Jak e-learning pomaga w rozwoju firmy Gong Cha

Autor: Jieun Lee, członek zespołu ds. edukacji

Herbata jest popularna na całym świecie, a zwyczaje, rytuały i metody parzenia różnią się w zależności od kultury. Niezależnie od sposobu picia musi być ona pozyskiwana, przygotowywana i podawana z należytą starannością. To zasada przewodnia, którą kieruje się Gong Cha, jedna z najbardziej rozpoznawalnych marek herbaty na świecie.  „Gong Cha” to chińskie wyrażenie, które można przetłumaczyć jako „zaoferować cesarzowi najlepszą posiadaną herbatę” – ten etos jest głęboko zakorzeniony w naszych produktach i obsłudze klienta.

Nazywam się Jieun Lee i prowadzę nasz międzynarodowy program szkoleniowy. Mój zespół, który jest zlokalizowany w Seulu, uczy naszych franczyzobiorców i pracowników, jak przygotowywać nasze produkty herbaciane, użytkować i konserwować nasz sprzęt, obsługiwać klientów i zarządzać naszymi sklepami. Wiedziałam, że poprzez wdrożenie e-learningu możemy obniżyć koszty i poprawić jakość naszego programu szkoleniowego, a także śledzić postępy i przekazywać informacje zwrotne. Wydarzenia z roku 2020 stały się dla nas motywacją, aby przyspieszyć realizację tego programu.

Problemy podczas wdrażania e-learningu

Wprowadzenie skutecznego programu e-learningowego wymaga więcej niż tylko zapału i specjalistycznego zespołu ekspertów. Musieliśmy uporządkować pliki, przyspieszyć ich transfer i usprawnić narzędzia, za pomocą których je udostępniamy.

Nasz zespół – jego członkowie są rozproszeni po różnych biurach w Korei – musiał udostępniać pliki i współpracować z wykonawcami, którzy przygotowują nasze materiały szkoleniowe. Udostępnianie dokumentów związanych z zarządzaniem projektami oraz ogromnych plików wideo i HTML za pośrednictwem poczty elektronicznej było czasochłonne i uciążliwe. Tworzenie kopii zapasowych na zewnętrznych dyskach twardych wymagało dodatkowej osoby tylko do nadzorowania zarządzania plikami i kontroli wersji. Proces ten był nieefektywny i skomplikowany. Wiedzieliśmy, że najlepszym rozwiązaniem jest przeniesienie wszystkiego do chmury, ale niektóre rozwiązania do przechowywania w chmurze wydawały się równie skomplikowane jak nasz dotychczasowy przepływ pracy. W końcu znaleźliśmy Dropbox. 

Szybsze wdrożenie dzięki Dropbox

Dropbox oferuje wszystko, czego potrzebujemy: szybkie transfery plików, niezawodne narzędzia do wersjonowania i komentowania oraz kompleksowe funkcje zarządzania uprawnieniami i bezpieczeństwem. Interfejs jest prosty i intuicyjny; nasi pracownicy opanowali go po przejściu krótkiego szkolenia. Wszystko to pozwoliło nam przyspieszyć uruchomienie naszej platformy e-learningowej.

Dropbox uprościł tworzenie treści, komunikację i przepływy pracy między zespołami wewnętrznymi i zewnętrznymi na poziomie międzynarodowym. Dzięki temu mogliśmy przesyłać i śledzić pliki kilka razy dziennie, co przyczyniło się do zwiększenia koncentracji i wydajności naszych zespołów. Wszyscy mogli uzyskać dostęp do materiałów przy minimalnym wysiłku, niezależnie od miejsca pracy.

Z pomocą Dropbox opracowaliśmy aplikację e-learningową, która została uruchomiona w czerwcu 2020 roku. Zawiera ona filmy szkoleniowe dotyczące operacji, obsługi klienta, zarządzania higieną i najnowszych przepisów na napoje. Aplikacja oferuje również materiały marketingowe, narzędzia do zarządzania licencjami oraz kanały komunikacyjne, za pośrednictwem których nasza centrala w Korei łączy się z franczyzobiorcami. To kompleksowe narzędzie, które odpowiada na potrzeby naszych pracowników na poziomie franczyzy – od właścicieli po personel mający bezpośredni kontakt z klientem. W 2022 r. dodamy instrukcje na żywo i powiadomienia push, które będą przypominać pracownikom i franczyzobiorcom o konieczności odnowienia poświadczeń, certyfikatów i umów licencyjnych, co zmniejszy ilość pracy administracyjnej i liczbę potencjalnych błędów.

Następstwa sukcesu

Pomyślne uruchomienie naszej aplikacji e-learningowej wzbudziło zainteresowanie innych zespołów w siedzibie Gong Cha i pokazało im, jak duży wpływ na codzienne operacje ma Dropbox. Zespół IT korzysta teraz z Dropbox, aby współpracować z dostawcami przy wdrażaniu, a zespół obsługi klienta przyjął Dropbox jako narzędzie do zdalnej współpracy i udostępniania plików.

Gong Cha kontynuuje ekspansję na cały świat. Nasza międzynarodowa marka rozwija się i wprowadza globalną kulturę herbaty na konkurencyjne rynki, takie jak Hong Kong, Korea Południowa, Japonia, Australia, USA i 19 innych krajów. Bazujemy na tradycjach sięgających tysięcy lat wstecz, serwując miłośnikom herbaty nowoczesne napoje.