Er asynkrone møder fremtiden?

Det er ikke nogen underdrivelse at sige, at den måde, vi arbejder og kommunikerer på, er under forandring. Videomøder er nu afgørende for mange virksomheder – men der er visse ulemper ved dem. Se, hvordan asynkrone møder kan hjælpe virtuelle teams med deres samarbejde og produktivitet.

En illustration af en medarbejder, der arbejder hjemmefra på en bærbar computer.

Mere fleksible arbejdsmuligheder – herunder hybridteams og teams med virtuelt fokus – er kommet for at blive. Ifølge en undersøgelse fra 2020 udført af PwC ønsker 83 % af medarbejderne at arbejde eksternt mindst én dag om ugen efter pandemien.

Efterhånden som flere virksomheder bevæger sig mod fjernarbejde, bliver kommunikations- og samarbejdsteknologier afgørende. Videomøder er nu en almindelig metode til at holde eksterne teams forbundet og engagerede.

Men videomøder kan være kaotiske – for ikke at sige udmattende, hvis de bruges i udstrakt grad. Langsomme internetforbindelser, overlappende samtaler og en generel mangel på produktivitet er blot nogle af de problemer, fjernarbejdere oplever i forbindelse med videomøder.

Faktisk viser en infografik fra Atlassian , at vi i gennemsnit bruger 31 timer pr. måned på uproduktive møder. Hvordan kan vi så udnytte fordelene ved virtuelle møder uden at gå på kompromis med produktiviteten, teamengagementet og forbindelsesmulighederne?

Indtast: asynkrone møder.

En medarbejder sidder på gulvet derhjemme og arbejder på en bærbar computer.

Lad os starte med det grundlæggende… hvad mener vi med "asynkrone"?

Asynkron kommunikation forekommer, når én person (eller gruppe) leverer oplysninger, og der er en tidsforsinkelse, før modtagerne afgiver deres svar. 

Et klassisk eksempel på asynkron kommunikation er e-mail – beskederne kræver ikke et øjeblikkeligt svar, og der er mellemrum eller forsinkelser i udvekslingerne.

Kort sagt foregår et asynkront møde ikke i realtid. Det vil til en vis grad være organiseret og planlagt, men det kræver ikke en tidsplan. Kommunikationen kan være envejs, f.eks. en undervisningsvideo, der er optaget på forhånd, eller mere interaktionsbaseret såsom on-demand-videobeskeder.

Asynkrone videomøder livestreames ikke – i stedet er de optaget, så de kan ses og gennemgås senere. 

Hvad er forskellen mellem asynkrone og synkrone møder?

Du er måske i tvivl om, hvordan asynkrone og synkrone møder adskiller sig fra hinanden. Hvis du har udført fjernarbejde et stykke tid, har de fleste af dine møder sandsynligvis været synkrone. Det betyder, at de foregår live og kræver, at deltagerne er aktive på samme tid.

Ligesom asynkrone møder giver synkrone møder dig mulighed for at interagere med kolleger og kunder, selv når lokationen er et problem. Synkrone møder skal imidlertid planlægges, og mødet kan blive optaget med henblik på fremtidig reference – men det er ikke en nødvendighed.

Oversigt:

  • Synkrone møder foregår i realtid – livevideomøder på platforme som Zoom forudsætter en tovejssamtale mellem deltagerne. Deltagerne gennemgår mødematerialet sammen, og der gives øjeblikkelig feedback.
  • Asynkrone møder er det modsatte – de livestreames ikke, og kommunikationen foregår ikke i realtid. Asynkrone videomøder optages og deles, så indholdet kan deles og ses på et senere tidspunkt.
En medarbejder arbejder derhjemme og sidder på sofaen og arbejder på sin bærbare computer.

Hvad er fordelene ved asynkrone møder?

Asynkrone møder giver virksomheder nye muligheder for at skabe innovation og være mere fleksible. Lad os se på nogle årsager til, at asynkrone møder kan være en fordel for din virksomhed.

Større fleksibilitet

Asynkrone møder er nødvendige for hybride, distribuerede og virtuelt orienterede fjernteams. Ved at undgå ulemperne ved personlige møder kan virksomheder udvide deres talentpulje og rekrutteringsmuligheder ud over kontorets begrænsninger.

Denne tilgang giver dig også mulighed for at arbejde på tværs af forskellige tidszoner og platforme. Hvis du har kunder i andre lande, behøver du ikke at være bekymret for at planlægge et møde, der ligger for tidligt for ét team og for sent for et andet.

