eLearning stimuleert de groei van Gong Cha

Door Jieun Lee, educatief serviceteamlid

Thee wordt overal ter wereld gedronken volgens gebruiken, rituelen en zetmethoden die per cultuur verschillen. Het is echter altijd belangrijk dat de thee met zorg wordt ingekocht, bereid en geserveerd. Dit is de filosofie achter Gong Cha, een van de bekendste theemerken ter wereld.  De Chinese uitdrukking 'Gong Cha' betekent 'van al jouw bezittingen de beste thee aan de keizer schenken' en dit ethos is met ons product en onze klantenservice verweven.

Mijn naam is Jieun Lee en ik geef leiding aan ons internationale trainingsprogramma. Mijn team is gevestigd in Seoul en leert onze franchisenemers en medewerkers hoe ze onze theeproducten moeten bereiden, onze apparatuur moeten bedienen en onderhouden, klantenservice moeten verlenen en onze winkels moeten beheren. Ik wist dat we door de implementatie van e-learning in staat zouden zijn de kosten te drukken, de kwaliteit van ons opleidingsprogramma te verbeteren, de vooruitgang te volgen en feedback te geven. De klap die we in 2020 kregen te verduren, zorgde echter voor de nodige motivatie om dit programma versneld uit te rollen.

De dringende noodzaak van leren op afstand stuit op hindernissen

Voor de lancering van een initiatief op het gebied van e-learning is meer nodig dan een stevige impuls en een toegewijd team van deskundigen. We moesten de wirwar aan bestanden verminderen, de bestandsoverdracht versnellen en onze tools voor het delen van bestanden stroomlijnen.

Hoewel ons team over verschillende kantoren in Korea is verspreid, moest het bestanden kunnen delen en samenwerken met leveranciers die ons trainingsmateriaal samenstellen. Het delen van projectmanagementdocumenten en grote video- en HTML-bestanden via e-mail was tijdrovend en omslachtig. Overal een back-up van maken op externe harde schijven was ook geen optie, omdat hiervoor een aangewezen persoon nodig was geweest die het bestandsbeheer en het versiebeheer zou overzien. Het proces was inefficiënt en ingewikkeld. We wisten dat alles naar cloudopslag verplaatsen de beste oplossing was, maar sommige cloudopslagoplossingen bleken net zo ingewikkeld als onze bestaande workflow te zijn. Uiteindelijk vonden we Dropbox. 

Een versnelde lancering dankzij Dropbox

Dropbox had alles in huis wat we nodig hadden: zeer snelle bestandsoverdrachten, robuuste tools voor versiebeheer en opmerkingen, en een uitgebreid machtigings- en beveiligingsbeheer. Ons personeel kreeg de gebruiksvriendelijke, intuïtieve interface met minimale training onder de knie. Dit was alles wat we nodig hadden om de lancering van ons e-learningplatform te versnellen.

Dropbox vereenvoudigde niet alleen het maken van materiaal, maar ook de communicatie en workflows tussen interne en externe teams op internationaal niveau. Hierdoor konden we meerdere keren per dag bestanden uploaden en bijhouden, wat de focus en efficiëntie van onze teams ten goede kwam. Iedereen kon vanaf elke locatie moeiteloos toegang krijgen tot het materiaal.

Met behulp van Dropbox hebben we een e-learningapp ontwikkeld die in juni 2020 is uitgerold. De app biedt trainingsvideo's over bedrijfsvoering, klantenservice, hygiënebeheer en de nieuwste drankrecepten. Daarnaast bevat onze app marketingmateriaal, tools voor licentiebeheer en communicatiekanalen die ons Koreaanse hoofdkantoor met onze franchisenemers verbinden. Deze uitgebreide tool komt aan de behoeften van onze medewerkers tegemoet op franchiseniveau, van eigenaars-ondernemers tot eerstelijnsmedewerkers. In 2022 zullen we gelivestreamde instructies en pushmeldingen toevoegen om medewerkers en franchisenemers eraan te herinneren dat ze hun referenties, certificaten en licentieovereenkomsten moeten vernieuwen, waardoor het administratieve werk en de kans op fouten wordt verminderd.

Succes

De geslaagde lancering van onze e-learningapp wekte de belangstelling van andere teams op het hoofdkantoor van Gong Cha en toonde hen de positieve impact van Dropbox op de dagelijkse werkzaamheden. Ons IT-team gebruikt Dropbox nu om samen met leveranciers aan de implementatie te werken en ons klantenserviceteam heeft Dropbox omarmd als tool voor samenwerking op afstand en het delen van bestanden.

Gong Cha blijft zich over de hele wereld uitbreiden. Ons internationale merk groeit en brengt een wereldwijde theecultuur naar concurrerende markten zoals die van Hongkong, Zuid-Korea, Japan, Australië, de VS en 19 andere landen. We borduren voort op tradities die duizenden jaren oud zijn en serveren moderne dranken aan allerlei soorten theeliefhebbers.