¿Son las reuniones asíncronas el futuro?

No hace falta decir que nuestra forma de trabajar y comunicarnos está cambiando. Las videoconferencias ahora son vitales para muchos negocios, pero también tienen sus inconvenientes. Descubre cómo las reuniones asíncronas pueden impulsar la colaboración y la productividad de los equipos virtuales.

Ilustración de una persona trabajando desde casa con un portátil.

Las oportunidades de trabajo más flexibles, incluidos los equipos híbridos y virtuales, han llegado para quedarse. Según un estudio de 2020 realizado por PwC, a raíz de la pandemia, al 83 % de los empleados les gustaría teletrabajar al menos un día a la semana.

A medida que más empresas adoptan el trabajo a distancia, las tecnologías de comunicación y colaboración se vuelven cada vez más necesarias. Las videoconferencias son ahora un método muy común para mantener a los equipos remotos conectados y comprometidos.

Sin embargo, las llamadas por videoconferencia pueden llegar a ser caóticas y agotadoras si se alargan mucho. Las conexiones a Internet lentas, las conversaciones superpuestas y la falta general de productividad son solo algunos de los problemas con los que tienen que lidiar los trabajadores remotos en relación con las reuniones virtuales.

De hecho, una infografía de Atlassian indica que perdemos 31 horas al mes de media en reuniones improductivas. Así pues, ¿cómo podemos aprovechar los beneficios de las reuniones virtuales sin que ello afecte a la productividad, el compromiso del equipo y la conectividad?

La respuesta está en las reuniones asíncronas.

Una profesional sentada en el suelo de su casa mientras trabaja con un portátil.

Empecemos por lo básico: ¿qué queremos decir con "asíncronas"?

La comunicación asíncrona se produce cuando una persona o un grupo proporciona información y transcurre un lapso de tiempo antes de que los destinatarios den su respuesta. 

Un ejemplo clásico de comunicación asíncrona es el correo electrónico: los mensajes no requieren una respuesta inmediata y hay espacios o demoras en los intercambios.

En pocas palabras, una reunión asíncrona no se produce en tiempo real. Podrá organizarse y planificarse hasta cierto punto, pero no se realizará en un horario establecido. Las comunicaciones pueden ser unidireccionales, como un vídeo de formación pregrabado, o contar con más interacciones, como los mensajes de vídeo a petición.

Las reuniones de vídeo asíncronas no se transmiten en directo, sino que se graban para que se puedan ver y revisar más tarde. 

¿Cuál es la diferencia entre las reuniones asíncronas y las síncronas?

Así pues, puede que te estés preguntando qué distingue a las reuniones asíncronas de las demás. Si has teletrabajado durante un tiempo, es probable que la mayoría de tus reuniones hayan sido síncronas. Esto significa que se han realizado en directo y que han requerido que los participantes estuvieran activos al mismo tiempo.

Al igual que las reuniones asíncronas, las síncronas te permiten interactuar con los compañeros y los clientes incluso aunque vuestra ubicación no sea la misma. Sin embargo, las reuniones síncronas requieren una programación horaria y puede que se graben o no para consultarlas más adelante.

En resumen:

  • Las reuniones síncronas suceden en tiempo real. Las reuniones de vídeo en directo en plataformas como Zoom requieren una conversación bidireccional entre los participantes. Los participantes revisan el material de la reunión juntos y los comentarios son inmediatos.
  • Las reuniones asíncronas son todo lo contrario: no se transmiten en directo y la comunicación no se produce en tiempo real. Las reuniones de vídeo asíncronas se graban y se comparten para que el contenido se pueda compartir y ver en otro momento.
Una profesional trabajando desde casa sentada en el sofá con su portátil.

¿Cuáles son los beneficios de las reuniones asíncronas?

Las reuniones asíncronas presentan nuevas oportunidades para que las empresas innoven y se vuelvan más flexibles. Veamos algunas razones por las que las reuniones asíncronas podrían beneficiar a tu empresa.

Mayor flexibilidad

Las reuniones asíncronas son imprescindibles para los equipos remotos híbridos o distribuidos y para aquellos que trabajan mayormente de forma virtual. Al evitar las complicaciones de las reuniones en persona, las empresas pueden ampliar su grupo de talentos y las oportunidades de contratación más allá de los límites de la oficina.

Este enfoque también permite trabajar en diferentes zonas horarias y plataformas. Si tienes clientes en otros países, no deberás preocuparte de si programas una reunión demasiado temprano para un equipo y demasiado tarde para otro.

