Hvad er videokonferencer?
Videokonferencer er alle former for telekommunikation mellem to eller flere personer via video eller lyd. Eksterne medarbejdere eller personer, der bor langt fra deres familie og venner, er sandsynligvis eksperter i videoopkald. Og med det stigende antal mennesker, der arbejder hjemmefra og eksternt, bliver kommunikation med kolleger via videokonferencer mere og mere almindeligt.
Hvorfor har vi brug for etikette i forbindelse med videokonferencer?
Når man tænker på, hvor udbredt videokonferencesoftware er i dag, skulle man tro, at alle efterhånden havde styr på god etikette. Det er som regel ikke noget problem at bruge FaceTime sammen med familiemedlemmer eller venner, mens man ligger godt og varmt i sin seng, men det er ikke tilfældet, når man bruger kommunikationsværktøjer til arbejdet – f.eks. Zoom – det kræver større omtanke med hensyn til anstændig adfærd og effektivitet. Du er muligvis ekspert i at holde møder på kontoret, men den virtuelle barriere, som videokonferencer omfatter, kan være en udfordring for nogle.
Det er nemt at blive distraheret eller miste fokus, når man arbejder hjemmefra, og møder via videkonferencer er ingen undtagelse. Selvom det kan være hyggeligt, at et teammedlems hund kommer ind i rummet, kan den lille, nuttede hundehvalp også godt være en smule forstyrrende. Det samme gælder uengagerede deltagere, der helt tydeligt ikke lytter eller er opmærksomme på mødet.
Grundlæggende regler for god etikette ved videkonferencer
Det første skridt mod at afholde produktive videomøder er at sørge for, at de er funktionelle, både set fra et teknisk og et menneskeligt perspektiv. For at sikre, at du får mest muligt ud af videomøder med dine kolleger, har vi udarbejdet en tjekliste med nogle af de vigtigste tips til god etikette ved videoopkald, du kan følge:
Tjek din internetforbindelse og din hardware på forhånd
Du vil virke og føle dig uduelig og uprofessionel, hvis du prøver at starte et møde, men din mikrofon eller dit webkamera ikke fungerer. Når du har planlagt et møde i forvejen, skal du altid sørge for, at din videkonferenceopsætning fungerer, på forhånd – ikke to minutter før, mødet starter. Tjek din indbyggede mikrofon eller dit headset for at sikre, at den eller det er registreret af din software.
Du bør også teste, om din internetforbindelse kan opretholde en videokonference. Du ønsker ikke at blive afbrudt i et kritisk øjeblik eller midt i en samtale. Hvis du er bekymret for din internetforbindelse, ville en sikker satsning være at indhente oplysningerne på forhånd. Dropbox Capture giver dig mulighed for at forhåndsoptage dig selv og din skærm for at præsentere vigtigt arbejde og nemt dele det med dit team.
Hvis forbindelsen er ustabil, er der mange apps, der giver dig mulighed for at begrænse kvaliteten af den video, du modtager, eller slå den fra, så du stadig kan deltage i mødet via lyd. Selvom du ikke er på video med alle andre, er det vigtigste, at du stadig kan deltage og følge med. Vær opmærksom på, at nogle mennesker af forskellige grunde vil vælge videomuligheden helt fra, det gælder især, hvis de er i et rum, hvor der også er børn eller kæledyr, eller hvis de bare ikke har lyst til at blive set lige på det aktuelle tidspunkt. Det er også ok.
Klæd dig på
Vi har alle gjort det mindst én gang – væltet direkte ud af sengen og logget på computeren for at deltage i et teammøde klokken 9.00. Det er måske bare ikke lige det mest velegnede for din professionelle udstråling at deltage i et møde iført pyjamas. Hvis du vil tages alvorligt under en videokonference, skal du klæde dig på til det. Du behøver måske ikke nødvendigvis at klæde dig meget formelt på, men sørg i det mindste for, at du er velklædt nok til at blive set af dine teammedlemmer. Du vil for det første se ud som om, du ikke bare er ligeglad, og hvis du har noget andet på en joggingtøj, kan det hjælpe dig med at få det rette mindset til at deltage i en produktiv og fokuseret samtale med dine kolleger.
Find et fredeligt sted
Det er ikke alle, der har et separat kontor, hvor de kan arbejde hjemmefra, men det er vigtigt, at du kan finde eller skabe et fredeligt sted, hvor du kan deltage i videokonferencen. Selvom du ikke har familiemedlemmer, bofæller eller kæledyr i rummet, som kan forstyrre dig, mens du arbejder, så vil nogle af de andre mødedeltagere have det. Når du sætter dig ned for at deltage i en videokonference, skal du sørge for, at du sidder et sted, hvor der ikke er nogen, der pludselig kommer og forstyrrer dig. Du vil kunne fokusere på dine kolleger, mens de taler, og fjerne al baggrundsstøj, mens du selv taler.
Sæt scenen
Nu, hvor du er klædt på og sidder et fredeligt sted, skal du rette opmærksomheden mod dine omgivelser, og hvordan de ser ud på kameraet. Din forberedelse vil ikke have nogen effekt, hvis der er for mørkt til, at dine kolleger kan se noget, eller hvis de har udsigt til det snavsede service i køkkenvasken. Brug et øjeblik på at gøre rent og arrangere området rundt om dig. Træk gardinerne fra, eller tænd lyset, eller brug en grøn skærm eller en virtuel baggrund, hvis dine omgivelser er rodede. Til eksempel vil Zoom automatisk registrere din baggrund og give dig mulighed for at overlejre den med et billede.
