Så gynnar e-utbildning tillväxten på Gong Cha

Av Jieun Lee, Education Service-teammedlem

Te är en internationell dryck med seder, ritualer och bryggningsmetoder som varierar beroende på kultur. Men hur du än dricker ditt te måste det köpas in, tillagas och serveras med omsorg. Detta är den vägledande principen bakom Gong Cha, ett av världens mest kända temärken.”Gong Cha” är en kinesisk fras som betyder ”att erbjuda det bästa teet till kejsaren från alla sina ägodelar”, och denna etik genomsyrar vår produkt och kundservice.

Jag heter Jieun Lee och jag driver vårt internationella utbildningsprogram. Mitt team har sin bas i Seoul, och vi utbildar våra franchisetagare och deras anställda i hur man tillagar våra teprodukter, driver och underhåller vår utrustning, tillhandahåller kundservice och leder våra butiker. Jag visste att vi kunde minska kostnaderna och förbättra kvaliteten på vårt utbildningsprogram samt spåra framsteg och ge feedback genom att gå över till e-utbildning. När 2020 drabbades oss hade vi den motivation som behövdes för att snabbt gå över till detta program.

Distansutbildningens brådskande betydelse stöter på hinder

Att lansera ett e-utbildningsinitiativ kräver mer än engagemang och ett dedikerat team av experter. Vi behövde minska filröran, snabba på filöverföringarna och effektivisera våra fildelningsverktyg.

Vårt team, som är utspritt över olika kontor i Korea, behövde dela filer och samarbeta med entreprenörer som sammanställer vårt utbildningsmaterial. Att dela projektledningsdokument och enorma video- och HTML-filer via e-post var tidskrävande och besvärligt. Att säkerhetskopiera allt på externa hårddiskar krävde en särskild person som övervakade filhantering och versionskontroll. Processen var ineffektiv och komplicerad. Vi visste att det bästa alternativet vore att flytta allt till molnet, men en del av molnlagringslösningarna kändes lika komplexa som vårt befintliga arbetsflöde. Till sist hittade vi Dropbox. 

En påskyndad lansering med Dropbox

Dropbox erbjöd allt vi behövde: snabba filöverföringar, robusta versions- och kommentarsverktyg och omfattande behörighets- och säkerhetshantering. Den hade ett enkelt, intuitivt gränssnitt som vår personal kunde bemästra med minimal utbildning. Här fanns allt vi behövde för att påskynda lanseringen av vår e-utbildningsplattform.

Dropbox förenklade innehållsskapandet, kommunikationen och arbetsflödena mellan interna och externa team mellan olika länder. Detta gav oss möjlighet att ladda upp och övervaka filer flera gånger om dagen, vilket ökade våra teams fokus och effektivitet. Alla kunde få tillgång till material med minimal ansträngning, var de än arbetade.

Med hjälp av Dropbox utvecklade vi en e-utbildningsapp som lanserades i juni 2020. Den inbegriper utbildningsvideor kring drift, kundservice, hygienhantering och de senaste dryckesrecepten. Appen tillhandahåller också marknadsföringsmaterial, licenshanteringsverktyg och kommunikationskanaler som kopplar vårt huvudkontor i Korea till våra franchisetagare. Det är ett omfattande verktyg som tillgodoser behoven hos våra anställda på franchisenivå, från ägare/operatörer ner till personal i frontlinjen. Under 2022 kommer vi att lägga till livestreamade instruktioner och push-aviseringar som påminner personal och franchisetagare om att förnya sina referenser, certifikat och licensavtal, vilket kommer att minska det administrativa arbetet och risken för fel.

Framgången leder till framgång

Den framgångsrika lanseringen av vår e-utbildningsapp väckte intresse från andra team på Gong Chas huvudkontor och visade dem vilka effekter Dropbox kunde få i den dagliga verksamheten. Vårt IT-team använder nu Dropbox för att samarbeta med leverantörer kring implementering, och vårt kundtjänstteam har anammat Dropbox som ett verktyg för distanssamarbete och fildelning.

Gong Cha fortsätter att expandera runt om i världen. Vårt internationella varumärke växer och ger konkurrensutsatta marknader som Hongkong, Sydkorea, Japan, Australien, USA och 19 andra länder möjlighet att ta del av en global tekultur. Vi bygger på traditioner som sträcker sig tusentals år tillbaka och serverar moderna drycker till teälskare av alla slag.