Håndtering af eksterne team

Sørg for, at dine medarbejdere – både interne og eksterne medarbejdere – kan fungere og trives som et effektivt team.

Dekorativt billede

Overvindelse af hindringer for virtuelle medarbejdere

Effektiv teamadministration er nøglen til at sikre, at dine teammedlemmer, både virtuelle medarbejdere og kontormedarbejdere, kan arbejde problemfrit sammen. Selvfølgelig kan det være nemmere sagt end gjort at styre virtuelle teams. Check-ins og tidssporing på tværs af en række tidszoner og arbejdstider kan være stressende. Det kan også være en udfordring at opbygge tillid til et distribueret team, der ikke har mulighed for at mødes ansigt til ansigt. Kort sagt kan det virke næsten umuligt at hjælpe dine virtuelle medarbejdere med at føle sig værdsatte. Ligesom det er vigtigt at fremme en virksomhedskultur i et virtuelt miljø, skal du også sikre dig, at du kan inspirere til effektive arbejdsprocesser.

Manglen på fysisk tilstedeværelse kan helt sikkert påvirke teammedlemmer og arbejdsgange. Hvis et eksternt teammedlem ikke er på kontoret, kan de føle, at de ikke rigtig er en del af teamet. Og hvis en anden person arbejder i et helt andet land, kan de føle, at en hel kultur adskiller dem fra deres team. For at bekæmpe disse udfordringer opfordres ledere af virtuelle teams til at:

  • Afholde hyppige 1:1 Zoommøder
  • Giv kontekst til anmodninger og spørgsmål
  • Opret kommunikationsnormer
  • Giv teamet plads til både uforstyrret solo-arbejde og samarbejde
  • Opret forbindelser med hensigt
  • Definer succes, så alle ved, at de arbejder hen imod det samme mål

Uden interaktionen ved fysisk tilstedeværelse er potentialet for mange nøgleværdier i din virksomhedskultur langt væk. Det er dit job at sikre, at du ikke lader dette ske. Heldigvis for dig er der masser af gode værktøjer, der kan hjælpe dig.

Oprettelse af forbindelse til virtuelle medarbejdere med teknologi

Det siger sig selv, at teknologi er helt afgørende her, men bruger du den på den rigtige måde? E-mail er fantastisk som et kommunikationsværktøj, men når kernen i din rolle er samarbejde, er tiden ikke altid på din side. Spild ikke tiden på at vente på e-mailsvar, når andre digitale værktøjer kan give dig mange værdifulde og nemt tilgængelige virtuelle samarbejdsmuligheder.

Chatbeskeder

Enhver arbejdsstyrke skal have et værktøj med chatbeskeder. Uanset om det er Zoom eller Slack kan dit team være i kontakt døgnet rundt, hvilket især er godt, hvis du arbejder på tværs af tidszoner. Chatbeskeder kan være en ideel konstant for ethvert arbejdsområde, uanset om du er hjemme, på kontoret eller arbejder på en kaffebar. At være konstant forbundet i realtid er afgørende for at styre fjernteam samt teamledelse generelt.

En vigtig "regelbryders regel" med chatbeskeder er, ja, at forsøge at bryde de såkaldte regler. Mens en hyggesludder, som ikke handler om arbejde er næsten uundgåeligt på et eller andet tidspunkt, er også dette kammeratskab et vigtigt aspekt af virtuel teambuilding. Så indenfor rimelighedens grænser er det fornuftigt, at du ikke prøver at kvæle åbenheden i disse kommunikationskanaler. Den sludder, som kolleger holder af ved fysisk tilstedeværelse kan og bør replikeres virtuelt, hvor det er muligt, og det kan også påvirke teammotivationen. Når det er muligt, skal du sørge for, at alle er med i en gruppechat, så alle føler sig inkluderet, og sørg for, at nye medarbejdere altid introduceres virtuelt. Videoopkald er en fantastisk måde at gøre dette på, så alle kan sætte ansigt på et skærmbillede. Hvilket fører os til:

Videokonferencer

Medmindre du virkelig er introvert, kan fraværet af samtidig fysisk tilstedeværelse være hårdt. Ja, chatbeskedfunktionen er god, men hvis samarbejde handler om at opbygge meningsfulde relationer, har indtastede beskeder uden lyd kun en begrænset værdi. Det meste af det, vi kommunikerer, er med kropssprog. Så sørg for at blive vant til at bruge videokonference med dit team fra første dag.

