Dentsu

Die Herausforderung

Hohe Versandkosten müssen nicht sein

In der schnelllebigen Welt der Werbung ist Zeit ein seltener Luxus. Termine müssen eingehalten werden – selbst wenn Werbeanzeigen und Kampagnen über mehrere Zeitzonen hinweg bearbeitet und genehmigt werden müssen. Für Dentsu bedeutete dies bisher zusätzlichen Zeitdruck und ein hektisches Hin-und-her-Senden von Dokumenten per Kurier.

Einige der Dateien, die Dentsu erstellt und freigibt – z. B. für Plakatwände und Fernsehspots – sind mehrere Hundert Megabyte groß. Da im E-Mail-Server von Dentsu bestimmte Dateigrößenbeschränkungen festgelegt sind, mussten die Mitarbeiter auf DVDs zurückgreifen, um Werbematerialien an Kunden und Kollegen in anderen Ländern zu versenden.

Der DVD-Versand erforderte weitere Schritte zur Vorbereitung der Umschläge, Frankierung usw., für die ein Teil des geplanten Projektzeitraums geopfert werden musste. Das wiederum führte dazu, dass die Mitarbeiter sich gezwungen sahen, Werbeprojekte im Eiltempo zu bearbeiten. Darüber hinaus liefen im Unternehmen jeden Monat hohe Versandkosten auf. Es wurde immer offensichtlicher, dass der Versand von DVDs unnötig Geld verschlang, sodass man sich bei Dentsu nach Alternativen umschaute. Dropbox Business bot eine Lösung, die nicht nur schnell, zuverlässig und günstig war – sie konnte sogar in Bereichen eingesetzt werden, in denen die Dateifreigabe sich zuvor als schwierig erwiesen hatte. „Die internationalen Märkte sind für Dentsu enorm wichtig – und so müssen ständig Daten ins Ausland (und zurück) gesendet werden“, so Ai Ando, Account Supervisor bei Dentsu. „Wir wussten, dass Dropbox Business sicher und zuverlässig genug ist, um sich auch für den Einsatz in anderen Ländern zu eignen“, fügt er hinzu.

Die Lösung

Ein neuer Ansatz für den globalen Handel

Dropbox Business hat den Dateizugriff und die Workflows bei Dentsu revolutioniert. Die einzelnen Abteilungen, wie das weltweite Account Team, können jetzt Informationen mit Kunden und Anbietern schneller als jemals zuvor austauschen. Dabei spielt die Dateigröße keine Rolle mehr. „Wir führen häufig Fotoshootings durch und müssen Kunden gleichzeitig 20 bis 30 Bilddateien mit hoher Auflösung schicken, von denen jede einzelne 200–300 MB groß ist“, erklärt Ando.

„Dropbox Business vereinfacht die tagtägliche Handhabung großer Datenmengen. Wir senden unseren Kunden einfach Links und sie können sofort auf die benötigten Dateien zugreifen.“

Die Mitarbeiter von Dentsu schätzen es, dass Kunden dank Dropbox keine Daten mehr herunterladen müssen, um Konzepte, Ressourcen und Videos zu prüfen. Da Dropbox Business problemlos über das Internet zugänglich ist, können verschiedenste Werbeformate von Printanzeigen bis zu Werbespots online aufgerufen werden. Ando erklärt: „Es ist großartig, dass Kunden sich Anzeigen und Werbespots in Dropbox Business ansehen können, ohne Dateien herunterladen zu müssen. Sie können schnell auf Inhalte zugreifen und die endgültige Version genehmigen, selbst wenn sie gerade auf Geschäftsreise sind.“ Neben der einfachen Anwendung schätzen in erster Linie die IT-Mitarbeiter bei Dentsu, dass alle Daten sicher in Dropbox Business gespeichert werden. „Sicherheit hat für unser IT-Team die oberste Priorität, da wir hoch vertrauliche Daten verarbeiten. Dropbox Business erfüllt nachweislich unsere Anforderungen“, so Ando.

Die Ergebnisse

Kosten senken, Produktivität steigern

Durch die Implementierung von Dropbox Business konnte Dentsu hohe Effizienzgewinne verzeichnen – nicht nur in Bezug auf den Zeitaufwand, sondern auch hinsichtlich der Kosten. Vorbei sind die Zeiten, als hohe Rechnungen für den internationalen Versand ins Haus flatterten. „Noch vor zwei Jahren betrug die Kurierrechnung für unsere gesamten Sendungen für einen Zeitraum von vier Monaten mehrere Hunderttausend Yen. Mit Dropbox Business konnten wir diese Kosten erheblich reduzieren.“ Während die Kosten sanken, stieg die Produktivität an. Bei der Terminplanung muss jetzt nicht mehr die Zeit zum Versand der DVDs einkalkuliert werden.

Stattdessen haben die Mitarbeiter mehr Zeit für kreative Arbeiten und sie können auch dann produktiv sein, wenn sie wegen Fotoshootings oder Kundenbesuchen unterwegs sind. Ando weiter: „Auf der Bahnfahrt zur Arbeit kann ich ganz bequem Projektdateien aus meinem Dropbox Business-Konto abrufen. Ich sehe mir meine Projekte häufig in der mobilen Dropbox-App an und sende Links an Kollegen, noch bevor ich im Büro ankomme.“ Dieser uneingeschränkte Remotezugriff auf Projektdateien spielt eine wichtige Rolle in einer Branche mit ständigem Zeitdruck. Mit Dropbox Business bleibt Dentsu weiter an der Spitze der Werbebranche und erfüllt die Wünsche seiner Kunden auf der ganzen Welt.