebene. Dadurch können wir Dateien mehrmals täglich hochladen und nachverfolgen, was den Fokus und die Effizienz unserer Teams verbessert hat. Alle können mit minimalem Aufwand auf Materialien zugreifen, unabhängig davon, wo sie arbeiten.

Mit Hilfe von Dropbox haben wir eine E-Learning-App entwickelt, die im Juni 2020 live ging. Sie bietet Schulungsvideos zu Betriebsabläufen, Kundenservice, Hygienemanagement und die neuesten Getränkerezepte. Die App bietet außerdem Marketingmaterialien, Lizenzmanagementtools und Kommunikationskanäle, die unsere Zentrale in Korea mit unseren Franchisenehmern verbinden. Es handelt sich um ein umfassendes Tool, das auf die Bedürfnisse unserer Mitarbeiter auf der Franchiseebene zugeschnitten ist – von den Eigentümern bis zu den Mitarbeitern im Kundenkontakt. Im Jahr 2022 werden wir die App um Live-Streaming-Anleitungen und Push-Benachrichtigungen erweitern, die Mitarbeiter und Franchisenehmer daran erinnern, ihre Anmeldeinformationen, Zertifikate und Lizenzvereinbarungen zu erneuern. Dies verringert den Verwaltungsaufwand und potenzielle Fehler.

Erfolg setzt sich durch

Die erfolgreiche Einführung unserer E-Learning-App hat das Interesse anderer Teams in der Gong Cha-Zentrale geweckt und ihnen vor Augen geführt, wie sich Dropbox auf den täglichen Betrieb auswirkt. Unser IT-Team nutzt Dropbox jetzt für die Zusammenarbeit mit Lieferanten bei der Implementierung und unser Kundendienstteam hat Dropbox als Tool für die Remote-Zusammenarbeit und die gemeinsame Nutzung von Dateien übernommen.

Die weltweite Expansion von Gong Cha geht weiter. Unsere internationale Marke wächst und bringt eine globale Teekultur in Wettbewerbsmärkte wie Hongkong, Südkorea, Japan, Australien, die USA und 19 weitere Länder. Wir knüpfen an jahrtausendealte Traditionen an, indem wir Teeliebhabern aller gesellschaftlichen Schichten moderne Getränke servieren.