合約、稅務、銀行對帳單、檔案、資料夾，影片，以及其他許多項目。使用實體或數位方式管理您的文件及資產，是經營企業十分重要的一環。
雲端儲存解決方案讓您可更輕鬆將所有資料儲存至單一的安全位置，辦公室不再雜亂無章。將所有資料儲存至雲端，也讓您隨時隨地使用不同裝置登入。然而，儲存檔案與整理檔案，並非同一件事。
為什麼整理數位檔案很重要
為了能夠順利經營小型企業，您需要保持敏捷，並能即時回覆。若您曾經為客戶計劃一場夢幻婚禮，但對方卻在最後一刻弄丟了桌位安排表，這時您就必須快速找到它。或是一天中為不同合作對象拍攝了一連串的影片，現在必須開始剪輯？了解哪些短片屬於哪個專案，會有助於讓影片剪輯過程更加順利。
花點時間管理與整理檔案，對於您與客戶都會有很大的助益。
整理數位檔案需要多久？
整理數位檔案所需的時間，取決於檔案內容的多寡。如果只有一些專案 (或是您才剛開始)，需要花費一個下午。如果有累積數月或數年的檔案、資料夾及素材，則需要幾天的時間將它們分類。如果您想要分散處理，則會花費超過一個禮拜。
是的，整理數位檔案聽起來的確十分花費心力。但是，建立可信賴的單一事實來源會非常值得。想像一下，要尋找舊有的創意專案時，若有清楚的檔案名稱，就能輕鬆在單一資料夾中找到所有素材。更棒的是，與您的會計師分享富有條理的「Tax Returns 2021/22」資料夾後，就可以期待那種從未認真感受過的快樂。接下來，只要放手讓他們處理剩下的工作就好。
把這想成管理郵件信箱：一開始很痛苦，但完成後就能加快速度，有效率地找到需要的項目。
如何整理數位檔案
整理數位檔案有很多種方法，但必須找出自己所需的系統。需要尋找檔案時，如果使用的是慢吞吞、讓事情更複雜的整理系統，並沒有任何用處。
為協助您開始使用，我們整理出最重要的 10 個管理訣竅：
- 選擇儲存檔案及資料夾的位置
- 刪除或封存重複檔案
- 建立層級清楚的資料夾與子資料夾
- 保持清楚具體
- 維持檔案命名慣例
- 隨時存檔
- 安全儲存最重要的文件
- 為實體文件製作數位版本
- 不必害怕丟掉未使用的檔案
- 定期備份檔案及電腦
1. 選擇儲存檔案及資料夾的位置
身為一人創業家，您的電腦可能就是整個公司的中心。因此您的電腦自然成了最適合儲存檔案、資料夾及素材的位置。唯一的問題在於意外難免會發生，如果您的電腦壞了、遭竊或是遺失，後果將不堪設想。就這樣，您細心整理的檔案及資料夾也會不見。哎呀！
雲端儲存能夠儲存所有資產，是一項安全可靠的選擇。這代表檔案及資料夾都儲存在線上雲端，因此您永遠不需要擔心硬體設備表現不如預期。您也可以在任何地方、使用任何裝置存取所需的檔案。這麼一來，如果發生最糟糕的情況，您忠實的舊筆電終於壽終正寢，您還是可以使用其他裝置登入，並快速備份檔案。
從實際角度來看，使用雲端儲存也代表您可以隨時隨地存取所需的檔案及資料夾。如果您意外刪除檔案，大部分的服務都能夠還原檔案。或是建立備份，以防萬一。
2. 刪除或封存重複檔案
這項功能的步驟不僅簡短，還很貼心。管理重複的檔案，就是重複同樣的工作流程。開始存檔前，可刪除重複檔案。如果您不確定是否還會需要使用，也可以先將它們放到封存資料夾。
如果您決定要保留這些檔案，Dropbox 則讓您能夠將檔案儲存至線上，並且設定為僅供線上存取。這代表當您需要使用時，它們依舊安全地儲存在雲端，但不會佔用裝置上的珍貴空間。不必將全部的創意作品集都儲存在您信任的 MacBook Air 上。只要將作品集儲存至雲端，需要展示時，就可以直接存取您的工作檔案！
3. 建立具層級清楚的資料夾與子資料夾
您沒有時間一一搜尋每個資料夾，只為了找到正確的「Campaign_Asset_016.jpg」。建立易於理解和瀏覽的資料夾結構後，即可將相關檔案、文件及素材儲存在一起，不論檔案種類。為此，您需要建立清楚的資料夾與子資料夾層級。
最佳做法就是為資料夾層級建立結構：
依照名稱分類