Slå din mikrofonlyd fra, når du ikke taler
Når mødet endelig starter, er et af de vigtigste aspekter ved etikette for videoopkald at slukke din mikrofon, når du ikke taler. Selv når du har fundet et fredeligt sted til dit møde, vil mikrofonen stadig samle op, hvis du bevæger dig rundt, hoster eller begynder at skrive. Det sidste, du ønsker, er, at nogen er nødt til at gentage sig selv på grund af en utilsigtet afbrydelse, eller at du bliver fanget i at arbejde på noget andet under mødet (uanset om det kun er for en kort bemærkning). De fleste typer videokonferencesoftware har en knap til at slå lyd fra for dig eller selve opkaldet – du skal bare huske at slå lyden til, når du taler igen.
Se på kameraet
Når du deltager i et videoopkald, kan det virke mest fornuftigt at se på videofeeds af andre deltagere i mødet. Men hvis du vil have andre mødedeltagere til at fokusere på dig skal du kigge direkte ind i kameraet. Selvom du ikke kan se dine kolleger, medvirker det til en følelse af kommunikation ansigt til ansigt, hvis du kigger på kameraet, og det sikrer, at de er opmærksomme og virkelig lytter til det, du siger. Hvis du vil se dem, mens du taler, skal du placere videoen på skærmen direkte ud for kameraet, så de begge er på niveau med øjnene. På de fleste bærbare computere er det ikke noget problem, men du skal muligvis ændre opsætningen, hvis du arbejder på en stationær computer.
Vær opmærksom og bevar fokus
Når videokonferencen er i gang, er det vigtigste, du kan gøre, selvfølgelig at fokusere på mødet. Det er langt nemmere og lettere at slippe afsted med at "tjekke ud" under en videokonference, end det er under et møde på kontoret. Det betyder, at det er op til dig at deltage på samme måde, som hvis mødet foregik på kontoret, selvom du sidder i dit soveværelse og deltager via din bærbare computer. At bevare fokus derhjemme kan opnås på samme måde som på kontoret. Hvis du tager noter, kan det f.eks. hjælpe dig med at tilegne dig og svare på det, der drøftes. Du skal dog samtidig også kunne modstå fristelsen til at skifte fane til andre aktiviteter eller kigge på din telefon. Selvom du mener, du er god til at multitaske, vil du ikke få meget ud af mødet, hvis du lader dig distrahere af andre ting.
Sådan holder I effektive videokonferencer
Når du har styr på den grundlæggende etikette i forbindelse med videokonferencer, bør du ikke have nogen problemer med at arrangere og afholde videomøder med dine kolleger. Men på samme måde som på kontoret kræver det lidt mere at gøre jeres videomøder effektive og tiden produktiv. Det betyder, at du skal sørge for at have alle de nødvendige materialer, når du planlægger møder med kolleger. Tænk over , hvordan du engagerer eksterne mødedeltagere. Heldigvis gør Zoom-integrationen med Dropbox det nemt at bruge dine filer og din videokonferencesoftware til at afholde mere effektive videomøder.
Hav altid en dagsorden
Det første skridt mod at gøre alle møder effektive både på og uden for kontoret er at have en klar dagsorden. Det alene kan gøre en væsentlig forskel i forhold til at afholde en effektiv videokonference. Med skabelonen til mødedagsorden i Dropbox er det nemt at udarbejde en delbar dagsorden, der indeholder de væsentlige punkter for mødet. Personer, der er inviteret til mødet, men som ikke kan deltage, vil også kunne se dette dokument bagefter. Eller endnu bedre – de kan se den videooptagelse af opkaldet, som automatisk kopieres fra Zoom til Dropbox.
Del filer og oplysninger før mødet
Hvis du forventer at få input og opleve samarbejde fra dit team under et videoopkald, er det vigtigt, at du giver dem de nødvendige forudsætninger for at gøre det. På kontoret kan du uddele et stykke papir eller skrive på et whiteboard, men videokonferencer kræver mere forudgående planlægning. Klargør og del filer eller dokumenter, som du skal bruge, inden mødet, så dine kolleger ikke behøver at gætte sig til indholdet. Når I alle er online, kan du også dele din skærm, så I kan gennemgå dokumentet sammen, og alle er fuldt opdaterede. Og hvad der er endnu bedre er, at du derefter kan dele filen direkte fra Dropbox til Zoom-mødet, hvor teammedlemmer kan føje til det i realtid.
Send invitationer ud på forhånd
På kontoret er det til tider muligt at få medarbejderne ind i et mødelokale blot ved at spørge, om de har 10 minutter til overs. Det kan imidlertid være langt sværere at få folks opmærksomhed, når I arbejder hjemmefra, selv hvis I bruger Slack eller andre kontorchatapps. Hvis du vil have, at medarbejderne deltager i din videokonference, skal du give dem besked på forhånd. Hvis du ikke gør det, er der en sandsynlighed for, at de ikke er ved deres skrivebord og ikke har tid til at læse dagsordenen. Hvis du giver alle den tid, de har brug for til at forberede sig på videokonferencen, er der større chance for, at du – og hele teamet – opnår succes.
Samarbejde via videkonference
Eksterne teams bliver mere og mere udbredte, og det betyder, at videopkald ikke længere blot er erstatninger for fysiske møder – de er efterhånden ved at blive normen for mange virksomheder. Og efterhånden som videokonferencer spiller en stadig større rolle både i privatlivet og arbejdslivet, bliver det afgørende, at vi formår at bruge teknologien korrekt. Næste gang du planlægger et Zoom-møde til klokken 10.00, skal du derfor huske at være opmærksom på god etikette for videokonferencer, så mødet bliver en succes. Forberedelse af en videokonference vil hjælpe med at engagere dit team til at deltage, og i sidste ende vil det forbedre jeres onlinesamarbejde, når I arbejder eksternt.