Le rôle crucial de l’apprentissage en ligne dans la croissance de Gong Cha

De Jieun Lee, membre de l’équipe de formation

Le thé est une boisson internationale, dont les coutumes, les rituels et les méthodes d’infusion varient selon les cultures. Mais quelle que soit la façon dont vous le buvez, le thé doit être sélectionné, préparé et servi avec soin. C’est la ligne directrice de Gong Cha, l’une des marques de thé les plus connues au monde. « Gong Cha » est une expression chinoise qui signifie « offrir à l’empereur le meilleur des thés que l’on possède ». Ce trait culturel est profondément ancré dans notre produit et notre service client.

Je m’appelle Jieun Lee et je dirige notre programme de formation international. Mon équipe, basée à Séoul, forme nos franchisés et nos employés dans différents domaines : préparation des produits à base de thé, fonctionnement et entretien des équipements, service à la clientèle et gestion de nos boutiques. En nous lançant dans l’apprentissage en ligne, je savais que nous pouvions réduire le coût de notre programme de formation et en améliorer la qualité, tout en ayant la possibilité de suivre les progrès et de fournir une rétroaction. L’année 2020 nous a donné l’impulsion nécessaire pour accélérer ce programme.

Quand l’urgence de l’apprentissage à distance se heurte à des obstacles

Pour lancer un programme d’apprentissage en ligne, il ne suffit pas d’avoir la motivation et une équipe d’experts dédiés. Nous devions améliorer l’organisation des fichiers, accélérer leur transfert et optimiser nos outils de partage de fichiers.

Notre équipe, répartie entre plusieurs bureaux en Corée, devait partager des fichiers et collaborer avec les sous-traitants qui compilent nos documents de formation. Le partage par courriel des documents de gestion de projet et des fichiers vidéo et HTML volumineux était long et fastidieux. Une personne dédiée devait superviser la gestion des fichiers et le contrôle des versions afin de sauvegarder tous les contenus sur des disques durs externes. Le processus était globalement inefficace et complexe. Nous savions qu’il était préférable de tout transférer vers le stockage infonuagique, mais certaines des solutions proposées nous semblaient aussi complexes que notre processus existant. Et finalement, nous avons découvert Dropbox. 

Un lancement accéléré grâce à Dropbox

Dropbox répondait à toutes nos attentes : transferts de fichiers ultrarapides, outils de commentaires et de contrôle des versions performants et gestion complète des autorisations et de la sécurité. Notre équipe pouvait maîtriser son interface simple et intuitive avec une formation minimale. Tout était réuni pour que nous puissions accélérer le lancement de notre plateforme d’apprentissage en ligne.

Grâce à Dropbox, la création de contenus, la communication et les processus de travail entre les équipes internes et externes à l’échelle internationale ont été simplifiés. Ainsi, nous avons pu téléverser et suivre des fichiers plusieurs fois par jour, ce qui a permis d’améliorer la concentration et l’efficacité de nos équipes. Toutes les personnes concernées pouvaient accéder facilement aux documents, à partir de n’importe où.

Dropbox nous a permis de développer une application d’apprentissage qui a été mise en ligne en juin 2020. Elle comporte des vidéos de formation sur les opérations, le service à la clientèle, la gestion de l’hygiène et les dernières recettes de boissons. L’application fournit également du matériel de marketing, des outils de gestion des licences et des canaux de communication qui font le pont entre notre siège social en Corée et nos franchisés. C’est un outil complet qui répond aux besoins de nos employés dans les franchises, du propriétaire-exploitant au travailleur de première ligne. En 2022, nous avons ajouté des vidéos d’instructions en direct et des notifications poussées pour rappeler aux travailleurs et aux franchisés de renouveler leurs identifiants, leurs certificats et leurs contrats de licence, ce qui a contribué à réduire les tâches administratives et les erreurs potentielles.

Le succès est au rendez-vous

Le succès du lancement de notre application d’apprentissage en ligne a suscité l’intérêt d’autres équipes du siège social de Gong Cha et leur a montré l’incidence de Dropbox sur les opérations quotidiennes. Notre équipe informatique utilise désormais Dropbox pour collaborer avec les fournisseurs sur les mises en œuvre, et notre équipe du service à la clientèle a adopté Dropbox comme outil de partage de fichiers et de collaboration à distance.

Gong Cha continue sa croissance dans le monde entier. Notre marque internationale apporte la culture du thé sur des marchés concurrentiels comme Hong Kong, la Corée du Sud, le Japon, l’Australie, les États-Unis et 19 autres pays. Nous nous appuyons sur des traditions millénaires en servant des boissons modernes à des amateurs de thé de tous les horizons.