Onboardingprocessen for virtuelle medarbejdere skal ske via videoopkald eller regelmæssige telefonopkald snarere end en ansigts- og stemmeløs strøm af e-mails. Hav uformelle møde med dine eksterne teammedlemmer, hvad enten det sker individuelt eller på et teammøde, med regelmæssige møder via videoopkald. Zoom er for eksempel perfekt til dette. Ikke blot kan du have ægte, talte samtaler med videoopkald, du kan også dele din skærm og samarbejde om dokumenter direkte fra Dropbox. Disse tilføjelser til din almindelige værktøjskasse vil spare dig endnu mere tid i det lange løb og giver dine uformelle møder værdi. Sørg for, at dit team ser videomøder på samme måde som alle andre møder, og er fuldt ud i stand til at arrangere og deltage i dem. Forresten er der ingen, som siger, at ethvert uformelt møde med kolleger skal være seriøst. Overvej at hænge lidt ud som et team i et Zoom-møde hver fredag, på samme måde som I måske ville spise frokost sammen eller få en fyraftensøl fredag efter arbejde.

Tidssporing

Det kan være nemt for eksterne medarbejdere at miste en følelse af tid eller ansvarlighed uden kontorets struktur til at holde dem i skak. Selv med dit team i nærheden kan det, at man ikke er på kontoret alligevel skabe en følelse af ikke rigtigt at være med. Præsentér dit team for tidssporing, så alle ved, at de er ansvarlige for de timer, de ar accepteret, samt det arbejde, der udføres. Ved at gøre dette vil du kunne tilpasse arbejdstid og teammedlemmer efter færdigheder på tværs af forskellige tidszoner.

Sørg for at vælge teamledere til dine eksternt ansatte, så der stadig er en klar struktur. Sæt klare forventninger, og sørg for, at alle holder sig indenfor opgavens afgrænsning. Med faste timer vil du også kunne sikre, at der altid er nogen, som eksterne medarbejdere kan tage kontakt til. Dette kan endda være en anden senior virtuel arbejder, hvis timer giver dækning, når din kontortid slutter.

Nemt overblik

Når tidssporing er på plads, skal du sikre, at dit team arbejder effektivt. Det er her, opgavestyringsværktøjer kommer ind i billedet. Dropbox er et uundværligt værktøj til projektstyring, som giver dig mulighed for at oprette opgavelister, der er klare og nemt opdaterede. Du kan indstille forfaldsdatoer med automatiske påmindelser, så ingen kommer bagud. Og fordi alt er tydeligt skitseret ét sted, ved du, at alle holdes ajour og ansvarlige. Håndtering af eksterne teams kræver, at alle er opdaterede, så en central placering til dine vigtige opgaver kan virkelig effektivisere dine processer.

Distancearbejde

Ingen nyder det overfyldte tog til arbejde eller den irriterende trafik i myldretiden, men det har faktisk en vigtig rolle. Selvom det ikke altid er behageligt, forbereder en pendlertur dig mentalt til arbejde, og måske som det vigtigste er det en meget fysisk kløft mellem din fritid og dit arbejdsliv. Hjemmearbejdere kan føle, at de har mistet afgrænsningen mellem hjemmeliv og arbejdsliv, når deres kontor bliver spisebordet. Ved at tilskynde til en virtuel arbejdsdag gennem distancearbejde kan du også hjælpe med at forbedre balancen mellem arbejde og privatliv.

Dropbox er en ideel løsning til fjernarbejde, hvor teammedlemmer kan gøre alt, hvad de har brug for – alt fra ét sted. Lige så snart teammedlemmer er klar til at gå i arbejdstilstand, logger de simpelthen ind. Ved dagens afslutning er det lige så nemt at logge af og gøre det klart, at arbejdsdagen er forbi. Ikke blot er det praktisk, det skaber også et nyttigt, virtuelt miljø. Så selvom du bruger den samme bærbare computer til arbejde og fritid, kan fristelser som sociale medier holdes i skak i din arbejdstid.

