一人創業家的數位檔案管理秘訣

瞭解如何管理數位檔案可為您省時省力。先不要認為這是段痛苦的過程。慶幸的是,有了簡單的檔案管理祕訣,您就能夠輕鬆學會如何整理數位檔案。

一人創業家坐著使用筆電,設法管理與整理數位檔案。

合約、稅務、銀行對帳單、檔案、資料夾,影片,以及其他許多項目。使用實體或數位方式管理您的文件及資產,是經營企業十分重要的一環。

 

雲端儲存解決方案讓您可更輕鬆將所有資料儲存至單一的安全位置,辦公室不再雜亂無章。將所有資料儲存至雲端,也讓您隨時隨地使用不同裝置登入。然而,儲存檔案與整理檔案,並非同一件事。

為什麼整理數位檔案很重要

為了能夠順利經營小型企業,您需要保持敏捷,並能即時回覆。若您曾經為客戶計劃一場夢幻婚禮,但對方卻在最後一刻弄丟了桌位安排表,這時您就必須快速找到它。或是一天中為不同合作對象拍攝了一連串的影片,現在必須開始剪輯?了解哪些短片屬於哪個專案,會有助於讓影片剪輯過程更加順利。

 

花點時間管理與整理檔案,對於您與客戶都會有很大的助益。

整理數位檔案需要多久?

整理數位檔案所需的時間,取決於檔案內容的多寡。如果只有一些專案 (或是您才剛開始),需要花費一個下午。如果有累積數月或數年的檔案、資料夾及素材,則需要幾天的時間將它們分類。如果您想要分散處理,則會花費超過一個禮拜。

 

是的,整理數位檔案聽起來的確十分花費心力。但是,建立可信賴的單一事實來源會非常值得。想像一下,要尋找舊有的創意專案時,若有清楚的檔案名稱,就能輕鬆在單一資料夾中找到所有素材。更棒的是,與您的會計師分享富有條理的「Tax Returns 2021/22」資料夾後,就可以期待那種從未認真感受過的快樂。接下來,只要放手讓他們處理剩下的工作就好。

 

把這想成管理郵件信箱:一開始很痛苦,但完成後就能加快速度,有效率地找到需要的項目。

如何整理數位檔案

整理數位檔案有很多種方法,但必須找出自己所需的系統。需要尋找檔案時,如果使用的是慢吞吞、讓事情更複雜的整理系統,並沒有任何用處。 

 

為協助您開始使用,我們整理出最重要的 10 個管理訣竅:

 

  1. 選擇儲存檔案及資料夾的位置
  2. 刪除或封存重複檔案
  3. 建立層級清楚的資料夾與子資料夾
  4. 保持清楚具體
  5. 維持檔案命名慣例
  6. 隨時存檔
  7. 安全儲存最重要的文件
  8. 為實體文件製作數位版本
  9. 不必害怕丟掉未使用的檔案
  10. 定期備份檔案及電腦

 

1. 選擇儲存檔案及資料夾的位置

身為一人創業家,您的電腦可能就是整個公司的中心。因此您的電腦自然成了最適合儲存檔案、資料夾及素材的位置。唯一的問題在於意外難免會發生,如果您的電腦壞了、遭竊或是遺失,後果將不堪設想。就這樣,您細心整理的檔案及資料夾也會不見。哎呀!

 

雲端儲存能夠儲存所有資產,是一項安全可靠的選擇。這代表檔案及資料夾都儲存在線上雲端,因此您永遠不需要擔心硬體設備表現不如預期。您也可以在任何地方、使用任何裝置存取所需的檔案。這麼一來,如果發生最糟糕的情況,您忠實的舊筆電終於壽終正寢,您還是可以使用其他裝置登入,並快速備份檔案。

雲端儲存空間中的各種檔案及資料夾。
雲端儲存空間中的各種檔案

從實際角度來看,使用雲端儲存也代表您可以隨時隨地存取所需的檔案及資料夾。如果您意外刪除檔案,大部分的服務都能夠還原檔案。或是建立備份,以防萬一。

 

2. 刪除或封存重複檔案

這項功能的步驟不僅簡短,還很貼心。管理重複的檔案,就是重複同樣的工作流程。開始存檔前,可刪除重複檔案。如果您不確定是否還會需要使用,也可以先將它們放到封存資料夾。

 

如果您決定要保留這些檔案,Dropbox 則讓您能夠將檔案儲存至線上,並且設定為僅供線上存取。這代表當您需要使用時,它們依舊安全地儲存在雲端,但不會佔用裝置上的珍貴空間。不必將全部的創意作品集都儲存在您信任的 MacBook Air 上。只要將作品集儲存至雲端,需要展示時,就可以直接存取您的工作檔案!

 

3. 建立具層級清楚的資料夾與子資料夾

您沒有時間一一搜尋每個資料夾,只為了找到正確的「Campaign_Asset_016.jpg」。建立易於理解和瀏覽的資料夾結構後,即可將相關檔案、文件及素材儲存在一起,不論檔案種類。為此,您需要建立清楚的資料夾與子資料夾層級

Dropbox 中的資料夾層級。

最佳做法就是為資料夾層級建立結構:

 

依照名稱分類

 

客戶 > 客戶名稱 > 創意 > 2022 秋季 > 最棒戶室內動 > 最棒室內活動_露營_臉書_1080x1080.jpg

 

按專案

 

所有專案 > 創意廣告活動 > 臉書廣告 > 最棒室內活動 > 最棒室內活動_露營_ 1080x1080.jpg

 

依照日期分類

 

