Vigtigheden af samarbejdssoftware
Enkelt, fokuseret samarbejde er vigtigt på enhver arbejdsplads, og fjernarbejde bør ikke ses som en barriere for vellykket samarbejde. At have de rigtige værktøjer til rådighed for at fremme og opmuntre til værdifuldt samarbejde er lige så vigtigt som at have stærke kommunikationsevner.
Dropbox tilbyder en række innovative, intuitive funktioner, der sætter samarbejde forrest for vellykket arbejde. Værktøjerne til teamsamarbejde, der er beskrevet nedenfor, er designet til at gøre det nemmere for teams at arbejde sammen på afstand og er lige så nyttige for teams, der deler et fysisk rum.
At have alle de filer, oplysninger og værktøjer, du har brug for på samme sted hjælper med at holde dine teammedlemmer og interessenter koordinerede.
Dropbox: Din ultimative samarbejdsplatform
Dropbox kan forvandle mapper til alsidige samarbejdsområder, hvor du kan tilføje beskrivelser, annoteringer, huskelister og mere, det hele direkte til en Dropbox-mappe og de filer, der er i den.
Dropbox er bygget med maskintelligens og er designet til at hjælpe teams med at maksimere deres samarbejdspotentiale ved at tilbyde alt, hvad du har brug for til effektivt samarbejde fra et centralt sted.
Funktioner som billedsøgning, forhåndsvisning af filer, integration af Dropbox Paper og teamfremhævelser gør det nemmere end nogensinde for teams at være organiserede og fokuserede på de opgaver, der skal udføres. Med brugervenlig kalenderintegration kan du øjeblikkeligt linke indhold fra Dropbox til begivenheder og møder, så møder bliver mere produktive end nogensinde.
Med Dropbox kan du sikre, at medlemmerne i dit team nemt kan se relevante filer, mål, datoer og milepæle på samme sted.
Dropbox Paper: online samarbejdsværktøjer fra start til slut
Fleksibiliteten i Dropbox Paper kan guide dit team gennem alle trin i samarbejdsprocessen og tilbyde skabeloner og værktøjer, der tackler de mange udfordringer ved online samarbejde. Lad os gennemgå hvert trin i processen og se, hvordan Dropbox Paper kan bruges til at styrke teamwork:
Planlægning
I planlægningsfasen af et projekt skal du sikre, at alle er informerede, og at alle har adgang til alle nødvendige oplysninger.
Ansvarlighed og kommunikation er vigtige komponenter i samarbejdet, og når du begynder at lægge strategier for din proces, kan du drage fordel af værktøjer, der hjælper dig med at strukturere dine ideer på en organiseret, let forståelig måde.
Delte kalendere, opgavelister, interaktiv instruktion og mødedagsordener er alle værktøjer, der sikrer, at dit team er på forkant med mål og forventninger. Dropbox Paper har alsidige skabeloner til hvert af disse værktøjer til samarbejde og opgavestyring.
Når du bruger samarbejdsværktøjer fra Dropbox Paper sikrer du, at hvert teammedlem er klar over både målene for teamet og deres individuelle ansvar og ved præcis, hvor de kan få hjælp, hvis der opstår problemer eller forvirring.
Produktion
Hvis du har flere teammedlemmer, der arbejder på det samme projekt, skal du sikre dig, at de uden problemer kan arbejde på den samme fil samtidigt. Dette betyder uden at skulle sende dokumenter frem og tilbage eller vente på, at ét teammedlem er færdigt, før det næste kan begynde.
Med Dropbox Paper kan dit team arbejde sammen i realtid. Hele dit team kan arbejde på det samme dokument overalt i verden uden forsinkelser.
I stedet for at fylde dine mapper med endeløse filversioner, kan du spore et enkelt dokuments filhistorik. Der er ingen grund til at gemme og dele nye kopier igen og igen, da hvert teammedlem tilføjer deres input. Dette giver et mindre rodet arbejdsområde, hvilket vil fremme mere organiseret og effektivt samarbejde.
Feedback
Feedback er et enormt vigtigt trin i samarbejdsprocessen, men det kan være kontraintuitivt, hvis det ikke gøres på den rigtige måde. For gennemgangsfasen i et projekt eller stykke arbejde er det vigtigt at være tydelig og direkte, og det er nemt med feedback-funktionerne i realtid i Dropbox Paper.
Der burde ikke være nødvendigt at skulle gennemlæse rodede e-mailkæder for at spore fremskridt. Med kommentarer i Dropbox kan du se feedback sammen med det arbejde, det er relevant for, og tagge teammedlemmer direkte, så intet nogensinde overses eller er rodet.
Hvis du f.eks. giver feedback på en bestemt sætning i et dokument, kan du annotere den sætning direkte, så dine noter nemt kan knyttes til de specifikke områder, du fremhæver.
Feedback behøver ikke at være jammer og elendighed. Feedback skal være produktivt, konstruktivt og skal underbygge dit teams styrker, ikke holde dem tilbage. Et godt feedback-system fremmer teamsamarbejde, fordi det skaber et mere åbent, ærligt og produktivt miljø for dit team.