Forenkling

Med distribuerede teams overalt er det naturligt, at arbejdsprocesser også kan ende med at blive spredt. Uden et delt kontor er det nemt for virtuelle teams at savne samlende arbejdsgange. Lad ikke dette ske – at arbejde sammen som et team er en vigtig del af teams af enhver størrelse og type. Med Dropbox Paper kan teams redigere og samarbejde i realtid, så du ikke har deling af uendelige offlinefiler, som nemt kan gå tabt. Praktiske skabeloner til mødeprotokoller gør det nemt for eksterne medarbejdere at følge med på møder, der afholdes uden for deres tidszoner. Og hvis dine virtuelle medarbejdere logger ind på forskellige steder gennem mødet, kan de være opdaterede på få sekunder. Appintegration i Dropbox holder også tingene tydelige og effektive med et stort udvalg af fantastiske arbejdsapps som Xero og Zapier. Der er ikke brug for at spilde tid på at klikke mellem programmer eller skifte mellem enheder, når samarbejdsværktøjer holder tingene enkle.

Tip til styring af eksterne teams

Teknologi er fantastisk, men det har også sine begrænsninger. Grundlaget for ethvert vellykket styring af eksterne teams er en stærk mentalitet og ægte holdånd. Skaber du et sted, der giver mulighed for virtuel teambuilding, som skaber en følelse af samhørighed for hele virksomheden, uanset tidszone eller arbejdsplads?

Her er nogle vigtige overvejelser, når du skal sikre, at din virksomhed virkelig favner virtuelt teamwork.

Vær et team

Det kan være et meget indlysende tip, men du kommer ikke langt som et team, hvis du ikke virkelig vil være et team. Hver korrespondance, hver opdatering, enhver begivenhed, der påvirker dit interne team, skal deles med dine eksterne medarbejdere. Dette er afgørende for at indgyde en følelse af virtuelt teamwork: Selvom man sidder alene på et hjemmekontor, er man stadig del af teamet.

I effektiv kommunikation er begge parter lige investerede. Fortæl dine virtuelle medarbejdere, at de har en stemme og en tilstedeværelse på dit kontor. Dette kan være alt fra fødselsdagsønsker til alle i virksomheden til at sikre, at de bliver inviteret til de ugentlige teammøder. Virtuel teamadministration bør ikke lægge nogen forhindringer for dig. Hvis dit interne team kan få fat i nogen, f.eks. en praktikant eller medstifter, for en hurtig snak, skal du sørge for, at dit virtuelle team også kan. Videoopkald og synkronisering behøver ikke at planlægges flere dage i forvejen eller gøres for vigtige. Hovedpointen med dem er, at alle ved, at deres team er forbundet, tilgængeligt og klar til at hjælpe.

Dine virtuelle medarbejdere er ikke funktioner

Det er nemt at have en opfattelse af, at fjernarbejdere kan bruges, når og hvis det er nødvendigt, men dette er en holdning, som du skal være opmærksom på. Sørg for, at teambuilding altid fremmes. Opbyg et meningsfuldt forhold til alle dine teammedlemmer, så dine virtuelle medarbejdere har lige så stærk forbindelse med hinanden som med dem, der arbejder på det samme fysiske sted. At arbejde med dine virtuelle medarbejdere bør aldrig betragtes som en opgave, der kræver ekstra indsats.

Lad ikke din virtuelle teamledelse være blot et kontaktpunkt: Eksterne medarbejdere skal være lige så integreret i din arbejdsstyrke som alle andre. I sidste ende bør styring af fjernteam ikke gøre nogen forskel for dine faktiske værdier og den indsats, du gør for at være forbundet som én arbejdsstyrke. De skal kun bidrage til det – og når du giver dem styrke, vil de.

Hep på dit team!

Så hvis din virksomhed vil opbygge et virtuelt team, skal du sørge for virkelig at være klar til det. Pleje af en virksomhedskultur er afgørende på ethvert kontor, og det er dobbelt så vigtigt, hvis dit kontor også begynder at bruge det virtuelle rum. Frem for alt skal du sikre at dit fjernteam virkelig er netop det – og sørg for, at dine samarbejdsværktøjer altid giver dem alle muligheder.