客戶 > 客戶名稱 > 創意 > 2022 秋季 > 最棒戶室內動 > 最棒室內活動_露營_臉書_1080x1080.jpg
按專案
所有專案 > 創意廣告活動 > 臉書廣告 > 最棒室內活動 > 最棒室內活動_露營_ 1080x1080.jpg
或依照日期分類
2022 > 九月 > 創意 > 客戶名稱 > 最棒室內活動 > 最棒室內活動_露營_臉書_1080x1080.jpg
不論您選擇哪種方式，記得避免在資料夾中塞滿太多檔案。您可以改為分成不同子資料夾。這會讓您與協作者都能夠更輕易找到需要的檔案。
4. 保持清楚具體
檔案及資料夾名稱需要保持清楚及簡單明瞭。如果您是一位攝影師，在婚禮旺季工作時，會有好幾週都得參加 3 至 4 場婚禮。老實說，上傳相片時，您不會有時間為每張相片命名。但您可以透過一些詳細資料將檔案分類成不同資料夾，例如：日期、場地名稱，或是新人的名字。之後您會感謝自己這麼做。
若要分享檔案及資料夾，清楚具體的檔案管理便更形重要。在第 4 輪討論時，客戶不會有時間逐一預覽 30 個廣告素材。對方只想確認您是否已處理好他們對 JB_March_22_Campaign_Banner.png. 的意見回饋。
5. 維持檔案命名慣例
一旦您確定一系列的命名慣例後，請持續使用它們。不論是獨自工作或與人協作，保持一致都能讓每個人的生活更輕鬆。
額外好處在於，清楚命名檔案及資料夾，能夠讓人更容易以名稱搜尋。
7. 安全儲存重要文件
使用密碼保護檔案，是保護重要文件的常見方式。某些雲端儲存解決方案甚至能讓您只需簡單按幾下，即可授予及移除文件存取權。兩者都是可以保護您工作檔案的聰明網路安全策略。
有時候，檔案需要多一層安全保護，甚至不只需要密碼。可能是因為這類檔案包含敏感資訊，例如：顧客的個人資料。也可能是因為您正在處理新的品牌商標，而您的競爭者很想得到。或者根本跟工作無關。您可能只是需要一個安全的地方，協助儲存父母親的重要文件。
Dropbox Vault 可以協助您儲存資訊，確保雲端機密資訊的安全，並井然有序地替您打理這些資訊。除了 Dropbox 現有的安全措施，Vault 是一個在 Dropbox 帳戶中的 PIN 碼保護資料夾。只有您知道 PIN 碼，且只有您能夠存取裡面的檔案。
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9. 不必害怕丟掉未使用的檔案
刪除並封存舊檔案，並非一個動作就能完成。若要有效管理數位檔案，就得每隔一段時間快速瀏覽一遍。您可能會驚訝地發現有多少檔案可以移除。
最好的方式是為自己設定提醒。整理好檔案之後，撥出時間來維護並管理檔案，都是為硬碟或其他雲端儲存方案節省儲存空間的好方法。
10. 定期備份檔案及電腦
最後重要的一點：永遠都要備份所有檔案及資料夾。如果您沒有將檔案備份起來，以防萬一，所有的檔案管理及檔案整理都會化為烏有。如果您沒有備份，丟失或損壞了整個公司仰賴的電腦，就會突然面臨巨大的挑戰。
我們已經說過，外接硬碟是備份檔案的好方法，但這種裝置也很容易遺失、遭竊或損壞。然後，您就又回到了原點。雲端備份就是解決此問題的好方法，可以讓您隨時隨地查看您的備份檔案。
Dropbox Backup 還能讓您備份多台電腦和外接硬碟到雲端上。萬一您的電腦或硬碟壞掉或遭竊，就可以輕鬆地在另一部裝置上復原與還原所有檔案及資料夾。最棒的是，您的檔案及資料夾將會還原至原位置，讓您在原來中斷的地方繼續工作。
為您的檔案找一個家
說到管理數位檔案，找到對的儲存方式就是最佳起點。Dropbox 具有容易使用的雲端儲存功能，讓您能夠輕鬆將檔案及資料夾整理地井井有條。但我們做得不僅如此。
將 Dropbox 想像成您的中央協作中心。檔案及資料夾都安全無虞，有需要都能於電腦、手機或平板電腦隨時存取。如果您想要與客戶、顧客或協作者共享您的工作檔案，也十分簡單。萬一您無法存取檔案，Dropbox 也會協助您整理檔案，確保檔案安全無虞，就連您丟失電腦或電腦壞掉，也一樣沒問題。