Når presset til at komme med et øjeblikkeligt svar fjernes, er der mindre risiko for, at teammedlemmer brænder ud, hvis de på andre måder er stressede og oplever krav om deres tid.

På det personlige plan viser tilgangen med asynkrone møder, at du stoler på dine teammedlemmer. Det viser, at du har tillid til deres evne til at udfylde deres roller uden konstant at være i kontakt med vejledere og ledere.

Du kan genvinde kontrollen med din tidsplan og frigøre tid, du ellers ville bruge på at deltage i obligatoriske møder (som kan være mere eller mindre produktive). Teammedlemmer kan se et videomøde i deres eget tempo på et tidspunkt og sted, der er praktisk for dem.

Større produktivitet

Sammenlignet med synkron kommunikation – og dens tilsyneladende endeløse strøm af meddelelser – er der færre afbrydelser forbundet med asynkront arbejde.

Da du kan forbruge asynkront indhold, når det passer dig, har du mulighed for at se et videomøde, når du føler dig mest produktiv i løbet af en arbejdsdag, eller når du er i stand til virkelig at koncentrere dig.

Asynkrone møder giver dig mulighed for at være mere proaktiv end reaktiv i dit arbejde og samarbejdet med kolleger. Du behøver ikke at skynde dig at se videoen eller føle dig presset til at besvare et møde så hurtigt som muligt.

Når du undgår den træthed, du ellers kunne opleve efter livevideoopkald, vil du være friskere og bedre forberedt. Når du får mulighed for at se asynkrone møder med din fulde opmærksomhed – og har mulighed for at sætte videoen på pause eller spole tilbage – vil den feedback, som forventes fra dig, blive skarpere og mere fokuseret.

Asynkrone møder giver desuden flere kolleger mulighed for at bidrage til diskussionerne. Flere stemmer eller dominerende personligheder i synkrone videoopkald kan overdøve mere stille medlemmer. Det asynkrone alternativ ansporer til bedre deltagelse og samarbejde.

En medarbejder arbejder på sit hjemmekontor.

Optag møder til fremtidig reference

Karakteren af asynkrone møder fjerner behovet for manuel referatskrivning og hukommelse med henblik på at gengive oplysninger, når mødet er slut.

Med et værktøj som Dropbox Capture kan du oprette et registreringssystem for videomøder, som nuværende og fremtidige medarbejdere kan bruge efter behov. Det gør det langt nemmere at skabe undervisningsvideoer til nye medarbejdere og seminarer, som hele teamet kan få adgang til.

Ved at optage møder, som kan ses når som helst, bidrager du til en arbejdskultur, der bygger på gennemsigtighed og tillid. Optagelserne vil være tilgængelige, hvis I har brug for at få genopfrisket jeres projektmål eller forventninger.

Er asynkrone møder fremtiden for arbejdet?

Ifølge Buffer synes 20 % af fjernarbejderne, at det er vanskeligt at samarbejde og kommunikere med deres team. Hvis det lyder bekendt, kan asynkrone møde være en løsning – de fjerner mange af begrænsningerne ved synkrone møder og giver teams større fleksibilitet.

Asynkrone møder hjælper dig med at skabe innovation og tilpasse din virksomhed i tider med arbejdskulturer under forandring og uforudsete udfordringer for produktiviteten. 

Synkrone møder behøver dog ikke at blive udfaset helt – men de bør heller ikke være din primære prioritet. Nogle teammedlemmer og kunder foretrækker muligvis samtaler ansigt til ansigt frem for optagede videoer. Du skal desuden være opmærksom på forsinkelsen i svartiden i forbindelse med asynkrone møder for projekter, der har stramme deadlines.

Ideelt set bør du finde en balance med værktøjer, der gør det muligt at skabe vækst i din virksomhed i overensstemmelse med de langsigtede mål. En platform som Dropbox Capture fjerner dels presset om at deltage i møder og gør det desuden muligt for teammedlemmer at give feedback på videoer med kommentarer på bestemte billeder.

En video af et skærmbillede i Dropbox Capture.

Ingen følelse af at være usynkroniseret

Efterhånden som fjern- og hybridarbejde bliver mere almindeligt, bliver videomøder normen for mange virksomheder. Med Dropbox Capture går asynkrone møder som en leg.

Dine teams – både fra nær og fjern – vil takke dig for at give dem mulighed for at tage styringen over deres tidsplaner og skabe godt arbejde i den tid, de tidligere har brugt på meningsløse møder.