Verständlich schreiben

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Wir alle haben schon einmal eine zu lange E-Mail oder ein mit Fachjargon vollgestopftes Strategiepapier erhalten. Schwer verständliche Mitteilungen kosten Unternehmen jedes Jahr Milliarden von Dollar – und das ist frustrierend! Einfache Formulierungen hingegen können ein Geschäftsvorteil sein. Sie respektieren die Zeit aller Beteiligten und helfen Ihnen, schneller Entscheidungen zu treffen. Nutzen Sie diese Übung, um Ihre E-Mails, Dokumente und Präsentationen klar und leserfreundlich zu gestalten.

25 MIN. | PERSÖNLICHE ÜBUNG

Schritt 1: Lernen Sie die 5 wichtigsten Regeln für gutes Schreiben

Gute Texte sind einfach, menschlich und für jeden in Ihrem Unternehmen leicht verständlich – nicht nur für Experten. Bevor Sie mit der Bearbeitung beginnen, werfen Sie einen Blick auf Schreiben 101 unten. Wenn Sie fertig sind, denken Sie über Folgendes nach:

  • Die Regel, die ich am häufigsten anwende, ist _______. 
  • Die Regel, die ich am häufigsten breche, ist __________. 
Schreiben 101

Könnten Sie das bitte halbieren?

Mit diesem Grundsatz können Sie jeden Text verbessern.

Schreiben 101

Schritt 2: Benoten Sie Ihren Text

Wählen Sie 2–3 E-Mails oder Dokumente aus (Ihre oder die einer anderen Person), die lang, verwirrend oder schwer zu verstehen sind. Füllen Sie dann die Scorecard für das Schreiben unten aus. Wenn Sie fertig sind, denken Sie über Folgendes nach: Ist der Text leicht verständlich oder könnte er einfacher sein? Erkennen Sie irgendwelche Muster oder Themen?
Scorecard für das Schreiben

Ist Ihr Text leserfreundlich?

Setzen Sie das Fazit an den Anfang (BLOT) oder begraben Sie die Schlagzeile? Finden Sie es anhand dieser Scorecard heraus.

Schritt 3: Versuchen Sie eine Umformulierung

Das Geheimnis des Verfassens großartiger Texte ist nicht, ein Genie zu sein, sondern die Nachbearbeitung. Wählen Sie eine Schreibprobe mit niedriger Punktzahl auf Ihrer Scorecard aus. Befolgen Sie dann die Schritte auf dem Arbeitsblatt für das Schreiben unten. (Keine Sorge, das Kürzen von Sätzen ist schmerzlos.) Wenn Sie fertig sind, gehen Sie einen Schritt zurück und überprüfen Sie den Entwurf. Kann ein Leser den Text scannen und schnell verstehen, was Sie meinen?
Arbeitsblatt für das Schreiben

KISS: Keep It Simple, Silly

Verwenden Sie dieses Arbeitsblatt, um einen Text zu straffen. (Sind Sie mit der Übersetzung von Fachausdrücken überfordert? Testen Sie auch den Spickzettel für Fachsprache).

Spickzettel für die Fachsprache

Bonuspunkte: Achten Sie auf Ihren Ton

Kurze Antworten wie "Sicher" oder "Warum haben Sie das getan?" sind bei einem persönlichen Gespräch vielleicht in Ordnung. Aber im Chat oder per E-Mail, wenn die Teammitglieder Ihre Körpersprache oder Mimik nicht lesen können, können sie unhöflich wirken. Sorgen Sie für einen angenehmen Umgangston, indem Sie gelegentlich ein Emoji (grinsende Katze mit lächelnden Augen) oder ein Ausrufezeichen ("Klingt toll!") in Ihren Text einbauen. 

Weitere Ressourcen

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Drei einfache Vorteile

Gute Gewohnheiten aufbauen

  • Morgen: Wählen Sie eine Regel aus, die Sie häufig brechen, und versuchen Sie, sie in Ihrer nächsten E-Mail zu befolgen.
  • Nächste Woche: Ein Dokument halbieren
  • Vierteljährlich: Versuchen Sie, eine ganze Woche lang keinen einzigen Fachbegriff zu verwenden.