Al evitarles la presión de tener que dar una respuesta inmediata, los miembros del equipo acabarán menos agotados si hay tensiones y demandas competitivas sobre el ritmo de trabajo.

Desde el punto de vista personal, un enfoque asíncrono demuestra que confías en los miembros de tu equipo. Les demuestras que confías en sus habilidades para cumplir con sus funciones sin el contacto constante de los supervisores o responsables.

Podrás recuperar el control de tu calendario y liberar el tiempo que pasarías en reuniones obligatorias (que podrían o no ser productivas). Los miembros del equipo podrán ver las reuniones de vídeo a su propio ritmo, en el momento y lugar que les resulte conveniente.

Mejor productividad

En comparación con la comunicación síncrona y su aparentemente interminable flujo de notificaciones, en el trabajo asíncrono, se producen menos interrupciones.

Como puedes consultar el contenido asíncrono cuando más te convenga, tienes la oportunidad de ponerte al día con una reunión de vídeo en el momento más productivo de tu jornada laboral o cuando te encuentres en el espacio principal adecuado para concentrarte de verdad.

Con las reuniones asíncronas, los empleados son más proactivos en lugar de simplemente reaccionar a la hora de trabajar y colaborar con sus compañeros. No tendrás que apresurarte para ver un vídeo ni sentir la presión de responder a una reunión lo antes posible.

Sin el cansancio posterior que podrías experimentar después de las videollamadas en directo, trabajarás mejor y con mayor concentración. Si se te ofrece un margen para ver una reunión asíncrona con toda tu atención, y tienes la posibilidad de pausar o rebobinar el vídeo, cualquier comentario que debas hacer será más claro y específico.

Además, las reuniones asíncronas permiten que más compañeros contribuyan a los debates. Si hay varias voces o personalidades dominantes en una videollamadas síncrona, los miembros más tranquilos del equipo pueden pasar desapercibidos. La alternativa asíncrona fomenta una mayor participación y colaboración.

Un profesional trabajando en su despacho en casa.

Graba reuniones para que se vean más tarde

La naturaleza de las reuniones asíncronas elimina la dependencia de la toma de notas manual y de transmitir la información de memoria una vez finalizada la reunión.

Con una herramienta como Dropbox Capture, puedes crear un sistema de registro de reuniones de vídeo para que los empleados actuales y futuros puedan utilizarlo cuando lo necesiten. De este modo, es mucho más fácil ofrecer vídeos de formación para los nuevos empleados, e incluso seminarios a los que pueda acceder todo el equipo.

Al grabar reuniones que puedan revisarse en cualquier momento, contribuyes a una cultura de trabajo de transparencia y confianza. Tendrás las grabaciones disponibles como referencia si necesitas revisar los objetivos o las expectativas del proyecto.

Así pues, ¿son las reuniones asíncronas el futuro del trabajo?

Según Buffer, el 20 % de los trabajadores remotos tienen dificultades para colaborar y comunicarse con su equipo. Si esto te resulta familiar, las reuniones asíncronas pueden ofrecerte una solución: eliminan muchas de las limitaciones de las reuniones síncronas y ofrecen a los equipos más flexibilidad.

Las reuniones asíncronas te ayudan a innovar y adaptar tu negocio en este momento en el que la cultura laboral está cambiando tanto y presenta desafíos sin precedentes para la productividad. 

No obstante, no es necesario reemplazar las reuniones síncronas por completo; simplemente, no las priorices. Puede que algunos miembros del equipo y clientes prefieran conversaciones cara a cara en lugar de vídeos grabados. Además, tendrás que tener en cuenta el retraso en las respuestas de las reuniones asíncronas en el caso de los proyectos que tengan plazos ajustados.

Lo ideal es encontrar un equilibrio con herramientas que permitan que tu empresa crezca en consonancia con los objetivos a largo plazo. Una plataforma como Dropbox Capture no solo ahorra la presión de asistir a las reuniones, sino que también permite a los miembros del equipo proporcionar información sobre los vídeos con comentarios precisos.

Vídeo de una captura de pantalla en Dropbox Capture.

Todo se sincronizará sin que te des cuenta

Como el teletrabajo y el trabajo híbrido son cada vez más comunes, las videoconferencias son la nueva normalidad de muchas empresas. Con Dropbox Capture, es muy fácil realizar reuniones asíncronas.

Tus equipos, los tengas cerca o no, te agradecerán que les permitas tomar el control de sus horarios y realizar un gran trabajo en el tiempo que hubieran perdido en reuniones poco productivas.