2022 > 九月 > 創意 > 客戶名稱 > 最棒室內活動 > 最棒室內活動_露營_臉書_1080x1080.jpg

 

不論您選擇哪種方式,記得避免在資料夾中塞滿太多檔案。您可以改為分成不同子資料夾。這會讓您與協作者都能夠更輕易找到需要的檔案。

 

4. 保持清楚具體

檔案及資料夾名稱需要保持清楚及簡單明瞭。如果您是一位攝影師,在婚禮旺季工作時,會有好幾週都得參加 3 至 4 場婚禮。老實說,上傳相片時,您不會有時間為每張相片命名。但您可以透過一些詳細資料將檔案分類成不同資料夾,例如:日期、場地名稱,或是新人的名字。之後您會感謝自己這麼做。

 

保持檔案管理清楚具體,在分享檔案及資料夾時更形重要。在第 4 輪討論時,客戶不會有時間逐一預覽 30 個廣告素材。對方只想確認您是否已處理好他們對 JB_March_22_Campaign_Banner.png. 的意見回饋。

 

5. 維持檔案命名慣例

一旦您確定一系列的命名慣例後,請持續使用它們。不論是獨自工作或與人協作,保持一致都能讓每個人的生活更輕鬆。

 

額外好處在於,清楚命名檔案及資料夾,能夠讓人更容易以名稱搜尋。 

​​使用者在 Dropbox 中搜尋檔案。

6. 隨時存檔

囤積一堆需要歸檔的檔案,這種事情很容易發生。千萬別當那種人。應在離開前將檔案歸檔,或是在所屬資料夾中建立素材。如果您不小心將檔案儲存在錯誤的資料夾,清楚的命名慣例也能協助您輕易分類。一切就平安無事。

7. 安全儲存重要文件

使用密碼保護檔案,是保護重要文件的常見方式。某些雲端儲存解決方案甚至讓您能夠授予及移除文件存取權,只須簡單按幾下即可。兩者都是可以保護您工作檔案的聰明網路安全策略

 

有時候,檔案需要多一層安全保護,甚至不只需要密碼。可能是因為這類檔案包含敏感資訊,例如:顧客的個人資料。也可能是因為您正在處理新的品牌商標,而您的競爭者很想得到。或者根本跟工作無關。您可能只是需要一個安全的地方,協助儲存父母親的重要文件

 

Dropbox Vault 可以協助您儲存資訊,確保雲端機密資訊的安全,並井然有序地替您打理這些資訊。除了 Dropbox 現有的安全措施,Vault 是一個在 Dropbox 帳戶中的 PIN 碼保護資料夾。只有您知道 PIN 碼,且只有您能夠存取裡面的檔案。

8. 為實體文件製作數位版本

就算您的企業幾乎已完全線上化,您還是擁有實體文件及素材。但是管理檔案時,沒有必要將這些資料分開。反而只要將它們數位化並歸檔,就像處理其他數位檔案一樣。

 

另一種方法則是使用文件掃描器來掃描收據、ID 及相片等其他檔案,並儲存至您的手機。只需要幾分鐘,就可以將它們歸檔。如果您的雲端儲存有內建光學字元辨識 (OCR),就可以將掃描後的圖片轉變為可搜尋文字的 PDF 檔案。

 

想找到那個您忘記歸檔的合約,但卻只記得簽署者的名字?沒問題,只要以簽署者的名字來搜尋您的儲存空間,OCR 就會為您快速辨識有提及此名字、讓您傷腦筋的 PDF 合約。

9. 不必害怕丟掉未使用的檔案

刪除並封存舊檔案,並非一個動作就能完成。若要有效管理數位檔案,就得每隔一段時間快速瀏覽一遍。您可能會驚訝地發現有多少檔案可以移除。

 

最好的方式是為自己設定提醒。整理好檔案之後,撥出時間來維護並管理檔案,都是為硬碟或其他雲端儲存方案節省儲存空間的好方法。

 

10. 定期備份檔案及電腦

最後重要的一點:永遠都要備份所有檔案及資料夾。如果您沒有將檔案備份起來,以防萬一,所有的檔案管理及檔案整理都會化為烏有。如果您沒有備份,丟失或損壞了整個公司仰賴的電腦,就會突然面臨巨大的挑戰。

 

我們已經說過,外部硬碟是備份檔案的好方法。然而,它們也很容易遺失、遭竊或損壞。然後,您就又回到了原點。雲端備份就是解決此問題的好方法,可以讓您隨時隨地存取您的備份檔案。

 

Dropbox Backup 還能讓您備份整個電腦或外部硬碟到雲端上。萬一您的電腦或硬碟壞掉或遭竊,就可以輕鬆地在另一部裝置上復原與還原所有檔案及資料夾。最棒的是,您的檔案及資料夾將會還原至原位置,讓您在原來中斷的地方繼續工作。

為您的檔案找一個家

說到管理數位檔案,找到對的儲存方式就是最佳起點。Dropbox 具有容易使用的雲端儲存功能,讓您能夠輕鬆將檔案及資料夾整理地井井有條。但我們做得不僅如此。

 

將 Dropbox 想像成您的中央協作中心。檔案及資料夾都安全無虞,有需要都能於電腦、手機或平板電腦隨時存取。如果您想要與客戶、顧客或協作者共享您的工作檔案,也十分簡單。萬一您無法存取檔案,Dropbox 也會協助您整理檔案,確保檔案安全無虞,就連您丟失電腦或電腦壞掉,也一樣沒問題。

保護您的檔案內容,以防萬一。

進一步瞭解 Dropbox Backup