Slik gir e-læring grunnlag for vekst for Gong Cha

Av Jieun Lee, medlem av opplæringsteamet

Te er en internasjonal drikk, med skikker, ritualer og bryggemetoder som varierer fra kultur til kultur. Men uansett hvordan du drikker den, må teen fremstilles, tilberedes og serveres med omhu. Dette er det veiledende prinsippet bak Gong Cha, et av de mest gjenkjennelige temerkene i verden.  - Gong Cha er et kinesisk uttrykk som betyr «å tilby keiseren den beste teen vi eier», og den holdningen preger produktene våre og kundeservicen vår.

Jeg heter Jieun Lee, og jeg leder det internasjonale opplæringsprogrammet. Teamet mitt, som er basert i Seoul, lærer opp franchise-eiere og -ansatte i å tilberede teproduktene våre, bruke og vedlikeholde utstyr, yte kundeservice og drive butikkene våre. Ved å innføre e-læring visste jeg at vi kunne redusere kostnadene og forbedre kvaliteten på opplæringsprogrammet, og i tillegg følge med på fremdriften og gi tilbakemeldinger. Da 2020 skjedde fikk vi den motivasjonen vi trengte til å få dette programmet på plass.

Det akutte behovet for fjernlæring støter på hindringer

Å iverksette et e-læringstiltak krever mer enn drivkraft og et eget ekspertteam. Vi trengte ryddigere filer, raskere filoverføringer og mer effektive fildelingsverktøy.

Teamet vårt, som er fordelt på flere kontorer i Korea, måtte ha mulighet til å dele filer og samarbeide med leverandørene som setter sammen opplæringsmaterialene våre. Å dele prosjektdokumenter og massive video- og HTML-filer på e-post var tidkrevende og tungvint. For å sikkerhetskopiere alt på eksterne harddisker trengte vi en egen medarbeider til å overvåke filhåndtering og versjonskontroll. Prosessen var ineffektiv og komplisert. Vi visste at det beste var å flytte alt til nettskyen, men noen av nettskylagringsløsningene virket like kompliserte som arbeidsflyten vi allerede hadde. Til slutt fant vi Dropbox. 

Raskere oppstart med Dropbox

Dropbox kunne tilby alt vi hadde behov for: raske filoverføringer, robust versjonering og kommentarverktøy, samt omfattende styring av tillatelser og sikkerhet. Dropbox har et enkelt og intuitivt grensesnitt som medarbeiderne våre kunne mestre med minimal opplæring. Her hadde vi alt vi trengte for å få fart på lanseringen av e-læringsplattformen.

Dropbox forenklet opprettelse av innhold og kommunikasjon, samt arbeidsflyter mellom interne og eksterne team på internasjonalt nivå. Vi fikk mulighet til å laste opp og spore filer flere ganger daglig, noe som førte til at teamet jobbet mer fokusert og effektivt. Alle fikk enkel tilgang til materialer, uansett hor de jobbet.

Med hjelp fra Dropbox utviklet vi en e-læringsapp som ble lansert i juni 2020. Den inkluderer opplæringsvideoer om drift, kundeservice, hygienehåndtering og de nyeste oppskriftene på drikker. Appen inneholder også markedsføringsmaterialer, administrasjonsverktøy for lisenser, samt kommunikasjonskanaler som kobler hovedkontoret i Korea til de ulike franchisene. Den er et omfattende verktøy som dekker behovene til franchisemedarbeiderne, fra eiere/drivere til butikkmedarbeidere. I 2022 kommer vi til å strømme opplæringer direkte og legge til push-varslinger for å minne medarbeidere og franchisetakere på å fornye legitimasjon, sertifikater og lisensavtaler, noe som vil redusere det administrative arbeidet og mulige feil.

Suksess er smittsomt

Den vellykkede oppstarten av e-læringsappen vekket interessen til andre team på hovedkontoret til Gong Cha, som fikk se hva Dropbox kan ha å si for den daglige driften. IT-teamet bruker nå Dropbox til å samarbeide med leverandører om implementering, og for kundeserviceteamet er Dropbox et verktøy for fjernsamarbeid og fildeling.

Gong Cha fortsetter å utvide over hele verden. Vi er et internasjonalt varemerke i vekst som tar en global tekultur til konkurransepregede markeder som Hong Kong, Sør-Korea, Japan, Australia, USA og 19 andre land. Når vi serverer moderne drikker til teelskere av alle slag, bygger vi på tradisjoner som går flere tusen år tilbake i tid.