輕鬆分享您的作品,取得真正有幫助的意見

Dropbox 可讓針對創意工作的評論作業更有效率,更能切中要點。繼續閱讀三個簡單小提示,簡化創意資產的傳遞流程,並且從工作團隊獲得更有用的意見回饋。點擊下方,開始免費試用方案。

創意工作的困難在於:您對某個專案傾注嘔心瀝血之力。在您看來,這份專案不僅構想面面俱到,實作也無微不至,每個細節都已臻至完美。現在困難之處在於如何分享您的作品,方便您從客戶或是同事得到有用的意見。

不可否認:有些意見會令人感到心累。總是會有這樣的客戶,用電子郵件寄給您一連串胡亂拼湊出來的評論,或是某個工作團隊成員老是在 Zoom 上發表高見,卻從來不想以正式書面方式呈現。即使是建設性的意見,如果不能好好傳達,也難以實現。

無論您是在剪輯示範影片,或是修改行銷簡報,在推動專案進度前,您都需要先處理每個人的評論。對於參與專案的每位成員來說,一致、可重複的評論流程將讓作業更加容易。對工作流程進行些微調整,就能在未來獲得巨大回報。

試試看這三個小提示,幫助您與工作團隊或客戶更有效地共享工作檔案,並取得更有用的回饋意見。

1. 遵循往例:每次都用相同方式分享檔案

一致性是良好工作流程的基礎,但是一致性並不容易達成,特別是在共享大型創意工作檔案時,因為電子郵件附件有大小限制,而紙本列印又經常缺東漏西。您需要更簡單的方法共享您的創意資產,無論檔案形式或大小,都必須萬無一失。如此一來,每次遇到新的要求,您就不需要重新訓練整個工作團隊。協作者都會知道要到哪裡去查看工作檔案的最新版本。不需要再被別人扯後腿,也不用重新共享檔案,不需經過各種忙亂,您也可以取得需要的意見。

繁瑣的流程可能還沒解決問題,就先製造一堆問題,這就是問題所在。您絕不會想被多餘的細節綁手綁腳,這就是為什麼我們讓共享檔案的流程盡可能簡單。Dropbox 讓您與任何人分享檔案,流程對您和審閱者都十分簡單。只要點擊數次,就能寄出全部的相片目錄,或是大型影片專案,並且每次更新,就能馬上傳送設計打樣。評論者甚至在 Dropbox 上,就能留下註解。這能夠保留所有脈絡,從意見回饋到檔案版本紀錄一個地方就能搞定。

2. 熟能生巧:找到管用的系統,並持之以恆

每個新的流程都是一次重新學習,但隨著您與同事逐漸累積新流程的使用經驗,就能變得更加容易,也更有效果。您可以先從在意見回饋流程新增一些防護措施開始,在每個創意專案開始時,先擬定工作的整體時程安排,並設定來回修訂的次數。不要害怕要求別人以您偏好的形式給予意見回饋,畢竟您才是負責編輯的人。您對自己的需求越清楚,您的同事就越能幫得上忙。

您與專案的所有相關人員都有相同的終極目標:交出最亮眼的成品。但是如果意見回饋沒有妥善傳達,即使立意雖好,卻也會在轉達的過程中消失無蹤。這就是為什麼將評論的流程簡化與標準化至關重要,這也是 Dropbox 能協助您的地方。您可以為分享連結新增到期日,限制註解的發表時間,或是只開放唯讀權限給部分使用者,如此一來他們就可以查看並評論,卻不會留下編輯修訂的痕跡。最棒的是,Dropbox 可以告訴您哪些人查看過檔案,而哪些人還沒有,為所有相關人員建立即時問責制度。

3. 針對您的需要發問:提出自己需要回饋的面向

沒有人比您更瞭解您的工作,您可以善用這點。尋求回饋意見時,準確地向每位審閱者告知您的需求。請寫作專員或編輯檢查文法問題;請您的創意總監針對整體設計發表評論;詢問業務執行 (AE),您的作品是否能滿足客戶的基本需求。只要積極尋求協助,就能避免事後得承受過多評論。您反而能從每位貢獻者的專業意見中,取得有幫助的意見回饋。

制定有板有眼的規定不成問題,但是您要避免方向不明確,這是一個很大的陷阱。不要只有口頭告訴審閱者您在哪些方面需要他們的意見,請直接展示給他們看。有了 Dropbox,您就可以直接在檔案中標記評論,接著分享評論以取得回饋意見。審閱者打開檔案時,系統會將您的筆記與註解置於正前方。您可以在特定的圖片、影片、設計檔,或是文字文件中新增註解與問題。這麼一來,您的專案工作團隊就能掌握他們的回饋要如何對症下藥。

偉大的創作都是由許多元素環環相扣,而評論是關鍵的一環。一針見血的回饋意見能讓您的作品更上一層樓,而混亂或不清不楚的回饋則會讓專案停擺。箇中關鍵在於,您要幫助審閱者知道您需要什麼樣的協助。請別害怕勇敢表達您的需求,而且記得,坐而言不如起而行:善用有效的工具,堅持一貫的流程,在您需要的地方徵詢回饋意見。

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