Hvis du vil tilføje lidt sprælsk energi til processen, kan du prøve at bruge emojier på Dropbox Paper til visuelt at kommunikere feedback på en kortfattet, uformel måde.
Levering
Du har brug for en dokumenthåndteringsplatform, der beskytter dit arbejde, gør det nemmere for dit team at forblive fokuseret og produktivt og også giver dig mulighed for sikkert at dele dit arbejde, når du skal aflevere. Brug af cloudlager betyder at give dit team og kunder adgang til arbejdsfiler hvor som helst, hvilket skaber mere fleksibel arbejdsgangsstyring.
Jo mere ryddeligt dit arbejdsområde er, virtuelt eller ej, jo bedre kan dit team samarbejde. Du behøver ikke at spilde tid på at gennemsøge alles mapper på jagt efter den korrekte fil, og du behøver ikke at være afhængig af, at én person videregiver de vigtige data. På Dropbox kan du dele filer med et klik på en knap og indstille dine egne tilladelser til at definere, hvem der kan gøre hvad med et dokument, du deler.
Det betyder, at Dropbox Paper ikke bare er en glimrende løsning til samarbejdsproduktion, det kan også hjælpe dig igennem hvert trin i processen, fra strategi til levering og alt derimellem.
De bedste samarbejdsværktøjer til integration med Dropbox
Når du integrerer Dropbox med anden samarbejdssoftware, kan du for alvor udforske den virkelige styrke i samarbejde.
Få mere ud af Zoom
Zoom er nu er et kendt navn, et fast værktøj på den moderne arbejdsplads og giver samarbejde ansigt til ansigt, selvom I er på afstand. Zoom kan integreres med Dropbox, hvilket giver mulighed for endnu mere effektiv kommunikation mellem teams.
Når du integrerer Dropbox med Zoom, bliver dine møder endnu mere produktive. Du kan samarbejde i realtid ved at starte eller gå på Zoom-opkald direkte fra Dropbox-filer, så du kan have arbejdet i fokus uden at skulle skifte mellem platforme.
Mødeoptagelser og endda transskriptioner kan automatisk kopieres fra Zoom til Dropbox, og du kan nemt se, hvilke filer der blev delt fra Dropbox under møder.
Ved integrering af Zoom med Dropbox kan dit team få mest ud af videokonferencer ved at give hurtig og nem adgang til vigtigt arbejde i et samlet rum.
Trello
Trello bruger Kanban-tavler som visuelle projektstyringsværktøjer, så du kan arrangere "kort" i kolonner, der kan tilpasses. I et Trello-kort kan du tilføje billeder, vedhæftede filer, titler, kommentarer og beskrivelser samt tagge bestemte brugere, opsætte deadlines og meddelelser, farvekodning og mere.
Når det er integreret med Dropbox, kan dit team dele filer og mapper direkte til en Trello-tavle, uden at skulle forlade Dropbox. Du kan derefter spore Trello-aktivitet på den fil direkte fra forhåndsvisningen af filer i Dropbox.
Uanset om du bruger den til at organisere feedback, brainstorming af ideer, spore fremskridt eller til ressourceforvaltning, bygger Dropbox-integration med Trello bro mellem proces og produktion og hjælper dig med bedre at styre de mange forskellige dele i samarbejde.
Slack
Med Slack kan du oprette specialiserede kanaler til teams og projekter, hvor du kan dele filer direkte fra Dropbox, foretage tale- og videoopkald, starte dedikerede chats og mere.
Denne projektsamarbejdssoftware giver dig mulighed for at kommunikere med dit team på en ligetil og alsidig måde uden at skulle reservere tid til unødvendige møder og uden at falde i fælden med rodede e-mailkæder.
Brug kommunikationsværktøjer som chatbeskeder og opret chats og kanaler for hvert specifikt aspekt af et projekt. Kommuniker derefter i realtid, mens du udfører arbejdet, så dit team aldrig mister momentum.
Når du integrerer Slack med Dropbox, kan du sende filer direkte til en Slack-kanal fra din Dropbox, forbinde flere Slack-arbejdsområder til en Dropbox-konto og samarbejde om Dropbox Paper-dokumenter i Slack.
Ét sted med alle de værktøjer, du har brug for
For effektivt teamwork skal du etablere et samlet sted, hvor alle teammedlemmer både kan arbejde og kommunikere med hinanden, og et, der tilbyder værktøjer, der overvinder begrænsningerne ved fjernsamarbejde.
Den samarbejdssoftware og værktøjer, vi har skitseret ovenfor, hjælper dit team med at maksimere sit potentiale og tilbyder alt, hvad du har brug for til effektivt samarbejde, uanset hvor virtuelt arbejdsområdet er.
Du skal ikke spilde tid på at hoppe frem og tilbage fra værktøj til værktøj – med Dropbox Integrations kan dit team få mest muligt ud af de allerbedste samarbejdsapps og -værktøjer alt fra et enkelt sted på en hvilken som helst enhed.
